Cómo aprender a planificar

Después de tener una comprensión preliminar de cómo y cómo usamos nuestro tiempo, podemos hacer un plan basado en los objetivos del departamento/trabajo personal/vida. Primero, comprendamos algunos conceptos básicos de los planes:

3.2.1 Tipos de planes

Tipos de normas de clasificación

Por amplitud

Planes estratégicos, planes operativos

Según marco temporal

Planes a corto plazo, planes a largo plazo

Según claridad

Planes específicos y planes rectores

Aplicados a las organizaciones, los planes que establecen objetivos generales y buscan la posición de la organización en el entorno se convierten en planes estratégicos y los planes que estipulan los detalles de cómo alcanzar los objetivos se denominan operativos; planes. Los planes estratégicos tienden a cubrir intervalos de tiempo más largos, generalmente en años, involucran áreas más amplias y no especifican objetivos específicos; los planes operativos tienden a cubrir intervalos de tiempo más cortos, como planes mensuales, planes semanales y planes diarios centrados principalmente en métodos de implementación.

Plan a corto plazo y plan a largo plazo

El corto plazo se refiere al período dentro de un año; el largo plazo generalmente excede los 5 años y el mediano plazo está entre los dos; .

Planes específicos y planes rectores

Un plan específico tiene objetivos claramente definidos y no es propenso a malentendidos; un plan rector sólo estipula algunas pautas generales y señala los puntos clave. a un curso de acción específico. Por ejemplo, un plan específico para aumentar las ganancias puede especificar que los costos se reducirán en un 4% y las ventas aumentarán en un 6% en los próximos seis meses, mientras que un plan rector solo puede proponer aumentar las ganancias entre un 5% y un 10% en los próximos seis meses; próximos seis meses. Obviamente, los planes rectores son inherentemente flexibles, mientras que los planes concretos son más específicos.

Acabamos de presentar cómo determinar el objetivo. De hecho, el objetivo es la base del plan, una vez que se determina la dirección, quedará mucho más claro cómo avanzar.

3.2.2 Notas

1. Comprensión previa:

1. Posicionamiento empresarial del departamento

2. /p>

3. Objetivos comerciales de sus superiores

4. Expectativas y requisitos de sus superiores

5. Relación comercial con otros puestos relacionados

2. Siga el principio 5W2H

Por qué: ¿Por qué desea realizar esta tarea? ¿Apoya el objetivo del trabajo?

Qué: El contenido de la tarea y lo que se logra Objetivo

Cuándo: En qué periodo de tiempo

Dónde: Dónde ocurre la tarea

Quién: Quién participa en esta tarea y quién es el responsable

Cómo: Qué método usar

Cuánto: Cuánto cuesta

3 Establecer puntos de control (hitos)

1. Establezca hitos graduales en la tarea. A través de la inspección, puede encontrar problemas a tiempo para aquellos que son difíciles de resolver por sí mismo, también puede obtener apoyo de colegas o líderes. Por ejemplo, si planeamos pintar los pisos de seis pisos en tres días, estableceremos puntos de control el primer día. Si no podemos terminar de pintar el segundo piso, obviamente necesitaremos aumentar la mano de obra y mejorar la eficiencia solo más adelante. de esta manera podemos asegurarnos de que la tarea finalmente se complete según lo programado.

2. Mantenga registros de trabajo semanales y diarios de trabajo, resuma la implementación del plan, descubra y corrija varias desviaciones y ajuste y ponga en marcha el plan al mismo tiempo. Además, también puede analizar la distribución del tiempo de trabajo anterior y mejorar continuamente la gestión del tiempo.

3.2.3 Utilizar herramientas de planificación

3.2.3.1 Gestión del plan - WBS

1 Definición

WBS (desglose de tareas de trabajo) es una lista de todas las actividades que se deben realizar para crear un producto. Es la base para PERT, planificación jerárquica GANTT y asignación de presupuesto y personal.

