Cómo establecer un sistema de control interno para las pequeñas y medianas empresas
Explicación de términos
Control interno: se refiere a los esfuerzos de la unidad para garantizar la conducción efectiva de diversas actividades comerciales, garantizar la integridad de los activos, prevenir fraudes y fraudes, y lograr una serie de métodos, medidas y procedimientos con funciones de control desarrollados e implementados en base a los objetivos de gestión empresarial.
Control presupuestario: Generalmente llamado gestión presupuestaria, no solo cuantifica científicamente los objetivos de toma de decisiones de la empresa y la planificación de la asignación de recursos de la empresa, sino que también promueve operaciones o procesos de gestión interna que pueden lograr sin problemas metas y planes. Como mecanismo de gestión estratégica de la empresa, el control presupuestario se manifiesta principalmente en tres aspectos: resistencia al riesgo, controles y equilibrios de poder y orientación a las personas.
Control de autorización: se refiere al control que aprueba la corrección, racionalidad y legalidad de una determinada actividad financiera de acuerdo con los procedimientos establecidos, y decide si se permite que se produzca antes de que se produzca. Es una especie de control previo que aclara claramente los asuntos autorizados y los límites de uso de fondos a través de avisos de autorización.
Control físico: se refiere al control y fiscalización que se realiza para proteger la seguridad e integridad de los objetos físicos de la empresa y prevenir el fraude. Los principales contenidos del control físico incluyen: limitar el acceso a objetos físicos, protección física, inventario físico, etc.
1. ¿Son apropiadas las medidas de control de la gestión financiera adoptadas por la empresa conjunta chino-estadounidense Shanghai Biochemical Pharmaceutical Co., Ltd. en los cuatro aspectos de control presupuestario, autorización de responsabilidad, separación de funciones y registro de información? ? ¿Qué aspectos crees que habría que añadir?
Respuesta: Una empresa farmacéutica en Shanghai, una empresa conjunta chino-estadounidense, basada en la experiencia exitosa de algunas grandes empresas internacionales como Estados Unidos y Europa, y basada en las regulaciones emitidas por el Ministerio de ¿Finanzas? ¿Cuáles son las normas básicas para los controles contables internos? Basado en la situación real de la empresa, el sistema de control interno fortalece principalmente la gestión financiera desde cuatro aspectos: control presupuestario, autorización de responsabilidades, separación de responsabilidades y registro de información, asegurando el desarrollo sano y sostenible de la empresa y logrando resultados fructíferos.
La empresa presta especial atención a fortalecer la gestión presupuestaria interna, hacer que la gestión presupuestaria sea integral y seria, frenando así eficazmente la "aspereza" del presupuesto y el desperdicio de recursos, y proporcionando directamente una base de gestión sólida para mejorar los beneficios económicos de la empresa.
Por lo tanto, creo que es apropiado que una empresa farmacéutica en Shanghai adopte cuatro medidas de control de la gestión financiera: control presupuestario, autorización de responsabilidades, separación de responsabilidades y registro de información.
Por supuesto, como gran empresa farmacéutica, el sistema de control financiero de la empresa debería ser sólido, según? ¿Cuáles son las normas básicas para los controles contables internos? El espíritu básico del control interno debe abarcar todas las operaciones, departamentos y puestos económicos dentro de la unidad. Por tanto, también debe incluir la rendición de cuentas, el control físico, el centro de liquidación financiera, la entidad financiera y la delegación del director financiero.
El sistema de responsabilidades es una especificación cuyo contenido principal es definir responsabilidades, inspeccionar y evaluar el desempeño de las responsabilidades. Sus principales características son la combinación de obligaciones y derechos; la combinación de tareas y métodos de trabajo y la combinación de trabajos relacionados;
El control físico se refiere al control y fiscalización que se realiza para proteger la seguridad e integridad de los objetos físicos de la empresa y prevenir el fraude. Los principales contenidos del control físico incluyen: limitar el acceso a objetos físicos, protección física, inventario físico, etc.
