Regulaciones de gestión de registros gubernamentales

Regulaciones sobre gestión de archivos:

Con el fin de fortalecer el trabajo de archivos de oficina, mejorar integralmente el nivel de gestión de archivos de oficina y atender mejor las diversas tareas de la oficina, este sistema está especialmente formulado.

1. Sistema de gestión de archivos y alcance de responsabilidades

1. Sistema de gestión de archivos

(1) La gestión de archivos en la oficina se realiza de acuerdo con el método de gestión jerárquica Bajo el liderazgo del director, se forma una red de gestión de archivos por el subdirector a cargo, la sala de archivos confidenciales y varios departamentos.

(2) La oficina debe establecer una red de gestión de archivos científicos y cada departamento debe identificar personal de archivos a tiempo parcial relativamente estable. Aceptar orientación empresarial de la Oficina de Archivos.

(3) Los miembros de la sala de archivos deben esforzarse por mejorar sus conocimientos y capacidad de trabajo.

2. Alcance de las responsabilidades

(1) La sala de archivos confidenciales es un departamento especializado responsable de la gestión de archivos en la oficina. Sus responsabilidades y autoridades se llevan a cabo de acuerdo con las responsabilidades. del trabajo de archivos de oficina.

(2) El subdirector a cargo de la oficina es específicamente responsable del trabajo de archivos, y la oficina de archivos confidenciales debe informar periódicamente al subdirector a cargo.

(3) Cada departamento debe hacer un buen trabajo en la formación, acumulación y archivo de documentos y materiales para garantizar que los documentos archivados sean completos y precisos.

2. Sistema de archivo

1. Período de almacenamiento del alcance del archivo

(1) Diversos documentos y materiales con valor de conservación completados por la oficina, incluidas las actas gubernamentales. de reuniones ejecutivas, actas de reuniones especiales de la oficina del magistrado del condado, sesiones informativas sobre el trabajo gubernamental, información sobre asuntos gubernamentales, eventos importantes y otros documentos y materiales, así como archivos físicos como placas, están todos dentro del alcance del archivo.

(2) Los tipos de períodos de almacenamiento de archivos de oficina se dividen en permanentes y periódicos, y los períodos periódicos se dividen en tipos de largo plazo (treinta años) y de corto plazo (diez años); Los plazos de conservación de los archivos contables también se dividen en permanente y regular, regular, provisional, de quince años y de veinticinco años.

(3) Todos los archivos con valor de conservación y utilización a largo plazo para la oficina se clasifican como permanentes, y los archivos con valor de utilización dentro de un cierto rango de tiempo se clasifican como a largo plazo y a corto plazo.

2. Tiempo de archivo

Se implementa un sistema de archivo anual: las actas de las reuniones ejecutivas del gobierno, las actas de las reuniones de la oficina especial de los magistrados del condado, las sesiones informativas sobre el trabajo del gobierno, los eventos importantes y la información sobre asuntos gubernamentales. formados durante el trabajo de la oficina están todos incluidos. Dentro del primer trimestre del año siguiente, después de la revisión y aprobación de los jefes de los departamentos pertinentes, serán transferidos a la sala de archivos confidenciales.

3. Requisitos de archivo

(1) Los documentos archivados deben ser sistemáticos, completos y completos.

(2) Los documentos archivados deben reflejar con precisión la verdadera situación y el proceso histórico de las actividades de la oficina.

(3) Los documentos archivados deben ser de alta calidad, duraderos y estar bien redactados.

(4) Cada departamento transferirá los documentos y materiales archivados a la sala de archivos confidenciales después de clasificarlos. ?

4. Procedimientos de archivo

(1) Todos los documentos transferidos a la sala de archivos deben recolectarse, clasificarse y transferirse de acuerdo con los requisitos. Los archivos originales deben entregarse. .

(2) Al trasladarse a la sala de archivos confidenciales, se deben completar los procedimientos de entrega.

3. Utilización de los archivos

1. El trabajo de información de los archivos se centra en atender las diversas tareas de la oficina.

2. Cuando personal ajeno a la oficina u otras unidades revisan los archivos, deben obtener el consentimiento del líder antes de poder verificar. No está permitido ampliar el alcance de la investigación sin autorización.

3. El acceso a documentos confidenciales debe ser aprobado por el líder de la unidad y los documentos confidenciales no pueden copiarse sin autorización.