2. Estructura básica de la EDT

Fases, pasos, tareas, actividades

3. Estándares de medición

v Si se completa toda la descomposición.

v Si todas las actividades descompuestas por WBS definen completamente el trabajo del proyecto

v Si las actividades descompuestas son factibles

v Si incluyen hitos temporales y monitoreo puntos

v ¿Es apropiada la estructura de descomposición de la EDT?

v Si las actividades descompuestas pueden formar lógicamente una actividad grande

v Si todos los factores clave están integrados

v ¿Es lógicamente razonable, claro y sencillo?

3.2 Gestión del plan - PERT

Definición

PERT (plan de red). Revisión de tecnología) es un método de gestión científica que formula planes en forma de diagramas de red, obtiene el plan óptimo y organiza y controla el proceso de desarrollo para lograr objetivos predeterminados.

Específicamente hablando, la tecnología de revisión del plan de red es: primero, utilizar un diagrama de red para expresar la secuencia y la interrelación de cada trabajo (fase, módulo, etc.) en un plan de desarrollo y luego averiguarlo; cálculo de procesos clave y rutas clave en el plan; tercero, a través de la mejora continua de los planes de red, seleccionar el mejor plan y finalmente llevarlo a la práctica, realizar un control y supervisión efectivos durante la ejecución del plan para asegurar el uso racional de las personas; , dinero y materiales. Completar tareas de acuerdo con objetivos predeterminados.

2. Elementos de planificación

(1) PERT refleja principalmente el tiempo, recursos, cooperación, control, etc. de la tarea.

(2) La WBS refleja principalmente el nivel de tareas.

Sugerencias:

(1) Dibujar primero la EDT, indicando el tiempo del hito y la fecha límite (tiempo muerto)

(2) Indicar la relación entre tareas

(3) Luego dibuja PERT

2 elementos de planificación

Paso 1: dibuja la imagen primero

En primer lugar, no hay. Es necesario prestar atención a la apariencia, lo principal es aclarar las interrelaciones entre las tareas.

Paso 2: Estimar el tiempo

v tiempo del proceso = (a+4b+c)/6

(a: el tiempo más optimista; b: el tiempo esperado (c: el tiempo más pesimista)

v Método inverso: generalmente determina el tiempo de finalización y luego deriva gradualmente el tiempo requerido para cada parte.

v Deje espacio para afrontar tareas inesperadas

Paso 3: Determinar la ruta crítica

1. La ruta crítica en el tiempo

Después de dibujar el diagrama de red, podrá calcular fácilmente el tiempo necesario para todo el plan. Al mismo tiempo, todo el plan de desarrollo se puede descomponer en varios canales de desarrollo (rutas, caminos). Cada canal puede calcular una duración total. El camino más largo TMAX se denomina camino crítico.

2. Ruta crítica técnica

La tecnología utilizada en una determinada tarea es la tecnología clave, y su finalización determina el tiempo de finalización de toda la tarea, luego la ruta de la tarea es camino técnicamente crítico.

3. La ruta crítica puede cambiar

3.2 Gestión del plan--PERT

1. Definición

PERT (Tecnología de revisión del plan de red) ) es un método de gestión científica que formula planes en forma de diagramas de red, obtiene el plan óptimo y organiza y controla el proceso de desarrollo para lograr objetivos predeterminados.

Específicamente hablando, la tecnología de revisión del plan de red es: primero, utilizar un diagrama de red para expresar la secuencia y la interrelación de cada trabajo (fase, módulo, etc.) en un plan de desarrollo y luego averiguarlo; cálculo de procesos clave y rutas clave en el plan; tercero, a través de la mejora continua de los planes de red, seleccionar el mejor plan y finalmente ponerlo en práctica, realizar un control y supervisión efectivos durante la ejecución del plan para asegurar el uso racional de las personas; , dinero y materiales. Completar tareas de acuerdo con objetivos predeterminados.

2. Elementos de planificación

(1) PERT refleja principalmente el tiempo, recursos, cooperación, control, etc. de la tarea.

(2) La WBS refleja principalmente el nivel de tareas.

Sugerencias:

(1) Primero dibuje la EDT e indique el tiempo del hito y la fecha límite.