Creo que este control es muy importante para Shanghai Biochemical Pharmaceutical Co., Ltd., ya sean los requisitos del medicamento en sí o la gestión de los productos terminados de la empresa, debería ser un vínculo extremadamente importante.
El director financiero es el inversor y supervisa y controla las actividades financieras del operador y todo el proceso de ingresos y gastos financieros de la empresa. A través de un ingenioso diseño del sistema, el sistema CFO ha formado un mecanismo interno de control y equilibrio de poder en el que los tres poderes de la junta directiva de la subsidiaria, el CFO y el gerente general se restringen mutuamente, inhibiendo así la expansión ilimitada de los derechos de cualquier parte. Esto puede buscar efectivamente mantener y aumentar el valor de los activos y garantizar mayores beneficios económicos.
2. ¿Cuál es el estado de control de autorización de una empresa farmacéutica conjunta chino-estadounidense en Shanghai? ¿Están todas las responsabilidades segregadas adecuadamente? ¿Cómo crees que se podría modificar para hacerlo aún mejor?
Respuesta: Como método de control interno extremadamente importante, el control de autorización se considera una medida importante en el control interno financiero de una empresa farmacéutica conjunta chino-estadounidense en Shanghai. Sabemos que el propósito del control de autorización es aprobar la corrección, racionalidad y legalidad de una actividad financiera de acuerdo con los procedimientos establecidos, y decidir si se permite que se realice antes de que ocurra. Se trata de una especie de control previo con tres puntos principales:
(1) Ningún personal de la empresa podrá ejercer este derecho sin autorización legal.
(2) Todos los negocios de la empresa no se llevarán a cabo sin autorización.
(3) Una vez autorizado el negocio, éste deberá ejecutarse.
Según los requisitos del control de autorizaciones, los derechos de todo el personal de la empresa, desde el director general hasta los jefes de departamento, no sólo están limitados sino también restringidos. El método de control de autorizaciones de la empresa está relativamente estandarizado y puede aclarar los asuntos autorizados y los límites de uso de fondos mediante avisos de autorización de acuerdo con los requisitos de la teoría de autorización de gestión financiera. Al mismo tiempo, la empresa puede respetar el principio de control de autorización para guiar las operaciones de la empresa, es decir, dar plena confianza a los comportamientos dentro del alcance de la autorización, pero no reconocer comportamientos fuera del alcance de la autorización. El "Aviso de autorización" no solo lo posee la persona autorizada, sino que también se emite a los departamentos pertinentes de la empresa, y estos departamentos deben implementarlo estrictamente de acuerdo con el alcance de la autorización. ¿Está esto en línea con lo que promulgó el Ministerio de Hacienda? ¿Varias regulaciones para fortalecer el control contable de los fondos monetarios? El "personal de aprobación requerido deberá realizar la aprobación dentro del alcance de la autorización de acuerdo con las disposiciones del "Sistema de Aprobación de Autorización de Fondo Monetario" y no excederá la autoridad de aprobación. El personal de manejo deberá manejar el negocio de fondos monetarios dentro del alcance de sus funciones y basado en las opiniones de aprobación del aprobador, los departamentos y el personal no autorizados no pueden manejar negocios monetarios y de fondos”.
La empresa no solo diseñó procedimientos de gestión para implementar basándose en el principio de control de autorización, sino que también transformó. el principio de control de autorizaciones del control interno de un año natural a un sistema de control interno operativo específico. Existen procedimientos operativos claros y estrictos, así como medidas para prevenir posibles errores en la ejecución, para garantizar que todos actúen dentro del ámbito de la autorización y de acuerdo con las normas, garantizando así el funcionamiento seguro y ordenado de la empresa. ¿Las prácticas de la empresa antes mencionadas son muy consistentes con las emitidas por el Ministerio de Finanzas? ¿Cuáles son las normas básicas para los controles contables internos? . Se puede ver que el control de autorización de una empresa farmacéutica conjunta chino-estadounidense en Shanghai no solo cumple con los requisitos de las leyes y regulaciones nacionales, sino que también se comprende e implementa de manera estricta y científica en la práctica específica.
