¿Qué debo hacer si no hay factura de reembolso?
(1) Conflicto entre razón y derecho
Cómo reembolsar sin factura puede ser un problema con el que se han encontrado la mayoría de los contables. El "Sistema de reembolso de gastos" de la empresa generalmente estipula que "los gastos deben reembolsarse con facturas". Esta disposición no es estricta por parte del departamento financiero, sino principalmente para cumplir con el requisito fiscal de "controlar los impuestos con facturas". Sin factura no se permite deducir los gastos correspondientes antes del impuesto sobre la renta.
Es innegable que en la realidad hay situaciones en las que se incurre en gastos pero no se pueden obtener las facturas. ¿Cómo solucionarlo? Si se hace hincapié ciegamente en el reembolso mediante billete, inevitablemente se producirá insatisfacción. Si el reembolso mediante bono afecta al normal desarrollo del negocio, ¿cómo debemos afrontarlo?
Por ejemplo, la empresa fue a una zona montañosa remota para realizar un proyecto. No había hoteles ni restaurantes, por lo que la empresa sólo pudo comer y vivir en las casas de los aldeanos locales durante dos o tres meses. . Una vez completado el proyecto, como muestra de gratitud, se entregaron 5.000 yuanes en efectivo a los aldeanos. ¿Cómo obtener una factura por tal gasto? ¿No es razonable no tener una factura?
Pensando en este tema desde una perspectiva lógica normal, la imposibilidad de obtener facturas debido a condiciones limitadas es "razonable", los gastos incurridos con fines comerciales son "razonables" y la imposibilidad de deducir antes de impuestos sin facturas es "legal" y el caso anterior es "razonable". Hay una contradicción en la ley. Ante tal dilema, los contadores deben comprender dos puntos:
(1) En primer lugar, deben cumplir con la "ley" y cumplir con los requisitos fiscales. Esto no cambia según nuestra voluntad personal, ni puede cambiarse debido a circunstancias específicas de empresas individuales.
(2) Los contadores deben actuar desde la perspectiva de la empresa, salvaguardar los intereses de la empresa y argumentar con razón.
(2) No reembolsar facturas
En esta situación, muchas empresas reembolsarán facturas, es decir, utilizarán la factura A para reembolsar los gastos de B. Primero permítanme decir que este método es ilegal e ilegal. Los contadores no pueden sugerir tales prácticas y no deben tolerarlas. El reembolso de gastos debe ser lo más coherente posible con las "cuatro unificaciones", es decir, asientos, resúmenes contables, formularios de aprobación y facturas. Por un lado, esto puede hacer que la contabilidad sea más estandarizada y, por otro, puede evitar riesgos fiscales. Los contables deben insistir en una cosa: reconocer únicamente facturas y no escuchar explicaciones.
Se han producido gastos, pero ¿qué debo hacer si no hay factura? Por ejemplo, un vendedor pide prestado un fondo de reserva pero luego no presenta una factura para su reembolso. Además, si ofrece comisiones, reembolsos y beneficios a los clientes, no podrá llevar las cuentas correctamente. ¿Qué debe hacer si se encuentra con esta situación?
Si el departamento de finanzas enfatiza el reembolso mediante cheque, de lo contrario el dinero se deducirá del salario, un comportamiento tan contundente fácilmente intensificará los conflictos y obviamente no es una comunicación efectiva. ¿Cómo solucionarlo? Se recuerda al personal de contabilidad que preste atención a algunos puntos:
(1) No se sienta abrumado por el impulso del personal empresarial. En primer lugar, permítanme dejar claro que la teoría empresarial parece razonable, pero en realidad no lo es. Los problemas que encuentre su empresa también los encontrarán otras empresas. Siempre que otras empresas puedan operar de manera estandarizada, usted debería poder hacer lo mismo.
(2) ¿Cómo regularlo? El impulso financiero por sí solo no es suficiente porque las finanzas no tienen suficiente autoridad. Si realmente se quiere estandarizar, se debe conseguir el apoyo de los máximos dirigentes, informarles de los riesgos correspondientes y dejar que los máximos dirigentes ejerzan presión.
Muchos empresarios tienen una idea errónea: no hay factura por los gastos incurridos y el personal financiero debería encontrar una manera de solucionarlo. No hay nada que el personal financiero pueda hacer. Es un principio básico que quien solicita el pago debe presentar facturas para su reembolso. El personal financiero debe desempeñar la función de supervisión del reembolso de gastos y no debe exagerar y buscar facturas para liquidar cuentas.
(3) Se puede realizar reembolso sin facturas
Cómo liquidar otras cuentas por cobrar que están a cuenta desde hace mucho tiempo, las sugerencias son las siguientes:
(1) Proporcionado por la persona responsable Si no se puede proporcionar la factura y la empresa reconoce el gasto, el gasto se puede estimar y registrar tentativamente, pero se deben proporcionar las explicaciones correspondientes como prueba. Los gastos que se registren provisionalmente deberán ajustarse al presentar las declaraciones de impuestos y no podrán deducirse antes del impuesto sobre la renta.
(2) Si no se puede demostrar que el gasto realmente se ha incurrido y se determina que otras cuentas por cobrar son irrecuperables, se pueden hacer provisiones para deudas incobrables. Por supuesto, las provisiones por insolvencias no pueden deducirse antes del impuesto sobre la renta.
Popularizar dos conceptos: ① Si se puede realizar el reembolso sin factura; ② Si se pueden deducir los gastos antes del impuesto sobre la renta. Estos dos conceptos son diferentes.
Si se ha incurrido en un gasto y se pueden proporcionar pruebas que lo respalden, no importa si hay una factura o no, el contador debe tratarlo como un gasto. Los requisitos fiscales son más estrictos y exigen no sólo que los gastos se hayan incurrido realmente, sino también que se presenten facturas como prueba de respaldo.
¡Hagamos un resumen! Si el gasto realmente se incurre, incluso si no existe factura, puede tratarse como un gasto en contabilidad, pero no puede deducirse antes del impuesto sobre la renta.
El reembolso de gastos es una tarea importante que no se toma en serio. Es la tarea más común con la que se enfrentan los contadores a diario. Debido a que está muy estandarizada, es muy repetitiva y difícil de realizar, los líderes financieros no le prestan mucha atención. ¿Lo ha pensado alguna vez? El reembolso de gastos representa más del 70% de los comprobantes contables. Mientras los contadores puedan estandarizar el reembolso de gastos, la calidad del trabajo contable básico se puede garantizar en gran medida.