(2) Indique la relación entre las tareas

(3) Luego dibuja PERT

2 elementos de planificación

Paso 1: haz el dibujo primero

En primer lugar, no es necesario. Para prestar atención a la apariencia, lo principal es aclarar las interrelaciones entre tareas.

Paso 2: Estimar el tiempo

v tiempo del proceso = (a+4b+c)/6

(a: el tiempo más optimista; b: el tiempo esperado; c: el tiempo más pesimista)

v Método inverso: generalmente determina el tiempo de finalización y luego deriva gradualmente el tiempo requerido para cada parte.

v Deje espacio para afrontar tareas inesperadas

Paso 3: Determinar la ruta crítica

1. La ruta crítica en el tiempo

2. Ruta crítica técnica

3. El camino crítico puede cambiar

Capítulo 8. No dejes que otros te hagan perder el tiempo

3.3 No dejes que otros te hagan perder el tiempo

Las interrupciones en la oficina son inevitables, incluidas llamadas telefónicas, visitas, correos electrónicos, etc. Muchas personas incluso se han quejado de las interrupciones y también se sienten impotentes.

Hay muchas maneras de lidiar con las interrupciones, incluido un ataque a gran escala, una respuesta pasiva o incluso hacer la vista gorda. Aquellos que atacan de manera integral eventualmente se cansarán, y aquellos que responden pasivamente y hacen la vista gorda eventualmente perderán oportunidades o retrasarán eventos importantes...

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de hacer esto? ——Nuestra estrategia es acortar el tiempo de interrupción y minimizar su impacto negativo.

3.3.1 El arte de realizar llamadas telefónicas

1. Acuerdo y preparación previa

Llamar para acordar tiempos y requisitos no es un concepto novedoso. pueden evitar que te interrumpan constantemente, que tengas la línea ocupada o que no puedas recibir llamadas cuando necesites trabajar tranquilamente. Más importante aún, pueden evitar que no puedas proporcionar cierta información cuando la necesites por teléfono, por lo tanto. provocando una pérdida de tiempo.

2. Mantenga la declaración inicial breve y clara.

Por lo general, cuando estamos hablando por teléfono, para conectarnos emocionalmente, solemos tener algunos saludos en la declaración inicial, además de visitar clientes, saludar a personas mayores, etc., situaciones como "Estás muy ocupado últimamente, ¿dónde ganas una fortuna?", "¿Tienes buena salud, estás comiendo bien?", etc. Sin embargo, en situaciones de oficina, Debería haber menos saludos. Trate de utilizar palabras breves y concisas desde la perspectiva del trabajo y una declaración inicial clara.

Si llamas a alguien, también puedes ir directo al grano: "Hola, soy XXX, te llamo porque..." o "Hola, soy XXX, existe tal una persona necesito algo..." etc.; si es alguien que te llama, puedes decir "Estoy muy feliz de recibir tu llamada. ¿Puedo ayudarte en algo?" o "Me alegro de que me hayas llamado". ¿Cómo puedo ayudarte?" ¿Puedes hacer algo?" o "No he tenido noticias tuyas desde hace mucho tiempo. ¿Hay algo en lo que pueda ayudarte?"

3. Controlar el tiempo de llamada y mantener el tema de la llamada.

Cuando realizamos una llamada debemos prestar atención a realizar los registros adecuados para evitar olvidar algún dato tras colgar la llamada. teléfono, y no No me vuelvas a contactar. Otra cosa a tener en cuenta: controle el tiempo de sus llamadas telefónicas y manténgalas centradas en el tema. A muchos de nosotros nos gusta levantar el teléfono y empezar a charlar, a menudo sin un tema.

En este caso, también podría decirlo sin rodeos: "¿Cuál es el problema que necesita que resolvamos ahora?", "¿Cuál es su enfoque?", "¿Cree que nuestra comunicación/discusión de hoy termina aquí?" >

Aunque el tiempo ahorrado por una llamada telefónica puede ser sólo de 2 a 3 minutos, si respondes 10 llamadas al día, puedes ahorrar de 7 a 10 horas al mes, lo que equivale a solo 84~120 horas. es mucho tiempo!