4. Los lectores de archivos deben cuidar bien los archivos y no deben dañarlos ni contaminarlos. No se les permite realizar modificaciones, círculos o comentarios sobre los archivos. archivo.

IV. Sistema de Almacenamiento de Archivos

1. La sala de archivos confidenciales será administrada por personal dedicado a garantizar la integridad y seguridad de los archivos.

2. Las salas de archivos deben mantenerse ordenadas y equipadas con instalaciones antirrobo, a prueba de fuego, a prueba de altas temperaturas, a prueba de moho, a prueba de humedad, a prueba de insectos y otras instalaciones.

3. Está estrictamente prohibido fumar en la sala de archivos y no se permite almacenar artículos inflamables y explosivos alrededor de la sala de archivos.

5. Sistema de confidencialidad de los archivos

1. El personal de los archivos debe cumplir estrictamente el sistema de confidencialidad del partido y del Estado y hacer un buen trabajo concienzudamente para mantener la confidencialidad de los archivos.

2. El acceso a documentos confidenciales debe ser aprobado por el líder de la unidad y los documentos confidenciales no pueden copiarse sin autorización.

3. El acceso a documentos confidenciales, actas de reuniones y otros archivos debe ser aprobado por el liderazgo de la unidad, y el alcance del acceso no debe ampliarse sin autorización.

4. Si el contenido del expediente implica cuestiones de confidencialidad, no deberá prestarse ni filtrarse.

VI.Sistema de Valoración y Destrucción de Archivos

1. La valoración de archivos debe organizarse y conducirse conforme a la normativa, no permitiéndose a particulares autenticar y destruir archivos arbitrariamente.

2. La destrucción de archivos que hayan perdido su valor de conservación debe ser estrictamente revisada y aprobada. No deben destruirse sin aprobación.

3. Dos o más personas deben ser responsables de la destrucción de los archivos, debiendo anotarse la fecha de destrucción y las firmas en la lista de destrucción.

7. Responsabilidades laborales del personal de archivos

1. Obedecer el liderazgo del director, aceptar la orientación de los departamentos superiores y completar las tareas de este puesto y las tareas asignadas por el. director en tiempo, calidad y cantidad Otras tareas.

2. El archivero confidencial es responsable de ordenar y clasificar los documentos confidenciales, y realizar trabajos de gestión como registro de recibos, distribución de documentos, circulación y préstamo por parte de los líderes.

3. Los corresponsales deben cooperar activamente con el trabajo de los archiveros y entregar los documentos que deben ser aprobados por los líderes a la oficina de liderazgo de manera oportuna y precisa después de que los líderes los hayan revisado. entregado a archiveros confidenciales para su custodia de manera oportuna y no debe alterarse a voluntad. Colocar y descartar archivos. Durante el proceso de transferencia de archivos, debe aumentar su conciencia sobre la confidencialidad y ser muy responsable para garantizar que los archivos no se pierdan ni se dañen.

4. Supervisar al personal relevante de cada departamento para formar, acumular, organizar y archivar documentos y materiales.

5. Los archiveros a tiempo parcial de cada departamento son responsables de formular y clasificar diversos materiales de archivo del departamento de pregrado de acuerdo con el alcance y los requisitos del archivo, y entregar los materiales de archivo a la sala de archivos confidenciales de acuerdo. cumplir con las regulaciones y completar los procedimientos de traspaso para garantizar que las responsabilidades sean claras y los procedimientos completos.

6. El personal de archivos a tiempo parcial de cada departamento acepta la orientación y supervisión de la sala de archivos confidenciales y completa las tareas de sus puestos en tiempo, calidad y cantidad.

Información ampliada:

Medidas de gestión de archivos:

El artículo 1 tiene como objetivo mejorar y fortalecer el trabajo de los archivos municipales, promover la gestión estandarizada de los archivos municipales y brindar un mejor servicio. Con respecto al trabajo municipal y los servicios agrícolas, estas reglas detalladas se formulan de acuerdo con la Ley de Archivos de la República Popular China y la República Popular China, las Medidas de Prueba para el Trabajo de Archivos Municipales y las regulaciones pertinentes, y a la luz de las condiciones reales de nuestra provincia.

