Cómo mejorar la eficiencia laboral de los contadores

1. Contabilidad primero, pago después (factura primero, pago después)

El llamado pago primero es el resultado del aprendizaje de la era de la contabilidad manual. bancos, es decir, pago Antes del pago, se debe completar el comprobante contable en lugar del método tradicional de emitir un comprobante después del pago; Las ventajas son:

a) La contabilidad y el negocio están sincronizados. Romper la situación contable tradicional de comer hoy y lavar los platos mañana; mientras el downstream espera al upstream, instando al enlace upstream a acelerar el ritmo, de modo que el upstream no pueda manejar el negocio en el futuro y solo pueda completarlo ahora. es una eliminación directa de la debilidad humana.

b) Detectar situaciones anormales con antelación. Durante el proceso contable se puede descubrir un procesamiento comercial inadecuado. Por ejemplo, al pagar cuentas por pagar, la mayoría del software financiero mostrará un mensaje rojo cuando haya un pago excesivo. Descúbrelo lo antes posible y trátalo lo antes posible para evitar pérdidas económicas o largos tiempos de recuperación.

c) Supervisión mutua. Un cajero emprendedor puede detectar errores en los documentos contables. El diario de capital registrado del cajero se puede cotejar oportunamente con el diario de capital del sistema contable, eliminando errores en la etapa inicial.

d) Trabajos ocasionales. Pagar primero y pagar después no requiere 100 negocios, y los trabajos ocasionales son adecuados para emergencias y negocios anormales. Sin embargo, el tiempo de procesamiento de la contabilidad no debe exceder el segundo día del informe diario de fondos.

e) Hacer buenas conexiones. Los cajeros y contadores deben emitir comprobantes y documentos entre sí de manera oportuna y varias veces para entenderse.

f) Continuar postulando. Incluso al liquidar la factura a fin de mes, aún debe pagar la factura primero para asegurarse de que esté liquidada ese día.

El negocio de recaudación y pago de fondos de la mayoría de las empresas representa aproximadamente el 50% del número total de vales. Después de la recaudación y el pago, la eficiencia del trabajo puede mejorar considerablemente.

2. Descentraliza el trabajo

Descentraliza el trabajo a final de mes y adelántalo a principios de mes. No te apresures a concentrarte a final de mes. Al final, las horas extras a final de mes se reducirán o incluso se eliminarán.

a) Golpear mientras la plancha esté caliente. Una vez emitido el informe de este mes, complete inmediatamente los números de apertura del período anterior y del informe del mes siguiente.

b) Diligenciar previamente los comprobantes de amortización y retenciones.

3. Dividir e integrar

Dividir el trabajo general original en piezas pequeñas e integrar las pequeñas piezas de trabajo originales para completar.

a) Lo pequeño se hace grande. Después de una consideración exhaustiva, establezca un ciclo de procesamiento fijo para reducir las esperas innecesarias causadas por la salida de los agentes. Como el tiempo de reembolso. Si hay pocos negocios, concéntrese en el reembolso un día a la semana para reducir el stock de efectivo diario y evitar problemas de seguridad. Si hay mucho negocio, el reembolso debe realizarse periódicamente todos los días.

b) Más grandes y más pequeños. Aborde las cosas una vez al mes, no una vez a la semana. Por ejemplo, si el pedido saliente genera comprobantes contables y se procesa todas las semanas, solo habrá una semana de negocios al final del mes y, naturalmente, el volumen de negocios será pequeño. Incluso si hay un error, es fácil encontrar la causa. Este cambio puede aumentar el volumen general de negocios, pero es mejor reducir la carga de trabajo a fin de mes.

4. Retroceder y apretar

Las unidades de negocio proporcionan información contable financiera básica restando el tiempo comprimido de procesamiento financiero (al aumentar la eficiencia) del tiempo que lleva producir estados financieros. El tiempo se invierte. y especificado. Cabe destacar aquí que el documento que estipula el tiempo de envío de datos debe estar firmado por el máximo responsable de la empresa, de lo contrario quedará ineficaz.

Necesitamos popularizar la idea de que el trabajo financiero es un incentivo para las operaciones comerciales de otros departamentos. De lo contrario, más de la mitad del personal no financiero pensará que las finanzas se trata solo de calcular o pagar salarios. Después de la promoción, se puede exigir al departamento comercial que proporcione datos originales de forma precisa y puntual.

5. Planificación razonable

Planifique razonablemente el trabajo general e individual del Departamento de Finanzas, distinga entre diferentes niveles de emergencia e importantes y haga los arreglos usted mismo. Esto implica la aplicación del método del tiempo de los cuatro cuadrantes. Añade el siguiente contenido:

El método del tiempo de los "cuatro cuadrantes" es una teoría de gestión del tiempo propuesta por el científico administrativo estadounidense Covey, que divide el trabajo en cuatro cuadrantes según su importancia y urgencia:

1) Tanto urgente como importante (como quejas de clientes, próximas tareas, crisis financiera, etc.)