4. Filtrar llamadas

A menudo debes encontrar algunas llamadas que no deseas responder. En este momento, necesitas "filtrar llamadas". Primero explique la razón por la que no puede contestar el teléfono ahora, como por ejemplo que está a punto de salir, tiene que ir a una reunión, está hablando de trabajo con su supervisor u otros colegas, etc. Sin embargo, cuando se niegue, debe Sea cortés y acepte volver a llamar o concertar una cita. Cuando la otra parte vuelva a llamar, debe asegurarse su propio tiempo y no dejar una mala impresión a la otra parte.

3.3.1 Cuando te interrumpen

En el anterior "Malentendidos de la Gestión del Tiempo", hemos mencionado cómo aceptar solicitudes, pero cuando nos distraemos por diversas situaciones, ¿cómo deberíamos hacerlo? ¿Cómo manejamos las interrupciones?

1. Las interrupciones de tu jefe

Las interrupciones de tu jefe son las más difíciles de controlar, especialmente cuando estás trabajando duro en un asunto urgente e importante. Sin embargo, si usted es un jefe, primero debería pensar si haría lo mismo con sus subordinados.

A continuación se muestra un ejemplo práctico y consejos sobre cómo afrontar problemas similares:

Hay un empleado que siempre lleva consigo un trabajo que le queda por completar: redactar un informe, comprobar un borrador de informe, o leer la información necesaria, etc. Por un lado, puede aprovechar el tiempo esperando a que su jefe llame o se ocupe de otros asuntos, y por otro lado, puede recordarle a su jefe que su trabajo también es muy importante. Si está ocupado, espera terminar la conversación o arreglar las cosas lo antes posible. En tercer lugar, también puede impresionar a su supervisor por su actitud laboral.

2. Interrupciones de los subordinados

Quizás desees pensar en las siguientes cuestiones relacionadas con la solución de los problemas de los subordinados que interrumpen a sus jefes:

(1) Tener ¿Alguna vez entrenó a su asistente para que recopile posibles interrupciones de otros y se las informe diariamente o una vez por semana?

(2) ¿Incluye reuniones grupales periódicas como parte de su trabajo diario/semanal tanto como sea posible?

(3) ¿Reservas un horario fijo cada día para que tus subordinados te hagan preguntas? Al mismo tiempo, si notas que ciertos horarios de trabajo han cambiado, ¿les indicarás cuándo es más apropiado? ¿reunirse?

(4) ¿Alguna vez ha animado a sus subordinados a hacer preguntas por nota o correo electrónico sin tener que venir a perturbar su trabajo en persona?

(5) ¿Les responde a sus subordinados inmediatamente para que no sientan que tienen que interrumpirlo constantemente para obtener una respuesta inmediata?

3. Interrupciones de compañeros

Cuando tu jefe te interrumpe, solo puedes aceptarlo impotente; cuando tu subordinado te interrumpe, puedes cambiar la forma en que te interrumpe. Sin embargo, lidiar con las interrupciones de colegas o personas del mismo nivel puede requerir un poco más de esfuerzo. Aquí hay algunos puntos clave que debe tener en cuenta:

(1) Ambas partes deben llegar a un consenso de antemano. Debe esforzarse por permanecer entusiasta, comprensivo y dispuesto a ayudar con sus solicitudes, pero también debe hacerles saber que hacerlo a menudo afectará la eficiencia de su trabajo.

(2) No moleste a la otra parte a voluntad. Podrás contactar tranquilamente y con antelación a tus compañeros sobre tus requerimientos, tiempo, etc. Sólo así podrás obtener los mismos rendimientos.

(3) Piensa por qué tu situación de interrupción es incontrolable: ¿No te gusta ofender a los demás? ¿Te gusta estar involucrado en todo? ¿Los demás suelen acudir a usted para pedirle su opinión, haciéndole sentir importante? ¿Se te da mal terminar las visitas de otras personas? ¿Tiene usted el hábito de que otros le consulten periódicamente? ¿Te encanta hablar con los demás todo el tiempo?