Una empresa farmacéutica conjunta chino-estadounidense en Shanghai también ha establecido regulaciones muy estrictas y científicas sobre el control de la "separación de funciones", especialmente en los métodos de trabajo del departamento de "licitación de proyectos de adquisiciones", que Es digno de que las grandes y medianas empresas estatales aprendan y aprendan.
La separación de funciones consiste en restringir y supervisar el funcionamiento del sistema separando puestos incompatibles entre sí en función de la definición del alcance de la autoridad. La división básica de los puestos incompatibles es: cada departamento funcional es relativamente independiente; una persona tiene prohibido realizar todos los negocios económicos, tanto las cuentas como el dinero;
De acuerdo con el principio de control interno de separación de puestos incompatibles, es decir, la división de puestos incompatibles, una empresa conjunta chino-estadounidense Shanghai Pharmaceutical Co., Ltd. implementó la gestión de separación de todos los puestos relacionados con el responsabilidades de la empresa para reducir los posibles riesgos para la empresa y los riesgos de intereses, restringiendo y supervisando eficazmente las operaciones de la empresa.
Por supuesto, en un trabajo específico, dado que cada departamento comercial no tiene derecho a decidir las tareas que en última instancia realiza este departamento, las tareas sólo pueden realizarse después de una inspección específica por parte de otro departamento autorizado y restringido y la aprobación de la gerencia de nivel superior. Aunque es seguro, afectará la eficiencia, especialmente en un centro comercial en constante cambio. Perder una oportunidad significa renunciar a beneficios y, en ocasiones, perder mercados. Por lo tanto, la prescripción se puede colocar en la posición principal teniendo en cuenta las limitaciones de seguridad. Por ejemplo, en departamentos básicos importantes, como adquisiciones, licitaciones de ingeniería y otros departamentos propensos al fraude y al desperdicio de recursos de la empresa, puestos similares a los de "directores independientes" deberían ser creados y ocupados por personas con conocimientos profesionales relevantes y considerable experiencia práctica. experiencia. Debe ser independiente del departamento y directamente responsable ante el director general y las autoridades de gestión, al tiempo que autoriza y limita claramente sus responsabilidades y derechos. Esto puede reducir el tiempo para la transferencia de planes de aplicación entre diferentes departamentos y aumentar el límite de tiempo para la ejecución de tareas específicas. y capturar las oportunidades de negocio más rápidas. El personal en este puesto debe ser reemplazado dentro de un cierto período de tiempo para evitar "colusión". Por supuesto, esto debe pasar por un cálculo costo-beneficio y tomar una decisión final.
De manera similar, también se puede establecer personal dedicado en departamentos restringidos para administrarlos y garantizar que las aplicaciones de otros departamentos tengan resultados claros lo más rápido posible. Al mismo tiempo, es necesario formular regulaciones relevantes para restringir. ellos para garantizar que todas las operaciones económicas estén en línea con los mejores intereses y objetivos de gestión de la empresa en la mayor medida posible, evitando el fraude, tapando lagunas y evitando errores.
3. Utilice el método práctico del diagrama de flujo para describir el proceso de control financiero de una empresa farmacéutica conjunta chino-estadounidense de Shanghai.
Respuesta: Los procedimientos de control financiero de una empresa farmacéutica conjunta chino-estadounidense en Shanghai se reflejan principalmente en cuatro niveles.
(1) Seguimiento presupuestario. La empresa implementa una gestión presupuestaria integral y de tiempo completo.