2) Importante pero no urgente (como establecer relaciones interpersonales, capacitar al personal, desarrollar medidas preventivas, etc.) )

3) Urgente pero no importante (como timbre de teléfono, invitados no invitados, reuniones de departamento, etc.)

)

4) Ni urgente ni importante (como navegar por Internet, chatear, enviar correos electrónicos, escribir blogs, etc.)

El orden de procesamiento es: primero urgente e importante, luego Importante y no urgente, por muy urgente que sea, no importa. Al final, no importa si no es urgente.

La clave del enfoque de los "cuatro cuadrantes" es el orden de la segunda y tercera categorías, que deben distinguirse con mucho cuidado. Además, también debemos prestar atención a la división entre el primer y el tercer tipo de cosas. Ambas cosas son urgentes, porque las primeras pueden aportar valor y lograr algunos objetivos importantes, mientras que las segundas no.

Lo anterior es el método tradicional de los cuatro cuadrantes. La siguiente es la modificación y la comprensión personal:

1) Los cuatro cuadrantes cambiarán y "no es urgente ni importante". "urgente e importante" ", es decir, la razón por la que un terraplén de mil millas se derrumba en un hormiguero. Es como llegar al aeropuerto y darte cuenta de que no tienes tu DNI. Tratar las cosas pequeñas de manera rápida y adecuada evitará perder cosas grandes por cosas pequeñas.

2) Para los líderes, todo el trabajo debe dividirse en cuatro cuadrantes de acuerdo con los estándares anteriores. Utilice las herramientas de "autorización" y "planificación avanzada" para dividir el primer, segundo y tercer cuadrante, y. Sólo se ocupa de problemas que no se pueden resolver. Asuntos urgentes y sin importancia.

En segundo lugar, la integración de la carga de trabajo

1. Eliminar el desperdicio.

El desperdicio incluye todos los aspectos. El aumento de costos es un desperdicio, y la baja eficiencia también es una pérdida de tiempo.

1) La relación dialéctica entre exactitud y revisión.

Las reseñas no generan valor. Si se garantiza que el enlace anterior es exacto, entonces no es necesario realizar ninguna revisión.

2) Visión general.

Si usted mismo comete un error, le llevará a usted o a los enlaces descendentes varias veces corregir el error, sin siquiera la posibilidad de arrepentirse.

Una pequeña cantidad de su propio esfuerzo puede ahorrar mucho tiempo en el futuro, así que haga más. Si puede ahorrar más ahorros posteriores pagando mucho, entonces debería considerar aumentar su negocio y cancelar o fusionar la siguiente posición.

2. Eliminar la mano de obra irrelevante.

La mayoría de las personas financieras siempre hacen negocios no financieros. Si se trata sólo de un trabajo repetitivo y de bajo nivel, diga que no. La razón es sencilla. Las finanzas son un trabajo profesional. Debemos encontrar formas de estudiar cómo ser más profesionales y generar mayores beneficios desde una perspectiva financiera. En lugar de tener en sus manos el trabajo que todos pueden completar, afecta el progreso financiero y queda rezagado con respecto al desarrollo empresarial. Este es un problema común entre las empresas nacionales. El jefe desprecia las finanzas con acciones prácticas.

3. Los puestos por encima del nivel de supervisor deben eliminar el trabajo de bajo valor y capacitar a los subordinados para completarlo.

Si una persona lleva 10 años trabajando en el negocio de caja, el director financiero debería estar mentalmente perturbado, porque esto le impedirá aprender otras habilidades y casi le cortará sus perspectivas profesionales. También muestra que no se cuenta con la capacitación de los subordinados. De hecho, la formación es para subordinados y se llama comunicación con los compañeros e incluso con los superiores. Una sola chispa puede provocar un incendio en la pradera. Esto no es conservador. De esta manera, puedes ofrecer a otros el trabajo en el que eres competente (llámalo trabajo de valor relativamente bajo) y mantenerte a la vanguardia. Si todo el mundo piensa así, todo el mundo será generalista y su nivel profesional mejorará en su conjunto.

4. Simplifica el trabajo.

Organiza el trabajo periódicamente y elimina enlaces innecesarios.

En tercer lugar, esfuércese por alcanzar la perfección

1.

No importa si es grande o pequeño, mientras haya cambio, será progreso. Si no acumulas pequeños arroyos, no podrás convertirte en un río. Utilice recompensas para fomentar la innovación.

2. Esforzarse continuamente por superarse, aprender más y hacer más preguntas.

Trabajar en finanzas está destinado a ser un compañero de aprendizaje permanente. Para aprender más y aplicar más, la lectura, la consulta y la discusión son todas formas. Los negocios son principalmente una rueda que avanza. Cómo garantizar la concordancia entre las finanzas y los negocios, o incluso simplemente esperar, es algo que todo financiero debe planificar con anticipación.