Artículo 2 Los archivos municipales se refieren a registros históricos en diversas formas, como textos, gráficos, audio y video, etc., que son valiosos para la preservación y se forman directamente en el trabajo y las actividades comerciales de las agencias municipales, sociales. grupos, empresas e instituciones.

Artículo 3

La gestión administrativa y la gestión de archivos del trabajo de archivos municipales son un vínculo indispensable en el trabajo de los comités del partido y los gobiernos de los municipios, y un trabajo básico importante para la construcción de los municipios. Se debe fortalecer eficazmente el liderazgo, un líder debe estar claramente a cargo, se debe asignar personal de archivos, el trabajo de los archivos debe incluirse en el plan de trabajo y el plan de desarrollo del municipio, los fondos requeridos por el departamento de archivos deben incluirse en el presupuesto financiero del municipio, e incluido en el sistema de responsabilidad de gestión objetivo del líder a cargo.

Garantizar eficazmente que el almacén de archivos, los equipos y las instalaciones de prevención de incendios, robo, humedad, insectos, roedores, polvo, luz, altas temperaturas y otras instalaciones se proporcionan. Los municipios con mejores condiciones económicas deberían tener oficinas y salas de archivo equipadas con armarios de hierro y de madera y equipos técnicos modernos, como fotocopiadoras, ordenadores y cámaras.

Artículo 4: El trabajo de archivos del municipio deberá establecer salas de archivos integrales o archivos bajo el liderazgo del comité del partido del municipio y el gobierno para administrar de forma centralizada los archivos del municipio y las agencias del trabajo de archivos del municipio estarán sujetos; a la gestión administrativa de los archivos del condado (ciudad, distrito) Departamento de supervisión y orientación. La oficina de archivos municipales (biblioteca) debe supervisar y orientar el trabajo de archivo de las empresas, instituciones y comités municipales.

Todo tipo de archivos se ordenan y catalogan según los siguientes métodos:

1. Ordenación y catalogación de documentos y archivos. Los documentos del volumen están ordenados cronológicamente. Para un documento, el original está al frente y el borrador al final, la aprobación al frente y la solicitud de instrucciones al final, y el original al final. delante y el accesorio está detrás. Dentro de una colección, los volúmenes se clasifican primero por año y luego por período de almacenamiento, primero los volúmenes permanentes, luego los volúmenes a largo y corto plazo. Dentro del mismo período de almacenamiento, se organizan según la categoría de comité del partido, la categoría de gobierno, la categoría de Congreso Nacional del Pueblo y la CCPPCh, las categorías de trabajadores, jóvenes y mujeres y las categorías de asociaciones. Dentro de cada categoría, los expedientes del nivel actual se organizan primero. , luego los superiores y luego los subordinados.

2. Ordenación y catalogación de archivos contables. Los archivos contables están ordenados y numerados por año según comprobantes, libros de cuentas, informes financieros y otras cuatro categorías. También puedes dividirlo primero en años y luego organizarlo y numerarlo por categoría. Pero sólo se puede utilizar un método dentro de un municipio.

3. Ordenación y catalogación de archivos científicos y tecnológicos. Los archivos de ciencia y tecnología se dividen en cuatro categorías: productos, investigación, promoción y aplicación científica y tecnológica, construcción de capital y archivos de equipos e instrumentos.

Cada categoría principal está catalogada en el orden de un solo artículo (es decir, un producto, un tema, un proyecto, un instrumento de equipo). Y mantener el sistema y la integridad de sus materiales de documentación para facilitar los requisitos de utilización del usuario.

4. Ordenación y catalogación de archivos de audio y vídeo. Los archivos audiovisuales se organizan en orden cronológico según soportes como fotografías, cintas de audio, cintas de vídeo, CD y discos magnéticos, y se compila un número de serie para cada año.

5. Archivos físicos. Los archivos físicos están organizados según las categorías de objetos honoríficos, sellos abolidos, inscripciones, caligrafía y pinturas, y productos famosos. Están ordenados en orden cronológico y cada uno tiene un número de serie.

6. Los archivos especiales, como los de planificación familiar, matrimonio, registro de hogares, personal, judiciales, de tierras, de seguridad social y otros archivos especiales, deben organizarse, ordenarse y numerarse de acuerdo con las normas pertinentes.

Materiales de referencia:

Enciclopedia Baidu-Medidas de gestión de archivos del municipio