R. Cada año en agosto, todos los departamentos de la empresa y los gerentes por encima del nivel de director comienzan a hacer presupuestos. Después de la aprobación por parte de la junta directiva al final del año, la implementación comienza el año siguiente.
b Cada departamento de la empresa y los gerentes por encima del nivel de director tienen hojas de presupuesto, la implementación del presupuesto se incluye en la evaluación y se crean cuentas especiales para los gastos del presupuesto personal de los gerentes.
C. Los ejecutores del presupuesto deben comprender con precisión la implementación del presupuesto, comprender el mercado y predecir la tendencia macroeconómica nacional.
D. Al final del ejercicio presupuestario, evaluar la ejecución presupuestaria real y las interrelaciones presupuestarias, con especial énfasis en su coherencia.
Cada departamento de la empresa realiza trabajos dentro de su propio presupuesto. El trabajo específico está autorizado por control de autorización. Todos los departamentos y el personal deben realizar tareas dentro del alcance de la autorización.
(2) Autorización de responsabilidad. Desde el director general hasta los jefes de departamento, todos los derechos de la empresa están limitados y restringidos.
a. El directorio autoriza al gerente general y demás altos directivos mediante aviso de autorización.
b. En el ámbito de su autorización, el director general notificará a los departamentos funcionales subordinados y a los mandos intermedios en forma de aviso de autorización.
C. Los jefes de cada departamento autorizan a los empleados en puestos subordinados mediante avisos de autorización.
Todos los departamentos y personal de la empresa realizan tareas dentro del ámbito de autorización. Existe un sistema de control de separación de puestos entre departamentos, puestos y puestos para separar trabajos incompatibles.
(3) Separación de funciones. Separe todos los puestos relacionados con las responsabilidades de la empresa, aclare las responsabilidades y haga que los departamentos relevantes sean independientes entre sí y se controlen entre sí.
(4) Registros de información: la empresa conjunta Shanghai Biochemical Pharmaceutical Co., Ltd. ha logrado una gestión de la información completa, oportuna, precisa y segura.
A. Prohibir las cuentas fuera de balance y garantizar que haya un principio y un final.
B. Conciliación periódica entre cuentas
C. Toda transacción económica debe registrarse dentro del tiempo especificado después de ocurrir.
D. Crear fichas de clientes y otorgar diferentes líneas de crédito. Establecer una lista negra para controlar la aparición de insolvencias.
La sede social enviará anualmente personal para auditar la empresa, incluyendo la implementación de políticas y el cumplimiento de las actividades económicas y empresariales.
4. Intente explicar la relación entre la auditoría interna y el sistema de delegación del CFO.
Respuesta: El llamado sistema de delegación del CFO significa que para salvaguardar los intereses generales del grupo y fortalecer el control financiero y la supervisión de las actividades operativas y de gestión de las filiales, la empresa matriz nombra directamente al CFO. a las filiales e incorpora al sistema al personal del departamento financiero de la matriz. Elaborar e implementar sistemas y métodos de control financiero para la gestión, evaluación, recompensas y castigos unificados.
La auditoría interna se refiere a una actividad de supervisión económica independiente realizada por agencias y personal de tiempo completo dentro de los departamentos y unidades para revisar y evaluar las actividades económicas del departamento con el fin de mantener las leyes y regulaciones financieras, mejorar la gestión y aumentar la eficiencia económica. Se puede dividir en auditoría financiera interna y auditoría operativa interna.
La auditoría interna y el sistema de nombramiento del director financiero son diferentes y están relacionados.
Sus similitudes son: todos ellos son métodos o sistemas específicos de sistemas de control interno empresarial cuyo objetivo es garantizar la integridad de los intereses generales del grupo empresarial e inspeccionar y supervisar la legalidad de los mismos. las actividades financieras y económicas propias de la empresa y su cumplimiento, fortalecer el control interno, promover y mejorar la capacidad y el nivel de gestión corporativa.
La diferencia entre ellos: el enfoque de su trabajo es diferente.
