Cómo aprender bien la informatización contable

[Resumen] La informatización contable es la tendencia de desarrollo del trabajo contable. Este artículo analiza principalmente el impacto de la informatización contable en el control interno de las empresas contables y propone cómo fortalecer y mejorar el sistema de control interno contable bajo la informatización contable para garantizar que después de la implementación de la informatización contable, el sistema pueda ser normal, seguro y eficaz.

[Palabras clave] Informatización de la contabilidad; control interno;

Con el desarrollo de la ciencia y la tecnología, la aplicación de las computadoras ha penetrado en diversos campos y la tecnología de procesamiento electrónico de datos por computadora se ha extendido ampliamente. utilizado en el campo de la contabilidad. La informatización de la contabilidad libera a los contadores de la ardua contabilidad manual y mejora enormemente la calidad y eficiencia del trabajo contable. La informatización de la contabilidad ha recibido cada vez más atención por parte de varias unidades y su tasa de popularidad es cada vez mayor. Cómo mejorar la puntualidad y precisión del procesamiento contable garantizando al mismo tiempo la seguridad de la contabilidad computarizada se ha convertido en un problema que todas las unidades computarizadas deben resolver.

Control y contabilidad son inseparables. El control interno se refiere a una serie de métodos, medidas y procedimientos de control desarrollados e implementados por una organización para mejorar la calidad de la información contable, proteger la seguridad e integridad de los activos y garantizar la implementación de las leyes, reglamentos y normas pertinentes, incluida la gestión interna. control y control contable interno. El control interno contable computarizado es una forma especial de control contable interno. Las "Normas de Control Interno de Contabilidad - Normas Básicas (Prueba)" emitidas por el Ministerio de Finanzas establecen: "El control de la tecnología de la información electrónica requiere el uso de tecnología de la información electrónica para establecer un sistema de control contable interno, reducir y eliminar los factores de manipulación humana y garantizar la implementación efectiva del control contable interno."

1. El impacto de la informatización contable en el control contable interno

En la contabilidad informática, debido a que el procesamiento contable está altamente concentrado en las computadoras, su procesamiento está altamente automatizado y es el principal portador de la contabilidad. Al convertirse en un medio magnético, los controles internos han cambiado significativamente desde la contabilidad manual.

1. La forma de control interno ha cambiado.

Existe una gran diferencia entre la contabilidad manual y la contabilidad informatizada en el control de la información contable. Utilizamos el siguiente análisis para comprender los cambios en la forma de control interno contable bajo la informatización contable.

Flujo de trabajo de informatización contable:

Bono original → Aprobación de autorización → Revisión financiera → Entrada (formulación) de comprobantes de comprobantes calificados → Revisión informática → Procesamiento del sistema informático → Salida del estado de cuenta.

Se puede ver en el flujo de trabajo anterior que después de la informatización de la contabilidad, el procesamiento centralizado de las cuentas contables, además de la recopilación, revisión, codificación e ingreso de datos originales, el registro y procesamiento de los negocios económicos, y la generación de estados contables y consultas se puede completar mediante computadoras, lo que hace innecesarias algunas medidas de control manual en la contabilidad informática. Por ejemplo, prepare balances de prueba, como tablas de resumen de cuentas y tablas de resumen de comprobantes, registros paralelos de subcuentas del libro mayor, conciliación de cuentas, conciliación de cuentas, etc. , debido a cambios en los procedimientos contables, estos controles han perdido su significado real en la informatización contable. En segundo lugar, algunas comprobaciones de saldo en la contabilidad manual se trasladarán al sistema informático de la contabilidad computarizada y se reflejarán a través de programas informáticos. Por ejemplo, el saldo deudor y acreedor de los comprobantes contables es válido; verifique el saldo de cierre, el saldo de apertura y el monto del período actual de la cuenta; verifique los datos entre los módulos comerciales de contabilidad, verifique la relación de coincidencia de los datos del informe, verifique la ecuación de contabilidad; equilibrio, etc

Por lo tanto, los sistemas de contención interna eficaces en condiciones artificiales han sido difíciles de realizar en condiciones computarizadas.