Si permites que estos fenómenos continúen, al final no lograrás nada.

Capítulo 9, Formas de ahorrar tiempo

§3.4 Formas de ahorrar tiempo

A veces escuchamos palabras como: "Espera hasta que tenga tiempo" Hazlo otra vez si está vacío”. Esta frase suele significar "espera hasta que no tengas nada importante que hacer antes de hacerlo". Pero, de hecho, no existe el tiempo "vacío". Es posible que tengas tiempo libre, pero no tiempo "vacío".

Durante su tiempo libre, puede tumbarse junto a la piscina y divertirse, pero no es un tiempo "vacío". Cada minuto de tu tiempo es valioso.

Todo aquel que ha logrado el éxito en su carrera tiene un secreto para lograr el éxito: cambiar "ocio" por "no ocio", es decir, no robar el tiempo libre y no codiciar el ocio. Una vez, Einstein organizó la prestigiosa "Academia Olímpica de Ciencias", que aprovechaba el descanso de la tarde para reunirse. Los participantes siempre tomaban tazas de té, bebían té y discutían. Muchas innovaciones científicas que surgieron una tras otra rara vez ocurren después de beber té. . De hecho, en nuestra vida y en nuestro trabajo, mucho tiempo está fragmentado y parte del tiempo se pasa esperando. No es excesivo explicar que el tiempo perdido se puede contar por decenas de miles. Por lo tanto, además de reconocer los malentendidos sobre la gestión del tiempo y dominar algunas habilidades básicas, también recomendamos a todos algunas formas de ahorrar tiempo.

3.4.1 Qué hacer mientras espera

Durante las actividades de un día, es posible que a menudo tenga que esperar, sin importar cuán cuidadosamente planifique. A primera vista, puede parecer que estas horas nunca podrán recuperarse; cuando tienes las manos ocupadas y tienes que esperar, tu decepción sólo aumentará en lugar de disminuir. A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre cómo aprovechar al máximo esos momentos de frustración o aburrimiento.

Lleva un libro a las citas con tu médico para no tener que leer sus revistas u otras cosas inútiles. Un ejecutivo de relaciones públicas que asistió a un seminario dijo a los participantes que guardaba una pila de materiales de lectura junto a su teléfono para poder leerlos cada vez que esperaba que la otra parte contestara el teléfono. Un vendedor que tiene que pasar mucho tiempo en el aeropuerto dijo: "Cada vez que me bajo del avión y recojo mi equipaje, me detengo para hacer una llamada telefónica. Cuando termino la llamada, el equipaje ya ha salido". Mientras pueda usarlo, no pierdas el tiempo”.

No importa dónde esté, Zig siempre intenta traer algo para ver mientras espera en la fila. Linda, una estadounidense, ha abierto una empresa de consultoría y se ocupa de unos 130 casos al año. Viaja por todo el mundo cada año y pasa mucho tiempo en aviones. Linda cree que es importante mantener buenas relaciones con sus clientes, por lo que a menudo utiliza su tiempo en el avión para escribirles notas breves. Ella dijo: "Ya no puedo marcarlo. Me hace muy feliz hacer esto". Una vez, un pasajero en el mismo avión charló con ella mientras esperaba para recoger su equipaje. Le dijo: "Te vi en el avión. Has estado escribiendo notas durante 2 horas y 48 minutos. Me atrevo a decir que tu jefe debe estar orgulloso de ti". Linda respondió: "Yo soy la jefa".

No importa lo eficiente que seas, tú. siempre será el jefe alguien te hace esperar: puede que pierdas el autobús, el metro o el avión, o te encuentres con una parada inesperada, puede que hayas planeado todo con el mayor cuidado posible, pero puede que te quedes atrapado inesperadamente en el aeropuerto; Lo que hacen muchos triunfadores en esta situación es:

llevar un libro para leer; escribir algo; revisar un informe; hacer llamadas telefónicas; dictar cartas en una grabadora, etc.