El sistema de nombramiento de directores financieros tiene como objetivo principal supervisar e inspeccionar los principios operativos y las políticas de gestión de las subsidiarias, especialmente si las políticas financieras están en línea con los objetivos políticos generales o los estatutos de la empresa matriz, y si existen es la selección adversa de los objetivos de gestión en las filiales, de modo que pongan en peligro los derechos e intereses legítimos de la empresa matriz y de otros accionistas. La auditoría interna se centra en inspeccionar el trabajo del departamento de contabilidad y el cumplimiento de los sistemas financieros de varios departamentos de la empresa; , además de verificar el cumplimiento y legalidad de las distintas actividades comerciales de la empresa, y verificar los problemas existentes en el proceso comercial, proponer sugerencias y medidas de mejora para resolver los problemas.
Las personas que realizan los dos son diferentes.
El director financiero es designado directamente por la empresa matriz para supervisar las actividades financieras de la filial en nombre de la empresa matriz como inversor. Su personal depende del departamento financiero de la sede y la empresa matriz se compromete a evaluarlo, recompensarlo y castigarlo. Los auditores internos son personal de inspección y supervisión a tiempo completo de una empresa o departamento, y la evaluación del personal, las recompensas y los castigos los lleva a cabo la empresa o departamento. Cuando la empresa matriz envía auditores de la sede para auditar filiales o empresas afiliadas, su estatus personal es el mismo que el del director financiero.
Funcionan de diferentes maneras.
Como cargo específico del departamento financiero de una filial, el director financiero participa en la inspección y supervisión del trabajo diario, que es el control de "todo el proceso" de auditoría interna sea regular o irregular; inspección del trabajo interno de la empresa.
Por supuesto, los dos se complementan.
El control de "todo el proceso" del director financiero puede descubrir rápidamente problemas y realizar mejoras oportunas, compensando el retraso en las medidas de mejora debido a que el horario de trabajo de auditoría interna relativamente fijo puede no ser capaz de supervisar completamente el trabajo diario debido a problemas personales; intereses energéticos o personales. Examinar las actividades financieras de las filiales. La auditoría interna la lleva a cabo de manera integral y meticulosa un grupo de trabajo profesional, que puede superar las deficiencias del trabajo del director financiero y al mismo tiempo supervisar el trabajo del director financiero.
En el trabajo real, los dos métodos de control deben combinarse orgánicamente para fortalecer y mejorar el control interno.
5. Discusión del caso
Respuesta: Este caso trata principalmente sobre la implementación específica del sistema de control interno en el proceso de adquisiciones. ¿Emitido por el Ministerio de Hacienda? ¿Cuáles son las normas básicas para los controles contables internos? El espíritu básico:
El control interno se refiere a una serie de funciones de control formuladas e implementadas por la unidad para garantizar la conducción efectiva de diversas actividades comerciales, garantizar la integridad de los activos, prevenir fraudes y fraudes, y lograr negocios. objetivos de gestión.
El principio básico del control interno es abarcar todos los negocios económicos y todos los departamentos y puestos dentro de la unidad, sin exceder la autoridad de control interno, estableciendo y dividiendo razonablemente el trabajo, respetando la separación de puestos incompatibles, derechos y responsabilidades claros, limitaciones mutuas y Supervisar para garantizar un control de costos razonable para lograr el mejor efecto de control.
El contenido principal del control interno incluye el control de las actividades económicas empresariales tales como fondos monetarios, financiación, adquisiciones y pagos, activos físicos, costos, ventas y cobros, proyectos de ingeniería, inversiones externas y garantías.
Limpiar el negocio de adquisiciones y pagos: planificar razonablemente las organizaciones y posiciones del negocio de adquisiciones y pagos, establecer y mejorar los procedimientos de control de adquisiciones y pagos, fortalecer el control de las solicitudes de compra, aprobación, adquisiciones, aceptación y pagos. y hacer que las adquisiciones y las decisiones sobre adquisiciones sean transparentes.