3. Utilizar fuerza externa.

No se trata de cuánto nos dominamos a nosotros mismos, sino de cuánto podemos lograr con los demás. Haga una lista de tareas que son difíciles de completar por su cuenta o de forma independiente y busque ayuda o experiencia de otras personas. Aquí es donde entra en juego la construcción de buenas relaciones. Si nadie más está dispuesto a ayudar, será muy difícil para nosotros.

Cuarto, calidad profesional

1. Formato

Asegurar que el formato del documento sea bello y enfocado no es sólo un reflejo de la propia calidad, sino también un herramienta para mejorar la eficiencia de la referencia de otros.

2. Relación de verificación cruzada (interna y externa, fórmula y global)

La relación de verificación refleja la exactitud de los datos, como se muestra en:

1) La relación correspondiente entre los datos del informe y los datos operativos fuera del informe.

2) La fórmula del informe es precisa, especialmente cuando se utiliza Excel. Muchos errores se deben a no verificar la fórmula.

3) La consideración global es una sensibilidad numérica, como el consumo unitario de producción, la producción total anual, las ventas totales anuales y otros indicadores, que en sí misma es una restricción objetiva. Si los datos exceden este límite objetivo, la credibilidad del personal financiero se verá muy comprometida.

Verbo (abreviatura de verbo) colectivo e individual

1. Debilidades de la naturaleza humana

La mayoría de las personas tienden a ser desiguales en sus esfuerzos y logros y lamentarse socialmente. la injusticia está bien. Pero la sociedad no cambiará mucho debido al reflejo de los grupos vulnerables, porque la sociedad está compuesta de clases y hay muchas disputas en una familia, y mucho menos en un país enorme.

El personal financiero, que a menudo trabaja más y tiene ingresos medios, es más probable que se sienta incómodo cuando tiene datos salariales de primera mano. Sin embargo, los controles internos, ascensos y aumentos salariales del Departamento de Finanzas han provocado descontento entre todos.

Manejar con calma la injusticia en el corazón de uno, ya sea un cambio o una injusticia real, es una mentalidad imprescindible para toda persona financiera. Porque muchas veces las cosas no cambian según nuestras preferencias, como esta línea:

Me veas o no, estoy ahí, ni triste ni feliz;

No importa si me extrañas o no, el amor está ahí, no puede ir ni venir;

Me ames o no, el amor sigue ahí, ni aumenta ni disminuye;

Me sigas yo o no, mi mano está en la tuya, no te rindas;

...

De hecho, cada uno tiene sus propias ventajas, que se reflejan en todos los aspectos. Por ejemplo, es elocuente, tiene altos conocimientos de informática y tiene parientes que son funcionarios de alto rango y ricos. Todos estos son recursos. Cómo usarlo y si se puede usar es lo que tenemos que considerar. Al aprovechar al máximo sus propias fortalezas, mostrará la ventaja de "la regla es larga y la pulgada es corta", entonces, ¿por qué ser humilde?

Si cada persona financiera puede analizar con calma sus propios defectos, se reducirán las fricciones, las relaciones serán armoniosas, no se utilizará un tiempo limitado para peleas y se mejorará la eficiencia.

2. Fuerza colectiva

Como dice el refrán, hombres y mujeres no se cansan del trabajo. Un hombre y una mujer son el cuerpo colectivo más básico y encarnan una unión adecuada. Cómo asignar personas con diferentes ventajas es el requisito previo para generar colectivamente 1 1 > 2 fuerza.

3. Los individuos forman un colectivo ascendente

La base para lograr un progreso positivo colectivo reside en el progreso positivo individual. Si la persona continúa resistiéndose, será retirada del vehículo. Si el colectivo busca un gran desarrollo, también es necesario eliminarlo al final.

4. Medidas claras de recompensa y castigo

Las finanzas modernas no requieren una gran olla de arroz. Todos deben comprender que los logros representan el pasado y que al jefe solo le importa el presente y el futuro. Los errores de hoy no pueden compensarse con los logros de ayer.

5. Dar pleno juego a la iniciativa personal

Esto se refleja en un buen proceso, que puede promover que las personas sean proactivas en lugar de pasivas. En segundo lugar, las personas deben estar motivadas y mirar hacia un futuro mejor, en lugar de seguir adelante.

Verbo (abreviatura de verbo) el propósito de mejorar la eficiencia

1. Cuando mejoramos la eficiencia, ¿hemos pensado alguna vez en el propósito de mejorar la eficiencia? Las respuestas son ciertamente variadas. En mi opinión, mejorar la eficiencia significa obtener los beneficios correspondientes. Los beneficios son demasiado amplios, como no trabajar horas extras, tener más tiempo libre para estudiar, mejorarse e incluso obtener el reconocimiento de los demás.

2. La eficiencia financiera debe igualar o superar el desarrollo de la producción y las operaciones.

3. La eficiencia financiera debe ser reconocida y recompensada por el patrón, en lugar de ser considerada por los capitalistas como un viejo revendedor con potencial ilimitado. Esto es a la vez un recordatorio para los gerentes y jefes financieros.