2. El contenido del control interno ha cambiado.

El sistema de contabilidad computarizado es un sistema de interacción persona-computadora. El sistema informático está más oculto, por lo que su contenido de control es más complejo. Se puede resumir a grandes rasgos en los siguientes aspectos: nueva división del trabajo y nuevos controles internos en la contabilidad informática; control de seguridad del sistema, desarrollo del sistema y control de documentos de la organización del sistema y control de gestión de operaciones del sistema; control.

3. El mecanismo de auditoría interna ha cambiado.

En el sistema de información contable manual, cada transacción económica debe pasar por múltiples procedimientos y seguir estrictamente las restricciones y mecanismos de supervisión pertinentes, como el procesamiento comercial y la aprobación de autorizaciones, la separación de recibos y pagos y registros contables. etc. y debe pasar por un estricto mecanismo de revisión. La relación entre contadores es directa y, naturalmente, se debe formar un estricto sistema de control interno. En el proceso de implementación de medidas importantes como la restricción mutua, la inspección mutua, la inspección y la supervisión, está involucrada una gran cantidad de extracción, transmisión y verificación de información. Después de la implementación de la informatización, debido a la automatización y el control de programas de la informatización contable, las computadoras manejan automáticamente y ejecutan varios procedimientos de manera uniforme. La división del trabajo, las responsabilidades laborales y la autoridad del trabajo contable también han cambiado, y muchos procedimientos de procesamiento comercial han cambiado. Los contadores no pueden participar ni controlar directamente, algunas medidas de contención interna no pueden implementarse y sus mecanismos de revisión y auditoría están debilitados.

4. El enfoque del control interno ha cambiado.

En un entorno informatizado, muchos métodos de control interno se implementan principalmente a través de software de contabilidad. Además de las personas, las personas son el principal órgano de control. Por lo tanto, en la contabilidad informática, el foco del control ya no son solo las personas, sino también el control del procesamiento manual; en segundo lugar, los datos originales son controlados por las computadoras; en cuarto lugar, el control de la salida de información contable; el control de conexión entre sistemas informáticos y otros aspectos.

5. Cambios en los medios y métodos de almacenamiento de la información contable.

En la contabilidad manual, el medio de almacenamiento de los datos contables es el papel, y el negocio económico de la empresa se registra en papel según los diferentes procesos de procesamiento de datos contables, se divide en comprobantes originales, contabilidad. comprobantes, libros de contabilidad y estados contables. Las palabras y símbolos visibles utilizados en los datos contables se registran directamente en papel, y los datos de texto en papel forman los comprobantes contables originales con los que los contadores están familiarizados. Si se modifican los datos de estos originales en papel, es fácil identificar las pistas y rastros de la modificación, que también es una característica básica de los originales en papel tradicionales. Este método es intuitivo y también se pueden utilizar diferentes escrituras a mano como medio de control.

En el sistema computarizado, los datos contables originales en papel se almacenan directamente en el disco o disco óptico en una forma irreconocible y se pueden eliminar o alterar fácilmente sin dejar rastros, y pierden su carácter intuitivo. Los rastros de auditoría que son fácilmente identificables en los sistemas de información contable manuales, como la escritura a mano y los sellos, no se encuentran en ningún lugar en un entorno computarizado. Además, en la contabilidad manual, la relación de correspondencia entre los registros contables registrados en soportes de papel, como comprobantes, libros de cuentas y extractos, es clara, mientras que en un entorno computarizado, dado que los registros contables se almacenan en soportes magnéticos, como discos y disquetes, No es adecuado para firmas, sellos, etc. Los medios magnéticos se modifican fácilmente. Dado que la modificación técnicamente ilegal de datos electrónicos no puede dejar rastro, es difícil distinguir cuál es el "original" del registro comercial. Los medios electromagnéticos se dañan fácilmente, por lo que la información contable también corre el riesgo de perderse o destruirse. Por lo tanto, en un sistema computarizado, cómo hacer que los datos en medios magnéticos sean seguros y confiables y evitar que se modifiquen ilegalmente es una cuestión muy importante.