En las actividades comerciales de una empresa, las adquisiciones son un vínculo muy importante. Es el comienzo de la producción y operación, y la calidad de su trabajo afecta directamente la calidad del producto, el costo del producto y los beneficios económicos de la empresa. Al mismo tiempo, es probable que se produzcan lagunas jurídicas y fraude, y se genere corrupción, infringiendo así los intereses generales de la empresa y desperdiciando recursos corporativos.
En el pasado, la adquisición de excipientes para los cigarrillos producidos en Luohe Cigarrillos Factory siempre se negociaba individualmente entre los líderes a cargo, el departamento de suministro de materiales y los proveedores. Hay lagunas jurídicas y "operaciones de caja negra", y el formulario de contratación carece de transparencia, lo que a menudo conduce a adquisiciones ciegas, repetidas y aleatorias. Como resultado, algunos de los accesorios comprados y almacenados eran de alta calidad y bajo precio, algunos consumían más fondos de los que podían usarse durante varios años y algunos eran insuficientes en peso o de diferentes longitudes, lo que obligaba a múltiples paradas y provocando un exceso de humo, que no sólo provocó pérdidas económicas, sino que también afectó parcialmente la calidad del producto y la reputación corporativa.
La situación anterior de la fábrica de cigarrillos Luohe en el pasado, ¿qué tiene que ver? ¿Cuáles son las normas básicas para los controles contables internos? El espíritu básico debe reformarse y ajustarse.
¿El nuevo director de la fábrica descubrió serios problemas en el proceso de adquisiciones, captó la clave y siguió las instrucciones? ¿Cuáles son las normas básicas para los controles contables internos? Principios y métodos de reforma. Se propusieron ideas de gestión de adquisiciones de “descentralizar poderes centralizados, revelar derechos implícitos, establecer un mecanismo de competencia abierto, controlar estrictamente los costos de adquisición, garantizar la calidad del producto y mejorar los beneficios económicos”.
¿Es coherente su pensamiento de gestión de compras? ¿Cuáles son las normas básicas para los controles contables internos? Los requisitos básicos incluyen controles y equilibrios de derechos, operaciones de adquisición abiertas y transparentes, compras comparativas, licitaciones abiertas y selección de accesorios de producción de alta calidad y bajo costo en el mercado para garantizar la calidad del producto y ahorrar costos de producción. Al mismo tiempo, se estableció un comité de gestión de materias primas y auxiliares a largo plazo con el director como director, el subdirector como subdirector y los jefes de planificación, finanzas, materias primas, suministro de materiales, producción, control de calidad, investigación científica. institutos de investigación, inspección disciplinaria, auditoría y otros departamentos como miembros. Las cuestiones de adquisiciones están sujetas a la toma de decisiones democrática y al seguimiento unificado. De esta manera, se puede controlar internamente todo el proceso de adquisiciones, se pueden descentralizar poderes, se pueden subsanar fundamentalmente lagunas jurídicas y se puede prevenir el fraude.
Especialmente en el control del precio de los materiales auxiliares, implementamos "proyectos transparentes y licitaciones abiertas", ahorrando 18.600 yuanes en fondos de adquisiciones por año en comparación con los precios del mercado, gracias a la implementación de una gestión y estrictos controles internos. control. Para que este tipo de control de gestión siga desempeñando un papel eficaz, se han establecido muchos sistemas de gestión estandarizados y de apoyo para restringir y estandarizar el comportamiento del negocio de adquisiciones y el personal relacionado. No solo adopta medidas de gestión, sino que también formula la gestión. sistemas para garantizar que todas las actividades de adquisición sean auténticas y económicas, al tiempo que se restringe el comportamiento de los proveedores.
El sistema de rendición de cuentas de recompensas y castigos para el personal y los líderes de adquisiciones tiene como objetivo promover y fortalecer el sistema de control interno en las adquisiciones.