Método de cuatro pasos para el trabajo diario de proyectos
Primero, define el problema. Al iniciar un proyecto se define el problema, proceso que requiere de tres niveles.
Nivel 1: Conocer y comprender la terminología profesional. Tener una comprensión clara de las definiciones de los términos profesionales involucrados en el problema a través de varios canales, como el trabajo de escritorio y las entrevistas. La información de conocimiento recopilada debe verificarse de forma cruzada para identificar puntos de conocimiento verdaderos y confiables. La siguiente tabla enumera los principales instrumentos de la investigación documental y de la investigación mediante entrevistas.
El segundo nivel: analizar la esencia del problema. En el trabajo, debido a factores como largos períodos de tiempo, asuntos complicados y gran cantidad de personas, a menudo olvidamos el punto de partida del trabajo, provocando así disputas innecesarias. En este momento, debemos volver al origen del problema y analizar la esencia del problema. Formulario de análisis de problemas de McKinsey & Company, también conocido como “Formulario 321” (3W-2S-1R).
El tercer nivel: aclarar el planteamiento del problema. Es un resumen de alto nivel del problema en sí y la solución al problema. En una oración o párrafo, describa claramente el objetivo del problema, el camino para lograrlo y otra información. Se pueden aplicar principios SMART.
Cuando se completa el análisis del problema, significa que el planteamiento del problema está a medio completar. 3W, 2S y 1R en la tabla de análisis del problema tienen una relación correspondiente con el principio SMART utilizado en el planteamiento del problema.
[¡Si! Lista de soporte] s-[Endif]-"Específico": Significa "específico", es decir, al plantear el problema se deben aclarar los puntos clave del problema y no se pueden generalizar. Si mejora, no puede simplemente decir "Quiero perder peso", sino expresarlo como "Quiero perder 5 kilogramos".
[¡Si! Lista de soporte] M-[Endif]-"Measurable": Indica "mensurable", es decir, ya sea el problema en sí o el objetivo a resolver, debe describirse con indicadores cuantitativos tanto como sea posible. Si organiza un curso de capacitación para los empleados, no puede decir "todos han ganado hasta cierto punto", sino que debe cuantificarse como "menos de 85 puntos después del curso, el efecto no es ideal"
[Si ! Lista de soporte] a-[endif]-"realizable": significa "realizable", es decir, hay un plan claro en el planteamiento del problema y el objetivo se puede lograr.
r - “Relevante”: significa “relevante”, es decir, el planteamiento del problema debe estar estrechamente relacionado con el problema inicial.
t - "Por tiempo limitado": significa "por tiempo limitado", es decir, la solución debe ser por tiempo limitado.
En segundo lugar, el tema del desmontaje. Es la clave para resolver problemas complejos, convertir problemas complejos en problemas pequeños y vencerlos uno por uno.
[¡Si! SupportLists] (1) [endif]Puedes utilizar el árbol de temas como herramienta.
1. El árbol de preguntas generalmente tiene 4-5 niveles: el primer nivel - preguntas básicas; el segundo nivel - cuestiones clave; el tercer nivel - subtemas - preguntas detalladas;
2. Los árboles de alimentación comunes incluyen: árboles de alimentación vertical, árboles de alimentación horizontal y árboles de alimentación radial.
3. Dos principios básicos para establecer un árbol de problemas: ①Principio MECE; ②Principio del mismo nivel.
① Principio MECE: Es el primer principio central, propuesto por Barbara Minto, consultora de McKinsey en los años 50, y que se hizo popular en todo el mundo con el libro “Principio de la Pirámide”.
②Principio del mismo nivel: Es un principio derivado del principio MECE. Una misma capa incluye la misma latitud y el mismo nivel.
Misma latitud: Las perspectivas de observar, pensar y expresar las cosas son consistentes. En pocas palabras, significa utilizar el mismo conjunto de estándares de clasificación. Por ejemplo, los mamíferos pueden estar en un árbol temático con pájaros, pero no con mascotas.