Se desprende del análisis anterior que la informatización de la contabilidad ha provocado una serie de cambios en el sistema de control interno contable y muchos métodos tradicionales de control contable han desaparecido. En lo que respecta a la aplicación de la contabilidad computarizada en nuestro país, la mayor parte todavía permanece en el nivel de aplicación general. La gente a menudo no comprende la importancia de la división de responsabilidades, la copia de seguridad y el almacenamiento de datos, y el uso y mantenimiento del software y hardware. Esto obliga a la informatización de la información contable. El sistema debe establecer estrictos sistemas de control interno.

2. Contramedidas y medidas para la contabilidad computarizada y el control interno de la contabilidad.

La práctica de la contabilidad computarizada en el país y en el extranjero muestra que los errores de procesamiento de la computadora en sí son casi nulos, pero Errores humanos y fraude El fenómeno aumenta día a día y, una vez que se produce el fraude, las pérdidas serán enormes. Por tanto, es muy necesario formular un estricto sistema de control interno que sea una garantía de la autenticidad y fiabilidad de la información contable informatizada. Además, también ayuda a prevenir actividades ilegales.

1. Clarificar la división de responsabilidades y fortalecer el control organizacional.

Debido a que el conocimiento y las funciones de la informatización contable están relativamente concentrados, es necesario formular los correspondientes sistemas de control organizacional y de gestión, aclarar la división de responsabilidades y fortalecer el control organizacional.

La segregación de responsabilidades comienza con separar las responsabilidades del departamento de informática de las del departamento de usuarios. El departamento usuario se refiere al departamento o persona que generó los datos originales.

El objetivo del reparto de responsabilidades entre ambos es mantener en la medida de lo posible la separación de funciones incompatibles (como la autorización comercial, la ejecución, el almacenamiento y el registro), así como la separación de funciones dentro del departamento de informática.

El llamado control organizacional consiste en separar responsabilidades incompatibles en el sistema, es decir, dividir el trabajo entre varios tipos de personal en el sistema y proporcionar las regulaciones de gestión correspondientes. Su propósito es garantizar la autenticidad y confiabilidad de la información contable y reducir la posibilidad de errores y fraude mediante el establecimiento de un mecanismo de revisión, supervisión y restricción mutuas.

Es necesario combinar la división de responsabilidades con el control organizativo dentro del departamento informático para lograr la separación de poderes y limitar eficazmente y detectar oportunamente errores o actividades ilícitas. Los puestos de informática contable se pueden dividir en puestos como supervisor de contabilidad informática, operación de software, cajero, auditoría contable, mantenimiento de sistemas, revisión de informática y análisis de datos, gestión de archivos, etc., y el sistema de responsabilidad de cada puesto está claramente definido. El establecimiento del sistema de responsabilidad laboral tiene como objetivo principal aclarar las responsabilidades de cada puesto computarizado, instar al personal a garantizar la finalización oportuna del trabajo y mantener los registros correspondientes para garantizar la calidad del trabajo y prevenir el fraude. Además de considerar la capacidad laboral de cada persona, la disposición de puestos del personal también debe garantizar que cada negocio económico que pueda causar fraude o fraude no pueda ser manejado por una persona o departamento, sino que deba ser realizado por varias personas o departamentos. Por ejemplo, el cargo de contable no puede ser desempeñado simultáneamente por el cajero y los comprobantes ingresados ​​por él no deben ser revisados. También se estipula que los desarrolladores de sistemas y el personal de mantenimiento no pueden actuar simultáneamente como operadores y administradores de sistemas. El objetivo de esta división de responsabilidades es separar, en la medida de lo posible, funciones incompatibles dentro del departamento informático (como la autorización comercial, la ejecución, el almacenamiento y el registro). La clave del control interno es la segregación de funciones incompatibles. Mediante la división de responsabilidades internas se puede compensar la falta de funciones centralizadas e incompatibles de la contabilidad informatizada, reduciendo así la posibilidad de fraude informático.

