Pasos para organizar las credenciales
Los pasos para organizar los vales son los siguientes:
Recopilar los materiales de los vales:
Primero, los contadores deben recopilar los materiales de las transacciones financieras de la empresa u organización. incluyendo facturas, recibos, extractos bancarios, comprobantes de pago, etc. Estos materiales documentan los ingresos, gastos y otras actividades financieras de una empresa.
Clasificación y archivo:
Archiva los materiales de comprobantes recolectados según diferentes categorías, como ingresos, gastos, activos, pasivos, etc. Esto ayudará con la recopilación y el análisis posteriores.
Preparar comprobantes:
Los comprobantes son registros escritos de transacciones financieras. Los contadores preparan comprobantes en un formato determinado en función de los materiales recopilados. Cada comprobante debe incluir información como la fecha de la transacción, los elementos de la transacción, el monto de la transacción, la cuenta de la transacción, etc.
Rellene el libro mayor de cuentas individuales:
De acuerdo con los comprobantes preparados, el contador debe completar los asientos de transacciones en el libro mayor de cuentas individuales. Los registros de cuentas detallados registran las transacciones específicas de cada cuenta, como cuentas de efectivo, cuentas bancarias, cuentas por cobrar, etc.
Resumen del libro mayor:
Las transacciones en las cuentas de subcuentas se resumen en el libro mayor. El libro mayor es una cuenta grande que refleja los saldos de todos los sujetos de la cuenta. Los contadores deben resumir periódicamente los saldos de las subcuentas en el libro mayor para garantizar la exactitud de los saldos de las cuentas.
Prepare un balance de comprobación:
En el proceso de clasificación de comprobantes, los contadores suelen preparar un balance de comprobación para comprobar si los saldos de las subcuentas y el libro mayor están equilibrados. Un balance de comprobación incluye los totales de débito y crédito, que deben ser iguales para garantizar la exactitud de los libros.
Preparación de estados financieros:
Según los comprobantes y libros de cuentas organizados, los contadores pueden preparar estados financieros, como balances, estados de resultados y estados de flujo de efectivo. Estas declaraciones reflejan la situación financiera y el desempeño operativo de la empresa.
Revisión y verificación:
En el proceso de clasificación de los comprobantes, los contadores deben realizar revisiones y comprobaciones repetidas para garantizar la exactitud y coherencia de los comprobantes, los libros de cuentas y los estados financieros.
Copia de seguridad y archivo:
Después de organizar los comprobantes, los contadores deben realizar una copia de seguridad adecuada de los comprobantes y los documentos financieros relacionados y archivarlos de acuerdo con el período de archivo prescrito. Esto ayuda con futuras auditorías, consultas y declaraciones de impuestos.
Análisis y presentación de informes:
El paso final en la organización de los documentos es analizar la información financiera y preparar los informes financieros correspondientes. Los contadores proporcionan información valiosa para las decisiones comerciales mediante el análisis de datos financieros.
En general, la organización de comprobantes es un eslabón básico en el trabajo contable y es crucial para garantizar la exactitud y confiabilidad de la información financiera. A través de pasos ordenados, los contadores pueden registrar, clasificar y resumir sistemáticamente las transacciones financieras, brindando un fuerte apoyo a la gestión financiera y las decisiones operativas de la empresa.