En cuanto al flujo de trabajo, el equipamiento y otras cuestiones del departamento de archivos de la empresa inmobiliaria, ¡ayuda urgente!
De tu declaración se desprende que todavía tienes cierta base. Todos los puntos que planteaste son buenos. La organización de archivos requiere comunicación con el departamento de archivos local, y los archivos deben organizarse de acuerdo con las regulaciones nacionales. Se recomienda que se comunique con la oficina de archivos local lo antes posible. Sería mejor si la oficina de archivos de construcción urbana local fuera responsable. Pídales que lo ayuden con orientación comercial y podrá pagar algunas tarifas en consecuencia.
Como estoy fuera de la ciudad y toda la información está en casa, sólo puedo darte algunas sugerencias basadas en mis impresiones.
En primer lugar, debe determinar el alcance de la recopilación de los archivos e incluir los archivos que deben archivarse. No debe dejar de recopilar los archivos que deben incluirse debido a sus propios errores de juicio. Para conocer el alcance de la recopilación de este tipo de archivos, consulte el "Alcance del archivo de documentos y archivos" de la Administración Nacional de Archivos.
En segundo lugar, los ficheros de la inmobiliaria se dividen en dos categorías según los atributos de los ficheros. La primera categoría son los archivos administrativos, que incluyen varios tipos de documentos generados por cada departamento de la unidad anualmente. Dichos archivos se pueden clasificar por fuente (es decir, de qué departamentos provienen los archivos), lo que también se denomina clasificación organizacional anual. Otro tipo de expedientes se basan en expedientes de tecnología, incluidos los proyectos de construcción inmobiliaria. Dado que un proyecto inmobiliario no se completa según años naturales desde el inicio de la construcción hasta la aceptación, dichos expedientes deben clasificarse por proyecto. Un proyecto de construcción se clasifica en una categoría y dentro de la categoría existen clasificaciones secundarias y terciarias específicas.
Considerando la numeración, puedes considerar usar una combinación de letras y números, como organización - año - número de volumen, ejemplo: B para la oficina - 2014 (año) - 2 volúmenes (expediente).
Las cortinas deben ser intencionadamente rojas. Un lado es negro para evitar los rayos UV. Además, dado que los archivos de documentos actuales están encuadernados y empaquetados uno por uno, puedes considerar comprar una máquina de coser y usar la puntada más grande para coser el lado izquierdo del documento.
Las dos últimas categorías son archivos de audio y vídeo y archivos de contabilidad. Los archivos audiovisuales se clasifican según el material y se dividen en archivos de fotografías, archivos de CD, archivos de audio y video, etc.; los archivos contables se clasifican según comprobantes, libros de cuentas, extractos, etc.
Mencioné arriba exactamente lo que pensé, que puede haber sido causado por omisiones. Por favor, perdónenme. La mejor manera es pedir orientación a profesionales como la oficina de archivos local y seguir lo que dicen. Gracias por aceptarlo como una respuesta satisfactoria. ?