¿Cómo gestionar bien los archivos?

En segundo lugar, los materiales que deban archivarse como datos de trabajo de la empresa deben transferirse periódicamente a la agencia de archivos o al archivero de la unidad de acuerdo con las normas de gestión centralizada, y ningún individuo puede apropiarse de ellos.

En tercer lugar, las empresas deben establecer un sistema de gestión científica para facilitar el uso de los archivos; configurar las instalaciones necesarias para garantizar la seguridad de los archivos y utilizar tecnología avanzada para modernizar la gestión de archivos.

4. La gestión y utilización de archivos confidenciales, y el cambio y descifrado de los niveles de confidencialidad deben gestionarse de acuerdo con el sistema de confidencialidad y los procesos empresariales.

5. Principios para evaluar el valor de conservación de los archivos, normas para los períodos de almacenamiento y procedimientos y métodos para la destrucción de archivos. Está prohibido destruir archivos sin autorización. Contar los tipos de archivos, materiales, equipos y accesorios almacenados en la sala de archivos.

6. De acuerdo con los requisitos de la prueba de examen, los examinadores de cada departamento organizarán todo tipo de archivos, los encuadernarán en volúmenes de acuerdo con las regulaciones pertinentes y los transferirán a la sala de archivos para su custodia unificada. . Registrar la transferencia y recepción de archivos de manera oportuna y precisa para garantizar que las cuentas y partidas sean consistentes.

7. Todos los documentos deben estar escritos con tinta azul-negra o negra, y están prohibidos otros bolígrafos.

8. Por lo general, los archivos no se prestan en préstamo, si son realmente necesarios para el trabajo, se deben tomar prestados de la sala de archivos de acuerdo con los requisitos pertinentes. La búsqueda de archivos generalmente debe realizarse en la sala de archivos. Los documentos confidenciales que deban ser extraídos o copiados deben ser aprobados por el líder; de lo contrario, no se permite su extracción ni copia.

9. Los archivos deben conservarse de forma segura, inspeccionarse periódicamente y deben crearse activamente condiciones para conservarlos para evitar robos, incendios, humedad, polvo y confidencialidad, y mantener una ventilación regular. Está estrictamente prohibido fumar, almacenar artículos inflamables y explosivos y utilizar aparatos eléctricos en la sala de archivos.

10. El acceso a las actas de las reuniones de la oficina de alto nivel de la empresa y otros documentos relevantes y cifras ultrasecretas debe ser aprobado por el director de la oficina o el máximo líder de la empresa cuando el personal de archivos accede a los archivos generales; necesitan registrarse y obtener la aprobación del director de la oficina antes de poder acceder a ellos.

11. Cualquiera que consulte archivos generalmente no puede sacar archivos de la sala de archivos. Si se requiere un préstamo, debe ser aprobado por el liderazgo correspondiente; el consultor debe consultar de acuerdo con las regulaciones, y los materiales escritos que no estén relacionados con el contenido de la consulta no pueden leerse ni extraerse a voluntad.

13. El préstamo de archivos generalmente no puede exceder los siete días. Si se requiere una extensión, se deben completar los procedimientos de extensión.

14. El archivo debe llenarse con el índice y la tabla de referencia. El índice del volumen debe estar al principio y la tabla de referencia al final. Ni el índice ni la lista de referencias cuentan como recuento de páginas.

Quince, número de página. Utilice un lápiz para completar los números de página secuenciales en la esquina superior derecha o en la esquina superior izquierda de la parte posterior de cada volumen sin cometer ningún error.

16. Se deberán retirar los objetos metálicos de los documentos y materiales del volumen, y se deberán reparar los materiales dañados. La encuadernación de los archivos debe ser limpia y hermosa, sin que se caigan páginas y debe encuadernarse con tres agujeros y una línea.

17. Redactar bien el título del documento. El título del expediente debe ser conciso y preciso, y puede reflejar correctamente el contenido y los componentes del expediente.

18. Los archivos creados deben separarse en tres períodos de almacenamiento: permanente, a largo plazo y a corto plazo. Complete la portada del archivo según sea necesario, indique el tipo de archivos profesionales, prepare un catálogo de archivos según el período de almacenamiento y el orden cronológico e imprima por triplicado. Antes de finales de mayo de cada año, se debe crear el volumen del año anterior y transferirlo a los archivos corporativos junto con el directorio de archivos.

La gestión de archivos incluye: colección de archivos, organización de archivos, evaluación del valor de los archivos, almacenamiento de archivos, catalogación y recuperación de archivos, estadísticas de archivos, compilación e investigación de archivos (ver compilación de documentos de archivos), provisión y utilización de archivos. La división de estas ocho tareas es relativamente estable pero no absoluta. Algunas se dividen en seis enlaces y otras en dos partes: trabajo básico y trabajo de utilización.

Debido a que la gestión de archivos moderna se ha convertido en un sistema complejo, también existen métodos para dividirla en múltiples niveles. El primer nivel se divide en dos subsistemas: gestión de entidades de archivo y desarrollo de información de archivo. Cada subsistema se divide en varios subsistemas.

La gestión de las entidades archivísticas se divide en recopilación, clasificación, identificación, almacenamiento, estadísticas y otros vínculos de trabajo; el desarrollo de la informatización de los archivos se divide en dos partes: procesamiento de información y salida de información. El procesamiento de información incluye la compilación de catálogos, la recopilación de colecciones de literatura y la preparación de materiales de referencia, mientras que la producción de información incluye el suministro de lecturas, reproducciones, consultas, correspondencia, préstamos, publicaciones, exposiciones y otras actividades de servicios. Todo el sistema de gestión de archivos y sus subsistemas forman un mecanismo de retroalimentación durante el funcionamiento.

Con el desarrollo de la modernización de la gestión de archivos, también tendrá nuevos impactos en la estructura de gestión de archivos.

El objetivo final de la gestión de archivos es proporcionar información archivística para la práctica social, y la estructura del sistema de gestión de archivos se establece de acuerdo con este objetivo. Todas estas tareas son esenciales y tienen ciertos procedimientos. Forman un todo orgánico y desempeñan sus respectivos papeles en la realización de la función general del sistema de gestión de archivos, pero están interconectados y se restringen entre sí. Por ejemplo, el trabajo de tasación a veces se combina con el trabajo de recogida y clasificación, e incluso se realiza una tasación preliminar cuando los documentos están archivados.

Materiales de referencia:

Enciclopedia Baidu de gestión de archivos