2. Reforzar el control contable

Los resultados contables son la base para las predicciones, la toma de decisiones y el análisis contable. El control contable es un eslabón importante en la prevención y resolución de riesgos contables y debe tomarse en serio. Al inspeccionar el proceso contable, es necesario garantizar que el procesamiento comercial sea legal y eficaz, que el procesamiento contable sea correcto y estandarizado y que los datos sean auténticos, completos y seguros. El contenido del control contable debe incluir: los comprobantes originales han sido revisados, todas las transacciones económicas deben ser aprobadas por el departamento competente correspondiente antes de que puedan ser ingresadas y deben ser llenadas e ingresadas de manera concisa, exacta y completa. Las correcciones y eliminaciones comerciales incorrectas y el manejo de facturas pendientes deben implementarse estrictamente de acuerdo con las regulaciones, y el sistema de revisión debe implementarse estrictamente para garantizar completamente que la contabilidad informática se maneje bien y sin problemas. La salida de datos contables debe someterse a una estricta revisión y firma. Ya sea estático o dinámico, es necesario verificar cuidadosamente si los documentos contables de salida son consistentes con el negocio económico real.

3. Fortalecer el control de los procedimientos operativos

Además del diseño de control interno del software computarizado de operación contable, la unidad establece y opera estrictamente un sistema de gestión, que asegurará efectivamente la operación segura del software de contabilidad también favorece la implementación de sistemas de control interno.

Las operaciones contables informatizadas deben llevarse a cabo en estricta conformidad con los procedimientos contables comerciales y de procesamiento. El contenido del sistema de gestión de operaciones del sistema computarizado contable incluye principalmente la gestión del uso del sistema, los procedimientos operativos de la computadora y los procedimientos de procesamiento contable. Estas regulaciones tienen como objetivo garantizar el funcionamiento seguro y confiable del sistema de contabilidad computarizado y garantizar que todos los datos ingresados ​​en el sistema de contabilidad computarizado sean verdaderos y válidos.

Desde el punto de vista del contenido, el sistema de gestión de operaciones generalmente incluye los siguientes elementos: (1) Las responsabilidades laborales y la autoridad laboral del personal de operación. (2) Medidas para evitar que los comprobantes originales, comprobantes contables y otros datos contables se ingresen en la computadora sin revisión. Por ejemplo, se estipula que el comprobante original debe ser revisado y firmado por el auditor correspondiente antes de que pueda ingresarse en la computadora. (3) Medidas para evitar que los comprobantes originales y comprobantes contables que hayan sido ingresados ​​en computadora queden registrados en los libros de contabilidad internos sin verificación. Si se estipula que los comprobantes que hayan sido ingresados ​​en la computadora deberán ser revisados ​​y firmados por el auditor antes de que puedan ser registrados en los libros de cuentas internos. (4) Establecer el sistema de registro de operaciones de computadora necesario. Por ejemplo, se estipula registrar las operaciones informáticas diarias en forma de registros de operaciones. Además, el software de contabilidad también debe establecer procedimientos de control para evitar operaciones repetidas, malas operaciones y malos funcionamientos.

4. Fortalecer el control de seguridad del sistema

Fortalecer el control del sistema es garantizar el funcionamiento seguro del sistema informático y evitar peligros ocultos inseguros provocados por errores de funcionamiento del sistema provocados por factores ambientales externos. Las principales medidas de control incluyen: estipular claramente el contenido y la autoridad de los operadores de computadoras para operar software de contabilidad, impedir que personal no autorizado opere software de contabilidad e impedir que el personal de contabilidad utilice el software más allá de su control de contraseña de las identidades de los operadores; máquina, deben realizar Salir del software de contabilidad con el comando correspondiente; configurar el control de registros de contactos y operaciones. Cada unidad debe designar una persona dedicada para guardar los registros de operación de la computadora para la "gestión de registros" en función de la situación real de la unidad; almacenamiento y procesamiento de datos y control estricto del software del sistema. Instalar, modificar y comprobar periódicamente el software del sistema. La protección del entorno de trabajo consiste en minimizar las fallas de la computadora causadas por factores externos para garantizar el funcionamiento normal de la máquina. Incluye principalmente: protección ambiental de la sala de computadoras, equipo de protección e instalación de sistemas de suministro de energía seguros. Por ejemplo, la sala de computadoras debe utilizar un sistema de suministro de energía dedicado separado y verificar la seguridad de la fuente de alimentación y los cables de conexión a tierra de vez en cuando para garantizar la seguridad ambiental de la sala de computadoras.