Mismo nivel: Orden jerárquico de un sistema en estructura o función. Por ejemplo, finanzas, recursos humanos y ventas son categorías laborales y pertenecen al mismo nivel. El director financiero, el cajero y el contador son ambos hijos de las finanzas y no pueden estar al mismo nivel que recursos humanos y ventas.
4. Hay dos métodos básicos para construir un árbol de problemas: ① de abajo hacia arriba y ② de arriba hacia abajo.
(1) Método ascendente: al igual que construir una casa, comience desde la parte inferior del árbol de problemas, es decir, comience desde el nivel más pequeño de problemas y agregue capa por capa (resumen e inducción). Y finalmente señala los problemas básicos iniciales (Capped), el número de problemas en el nivel subordinado debe ser mayor que el del nivel superior. Cuando se aplica a problemas desconocidos o particularmente complejos, los puntos dispersos se enumeran y luego se resumen. Finalmente, se realizan mejoras basadas en el principio MECE y el principio de hermanos para obtener un árbol de problemas completo.
②Método de arriba hacia abajo: adecuado para áreas familiares. Primero construya el árbol de temas y el tronco, luego refine los detalles. Finalmente, se realizaron modificaciones y mejoras basadas en el principio MECE y el principio del mismo nivel para obtener un árbol de temas completo.
Hay dos métodos básicos en el proceso de uso, el método para mejorar la eficiencia del desmontaje: el método basado en hipótesis. Complete la incertidumbre en el árbol de problemas formulando hipótesis.
(2) Dos conciencias para desmantelar problemas: ① regla 80/20, ② iteración y modificación.
①Regla 80/20: propuesta por el economista Pareto. En resumen, el 80% de los resultados son causados por el 20% de las causas centrales. Por lo tanto, al construir un árbol de problemas, debemos centrarnos en los problemas más importantes y descartar los que no lo son. Habilidades de diferenciación: mida las entradas y salidas de cada problema en el árbol de problemas, céntrese en los problemas de alto rendimiento e ignore los problemas de alto insumo y bajo rendimiento.
② Modificación iterativa: una vez establecido el árbol de problemas, es necesario modificarlo iterativamente de acuerdo con la situación real.
En tercer lugar, resolver el problema. La parte realmente desafiante. 1. Desarrollar soluciones; 2. Desarrollar planes de trabajo; 3. Ejecución del trabajo
Está bien. El árbol de temas es "qué problemas resolver", las soluciones son "cómo resolver estos problemas" y el plan de trabajo es "resolver los problemas de manera rítmica y controlable".
1. El propósito de formular una solución: cómo resolver un pequeño problema y finalmente llegar al destino. Es necesario distinguir las categorías de árboles de problemas (árboles de problemas orientados a la acción y árboles de problemas orientados a los problemas). Los árboles de problemas orientados a la acción pueden transformar directamente los problemas en soluciones y formar una lista de soluciones. Los temas del árbol de temas orientado a problemas son todos un problema y no pueden usarse directamente como una solución. La solución debe refinarse y diseñarse.
2. Elaborar un plan de trabajo. El contenido incluye: ① contenido del trabajo ② división del trabajo ③ cronograma ④ objetivos de trabajo (cuatro elementos centrales) ⑤ requisitos de recursos (personal, fondos, equipos, tecnología y otro apoyo) ⑤ estimación de riesgos.
3. Ejecución de la obra. La parte realmente desafiante. ① Realizar un seguimiento del progreso con regularidad; ② Comunicar el progreso de vez en cuando; ③ Descubrir los problemas a tiempo y solucionarlos a tiempo;
① Realice un seguimiento del progreso con regularidad. Los formularios básicos más comunes son los informes semanales, quincenales y mensuales. Deje claros los requisitos al principio, clasifique los puntos clave y enumere los problemas actuales. Al enviar un correo electrónico, no debe haber tonterías, objetivos claros, prioridades y todos los detalles en un archivo adjunto. Los líderes tienen tiempo para leer, pero no lo hacen.
(2) El progreso de la comunicación es irregular. Comunique el progreso actual con el líder del proyecto de vez en cuando para que las personas se sientan dignas de confianza, brinde cierta orientación y asigne más recursos para completar la tarea. Si no prestas atención al informe, la conclusión final que le des a tus superiores o clientes puede ser completamente diferente al objetivo original.
