Mi empresa no tiene muchos archivos. Pero hay muchos tipos. No sé cómo organizarlo y gestionarlo. ¡Necesita orientación! ! ! Espero que hermanos y hermanas experimentados puedan ayudarme.
¿Cómo se clasifican los archivos?
Las instrucciones de preparación son una explicación del propósito, principios, estructura del sistema, configuración de categorías, método de numeración de documentos, símbolos de identificación y algunos aspectos importantes de esta ley. Es una guía para el uso de esta tabla.
La tabla principal consta de categorías, símbolos de identificación, comentarios, etc.
(A) División y determinación de categorías de primer nivel
La categoría de primer nivel es el nivel más alto de clasificación de entidades de los archivos universitarios. Según las categorías de campo de los archivos universitarios y combinados con la naturaleza de los archivos, se determinan diez categorías de primer nivel. Sus denominaciones, simbología y contenidos principales son los siguientes:
DQ·Fiesta y Misa
Incluyen principalmente escuelas Documentos y materiales generados durante el trabajo del partido y los departamentos de masas.
Gestión XZ
Incluye principalmente documentos y materiales generados en el trabajo de los departamentos funcionales administrativos (excepto asuntos académicos, investigación científica, desarrollo, infraestructura, equipamiento, relaciones exteriores, finanzas y otros departamentos). ).
Docencia JX
Incluye principalmente documentos y materiales formados en la gestión docente y la práctica docente.
Investigación científica de KY
Incluye principalmente documentos y materiales formados durante la gestión de la investigación científica y la práctica de la investigación científica.
Producción de productos y desarrollo tecnológico de CP
Incluye principalmente documentos y materiales formados durante la producción de productos, la gestión y las actividades de desarrollo tecnológico.
JJ Capital Construction
Incluye principalmente documentos y materiales generados durante la gestión de la construcción de capital y la construcción del proyecto.
Instrumentos y equipos SB
Incluye principalmente documentos formados durante la gestión de instrumentos y equipos, solicitud de compra de instrumentos y equipos, desembalaje y aceptación, instalación y puesta en marcha, gestión y uso, mantenimiento y transformación, aplicación de chatarra, etc. Material.
CB Publishing Company
Incluye principalmente documentos y materiales generados durante la gestión editorial y las actividades editoriales.
WS Foreign Affairs
Incluye principalmente diversos documentos y materiales formados en la gestión de asuntos exteriores y actividades de asuntos exteriores.
CK Accounting
Incluye principalmente documentos y materiales generados en la gestión del trabajo financiero y actividades contables.
La categoría de primer nivel se identifica utilizando la primera letra del pinyin chino de la palabra de asunto del nombre de la categoría, como "XZ", que es la abreviatura de "Xingzheng".
(2) El establecimiento e identificación de la segunda categoría
La categoría secundaria es una subdivisión de la categoría de alto nivel. Los estándares de subdivisión se fijan en base a las reglas de formación y características de este tipo de archivos y en combinación con la naturaleza del contenido descrito y reflejado por los archivos. Según el principio unificado, las escuelas pueden seleccionar categorías al azar según circunstancias específicas. Por ejemplo, la categoría secundaria de investigación científica sólo se establece según disciplinas, carreras o proyectos. La forma de elegir un archivo (sala) lo decide cada escuela. De esta manera también se manejará la fijación de categorías secundarias para la producción de productos y el desarrollo tecnológico, la construcción de capital y los instrumentos y equipos. Una vez determinado, no se puede cambiar a voluntad.
La identificación de categorías secundarias adopta un "sistema de dos dígitos". Por ejemplo, "completo" es "11", y otras categorías secundarias son 12, 13...99 en orden, pero los números con "0", como 10 y 20... no se utilizan.
(C) Ampliar y determinar tres categorías
Con base en los principios, el alcance y los métodos para establecer categorías de segundo nivel, cada escuela puede decidir si expandirá las categorías de tercer nivel de acuerdo Las categorías se identifican de la misma manera que los símbolos y las categorías secundarias.