5. Reforzar el control de los archivos contables

Después de la informatización contable, los archivos contables incluyen los datos contables almacenados en disquetes, discos duros y CD-ROM, así como los comprobantes y documentos contables escritos. documentos contables. Libros de cuentas, estados contables y otra información contable.

El sistema de gestión de archivos contables debe incluir el siguiente contenido: (1) Los archivos contables después de la informatización de la contabilidad deben guardarse en forma escrita impresa por computadora, y las regulaciones pertinentes sobre almacenamiento se implementarán de acuerdo con el "Cumplir las medidas de gestión de archivos". (2) Se considera comprobante contable el conjunto completo de documentos del sistema contable informatizado y el período de conservación es de tres años después de que el sistema deja de utilizarse o se modifica significativamente. (3) Medidas para preservar adecuadamente los medios magnéticos (ópticos) u otros medios que contengan información contable. ¿Está previsto que los discos que contengan datos contables se almacenen en contenedores resistentes a la humedad, antimagnéticos, etc.? (4) Estipular científicamente la autoridad pertinente de los archivos contables. Si se establece que las consultas a expedientes contables anuales anteriores deberán ser aprobadas por el personal correspondiente. (5) Medidas para garantizar la seguridad e integridad de los archivos contables.

Los ficheros de información electrónica contable también deberán gestionarse de acuerdo con lo establecido en las “Medidas de Gestión de la Informatización Contable” promulgadas por el Ministerio de Hacienda. Las regulaciones incluyen lo siguiente: Las unidades que realizan contabilidad computarizada deben insistir en realizar copias de seguridad diarias y los procedimientos de archivo doble deben ser firmados por el supervisor de contabilidad y el administrador del sistema antes de que puedan archivarse y guardarse diversas medidas de seguridad, como discos de copia de seguridad; , Coloque una etiqueta protectora y guárdela en un lugar seguro, limpio y resistente a la humedad. Los archivos contables almacenados en medios magnéticos deben revisarse y copiarse periódicamente para evitar la pérdida de archivos contables debido a daños en los archivos contables magnéticos prestados; con la aprobación de los líderes se deben seguir estrictamente las normas correspondientes. Para los procedimientos de préstamo, el responsable debe firmar en el registro contable almacenado en soportes magnéticos y debe ser desinfectado al momento del préstamo y la devolución para evitar contagios del virus;

Mediante la implementación de los sistemas anteriores se garantiza la seguridad e integridad de la información contable.

6. Fortalecer la auditoría interna

La auditoría interna no sólo es una parte importante del sistema de control interno de la empresa, sino también un acuerdo institucional para fortalecer la supervisión contable interna. En la contabilidad informatizada, al tratarse de una forma especial de diálogo "hombre-máquina", se imponen requisitos más elevados y estrictos para la auditoría interna. La auditoría interna debe incluir los siguientes aspectos: (1) Auditar periódicamente los datos contables, verificar si el procesamiento contable computarizado es correcto, si cumple con las disposiciones de la "Ley de Contabilidad" y las leyes y reglamentos pertinentes, si las firmas de gastos cumplen con las el sistema de control interno de la empresa y si los comprobantes adjuntos están estandarizados y completos (2) Revisar la coherencia de los datos en la máquina y los materiales escritos, como comprobar el contenido de los libros de cuentas para garantizar que las cuentas sean coherentes; y ajustar rápidamente el procesamiento inadecuado o incorrecto de la cuenta; (3) supervisar la seguridad y legalidad del método de almacenamiento de datos para evitar modificaciones ilegales de los datos históricos; (4) revisar todos los aspectos del funcionamiento del sistema para evitar lagunas.

En resumen, el desarrollo de la informatización contable es una garantía importante para realizar la modernización del trabajo contable y promover la reforma. Fortalecer el control interno de la contabilidad computarizada ayudará a cada unidad a organizar mejor el trabajo contable, proporcionar información contable precisa y oportuna para la toma de decisiones de la unidad y mejorar los beneficios económicos de la empresa.