3.4.2 Operación contratendencia

¿Qué es la operación contratendencia? En Wall Street, un contrario es alguien que vende acciones cuando la mayoría de la gente las está comprando y las compra cuando la mayoría de la gente las está vendiendo; si todo el mundo está esperando y mirando, un contrario es alguien que compra a lo grande y lo vende como loco. En 1980, el estadounidense Ken Cooper escribió un libro con un título muy atractivo: "Keep Turning Left". La esencia de este libro es: "Manténgase alejado de los momentos pico y evite los enjambres".

Usar operaciones contrarias en la gestión del tiempo significa que cuando otros no están haciendo algo, usted debe hacerlo, le ahorrará un mucho tiempo de espera.

Los operadores contrarios cobrarán cheques y realizarán compras cuando no haya nadie haciendo cola, por lo que no cobrarán cheques el viernes por la tarde ni entrarán al supermercado el viernes por la noche. Visitarán el supermercado abierto las 24 horas a las 11 p. m. o a las 6 p. m. 7 am.

Los contrarios realizan el check-out a una hora distinta a la del resto, optando por el check-out automático del hotel: si puedes realizar el check-out antes de que las multitudes aumenten, no deberías hacerlo a las 9 a.m., hay un Larga cola a las 10 en punto.

En la oficina, los contrarios utilizan el fax o la fotocopiadora durante el mediodía, cuando la mayoría de los empleados salen a almorzar.

Los operadores contrarios comerán antes de que la multitud entre al restaurante o después de que la multitud se haya dispersado, etc.

3.4.3 Siguiendo el modelo de interdependencia

Supongamos que alguien te reta a una prueba de fuerza del brazo. El tiempo está limitado a 60 segundos. La regla de la competición es la que gana. derriba al oponente más veces es el ganador. Otra persona que mira le ofrece al ganador una moneda de diez centavos. Después de que ambos bandos tomaron sus posiciones, una feroz batalla estaba a punto de comenzar.

1 Para facilitar la explicación, suponga que la persona lo derribó al principio, pero no se detuvo allí, sino que inmediatamente relajó la presión, permitiéndole derribarlo, y luego él. Una reacción rápida te derriba nuevamente, pero resistes con todas tus fuerzas basándose en tus hábitos pasados.

En este momento, sólo tienes un pensamiento en mente: "¡Quiero ganar!". Tus músculos están tensos y tu concentración es tan intensa que frunces el ceño. Pero cuando estás en un punto muerto. , tú y la persona de repente tenéis una idea. En un instante, descubrí un hecho: ¡cada uno ha ganado 1 centavo! Si le dejas ganar una vez, y luego él te deja ganar una vez, y siguen derribándose, al final de 60 segundos, ambas partes habrán ganado más de 1 centavo... Entonces, ustedes dos trabajan juntos y seguir derribándote Él, su acción de derribarte, golpeándose los brazos hacia adelante y hacia atrás una y otra vez. Al final de los 60 segundos, cada uno ganó 3 yuanes, cambiando la situación en la que solo una persona podía obtener 1 centavo.

La esencia de ganar-ganar es: existe el potencial de cooperación entre las personas, y la cooperación logrará logros mucho mayores que los que los individuos pueden crear por sí solos.

La mayoría de las personas están acostumbradas a juzgar su propia situación perdiendo o ganando. "Ganar" significa que todos los demás tienen que perder. La competencia de ganar o perder en el campo deportivo y la curva de distribución del rendimiento académico. Estamos inculcando en las personas Pensamos que "menos es mejor", por eso miramos la vida a través de este par de lentes de ganar o perder. Si no logramos despertar nuestra conciencia interior, lucharemos hasta la muerte durante toda la vida solo por un tiempo. diez centavos, pero nunca hemos pensado en ello. La cooperación significa ganar más dinero unos para otros. El verdadero significado de "ganar" es lograr objetivos, por lo que si se utiliza la cooperación en lugar de la competencia, se pueden lograr más objetivos en un tiempo efectivo o más corto, e incluso se pueden lograr ganancias inesperadas.

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