(3) Descubrir los problemas a tiempo y solucionarlos a tiempo.
En términos de ejecución del trabajo, además de asegurar la ejecución en equipo, también es muy importante la ejecución individual. Cuatro principios para deshacerse de la procrastinación.
Principio 1: No escapar. Algunos procrastinadores tienden a ser perfeccionistas cuyo objetivo es hacer las cosas perfectamente o no hacer nada en absoluto. Esta es una tendencia negativa que hace que las personas caigan en interminables preparativos e imaginaciones. Detrás de ella hay una mentalidad de escape: miedo a intentarlo, miedo al fracaso y miedo a los reveses.
Principio 2 Haz tu mejor esfuerzo. Este es el mejor principio para evitar escapar. Con un plan de trabajo sólido, haga lo que pueda hacer rápidamente en lugar de esperar hasta que todas las condiciones sean las adecuadas.
Principio 3 El espíritu de muerte. Al hacer las cosas, no tenga miedo de tener problemas ni de complicarse las cosas. No importa los problemas que encuentre, debe persistir hasta el final.
Principio 4: Sal de tu zona de confort. La naturaleza humana es buscar ventajas y evitar desventajas, y asegurar la ejecución es luchar contra la inercia y la naturaleza. Desarrollar el hábito de salir de tu zona de confort puede ayudarte a combatir la pereza y ganar fuerza de voluntad para luchar contra la procrastinación.
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Cuarto, revisión resumida.
La reinspección permite a las partes interesadas comprender completamente el progreso actual del trabajo, descubrir rápidamente deficiencias en el trabajo, resumir experiencias y lecciones, precipitar métodos y procesos de trabajo, formular reglas y regulaciones y descubrir nuevas oportunidades.
(1) Tipos de ofertas repetidas: Un determinado puesto de trabajo requiere dos tipos de ofertas repetidas.
1. Regreso al trabajo: resumen y reflexión durante el trabajo. El objetivo principal es aclarar los objetivos laborales y optimizar los métodos de trabajo.
2. Recuperación post-evento: recuperación sumativa una vez finalizado el trabajo.
(2)El proceso de recuperación tiene cuatro pasos.
1. Objetivos de la revisión: Es la base de la revisión. Deja de trabajar y ve dónde está tu objetivo original y hacia dónde te diriges. Los objetivos de la revisión se pueden lograr mediante: ① planteamiento del problema, ② árbol de temas, ③ plan de trabajo.
①El planteamiento del problema es el punto de referencia y punto de partida para resolver un problema. En la revisión real, solo es necesario mostrar la versión final del enunciado de la pregunta a todos los participantes en la revisión y, al mismo tiempo, se debe utilizar el principio SMART para analizar el enunciado de la pregunta. Si no cumple con el principio SMART, la formulación de la pregunta real debe restablecerse según la comprensión y la discusión de todos. Si cumple con el principio SMART, y todos confirman que no hay duda, especialmente los colegas que se unieron a mitad de camino, pueden ingresar a la revisión; del árbol de preguntas.
(2) El árbol de temas es un desmontaje de los objetivos en el enunciado del problema, que resuelve cada tema en el árbol de temas, es decir, la tarea completa. Al reanudar, se debe mostrar la versión completa y final del árbol de temas a todos los participantes para garantizar que todos comprendan los temas del árbol de temas.
③El plan de trabajo tiene cuatro elementos: contenido del trabajo, objetivos del trabajo, división del trabajo y disposición del tiempo. Es necesario garantizar que todos los participantes en la reanudación de la reunión conozcan plenamente estas disposiciones de trabajo.
2. Resultados de la evaluación: Es el sustento de la revisión. La ejecución de este paso está directamente relacionada con el éxito de la revisión posterior. Hay dos tipos de objetos de evaluación: ① evaluación de los resultados del trabajo; ② evaluación del proceso de trabajo.
①Evaluación de resultados del trabajo: Evaluar si el trabajo ha logrado los resultados esperados y si se ha completado a tiempo y con alta calidad. Simplemente enumere los puntos clave del paso "Revisar objetivos" y juzgue si se han completado todos. En las evaluaciones, se pueden poner excusas, culparse unos a otros y culparse unos a otros. Los organizadores deben prestar atención a controlar el lugar y dejar claro que la reunión reanudada es una reunión para descubrir y resolver problemas, no una reunión para echar culpas y competir por créditos.
②Evaluación del proceso de trabajo: Los objetos de esta evaluación siguen siendo el planteamiento del problema, el árbol de problemas y el plan de trabajo. Solo se centra en el "método de cuatro pasos" en sí y analiza si estos métodos se utilizan correctamente durante. el proceso de implementación.
3. Análisis de la causa: es la clave para la reanudación del comercio. Requiere que todos trabajen juntos para descubrir las razones detrás del problema a través de métodos científicos. Una vez completado este paso, la optimización y mejora del paso anterior serán significativas. De lo contrario, se tratarán los síntomas pero no la causa raíz y el problema no se resolverá realmente.
Debido a las grandes diferencias entre los distintos trabajos, no existen pasos muy estándar a seguir para este paso, pero sí algunos comunes.
Métodos: ① Diagrama de espina de pescado ② ⑤ Análisis de causa.
① Diagrama de espina de pescado: También conocido como diagrama de causa y efecto, ayuda a responder “qué causó un problema o fenómeno”. Es un tipo especial de árbol de temas que se puede descomponer según el método del árbol de temas que se utilice.
25 Método de análisis del por qué: Haga una pregunta con cinco preguntas de "por qué" seguidas para descubrir la causa raíz. Aunque se le llama los cinco “porqués”, no hay límite en el número de veces que se puede utilizar hasta llegar a la razón esencial. La clave de este método es tratar de evitar suposiciones subjetivas y engreídas y trampas lógicas, comenzar desde la apariencia, seguir la cadena causal y profundizar sistemáticamente en la raíz del problema, para encontrar contramedidas efectivas a largo plazo en lugar de medidas a corto plazo. -soluciones a plazo.
4. Optimización y mejora. Generalmente existen dos situaciones: ① para los resultados del trabajo, ② para los procesos de trabajo.
① Optimización y mejora de los resultados del trabajo: En circunstancias normales, siempre que se analicen claramente los motivos, básicamente se llamará a la solución.
Lo descubrí. Para problemas que pueden resolverse rápidamente, puede formular directamente un plan de trabajo y contratar mano de obra para resolverlo. Para problemas con dirección o métodos de trabajo insuficientes, es necesario modificar el árbol de problemas y el plan de trabajo, y continuar avanzando por el camino revisado en las condiciones existentes. Las razones sistémicas, como la mejora de los procesos de trabajo, los sistemas de la empresa, etc., pueden dejarse para ser revisadas más adelante y discutidas en detalle. Para resolver este problema, necesitamos iniciar un nuevo elemento de trabajo.
②Optimización y mejora del flujo de trabajo: Este tipo de preguntas son relativamente sencillas y básicamente puedes saber dónde están los problemas durante el proceso de evaluación.
Si se trata de una reanudación del trabajo, podemos modificar el planteamiento del problema, el árbol de problemas y el plan de trabajo, y luego trabajar de acuerdo con el plan actualizado; si se trata de una oferta posterior, aprenderemos lecciones para los "cuatro-; "paso" del proceso del siguiente proyecto.
Verbo (abreviatura de verbo) Consejo final.
El primer paso del "método de los cuatro pasos" es relativamente sencillo, pero también muy importante. Sólo cuando el problema esté verdaderamente aclarado podremos
podremos aclarar la dirección de todo el proyecto. Este método requiere un enfoque paso a paso. Antes de pasar al siguiente paso, averigüe el paso actual. Si se da cada paso paso a paso, el proyecto se completará. Después de comprender y aplicar a fondo el "método de los cuatro pasos", comprendemos el misterio de la metodología de trabajo, por lo que también podemos resumir una metodología que sea más adecuada para nuestro trabajo en función de nuestro propio pensamiento y lógica, para maximizar nuestro trabajo. Eficiencia y sensación de ganancia.