Plan de recepción Resumen de la selección del plan de recepción de la conferencia

Plan de Aceptación 1

Hace unos días, participé en la planificación del proyecto de la serie de actividades "Proyecto de Asistencia Sanitaria a la Población de China". Como planificador principal y director ejecutivo del proyecto, creo profundamente que para organizar con éxito una conferencia a gran escala, todo el personal y los representantes deben comprender claramente el propósito y la importancia del evento. Por lo tanto, he refinado repetidamente el tema, el propósito, el propósito y los objetivos de esta reunión, y ahora los comparto de la siguiente manera:

Tema de la actividad:

Título principal: "Asistencia sanitaria a la población de China Evento "Serie de Proyectos"

Subtítulo: Seminario "Abrazando la Era Saludable" y Ceremonia de Lanzamiento del "Plan de Asistencia"

Banner: Cumplir los deseos de las personas y hacer realidad los sueños humanos.

El cuidado siempre está ahí para ayudar.

Reducir las cargas familiares y hacer que las personas sean felices y saludables.

Objetivo del evento:

Reducir la carga familiar y hacer que las personas sean felices y saludables.

Propósito del evento:

Permitir que los sistemas de salud de planificación familiar en todos los niveles comprendan plenamente el "Proyecto de Asistencia de Salud a la Población de China" y su publicidad y servicios únicos, y eliminar la falta de familiaridad de las personas con el "proyecto de asistencia" y miedo a las elevadas facturas médicas. Establecer una imagen de marca de "la atención siempre está ahí, la asistencia está en todas partes" y servir a la causa de la salud pública, promoviendo así la promoción integral de los "proyectos de ayuda".

Objetivos de la actividad:

1. Número de participantes: 200 personas (teniendo en cuenta factores como el efecto general del evento, costo, número de participantes, ambiente en el lugar, etc., 200 personas es un tamaño ideal).

2. Cosecha esperada: Las unidades y los individuos participantes regresan con una cosecha completa basada en sus esfuerzos improvisados.

3. Dar forma a la imagen: Utilizar diversos productos y servicios para que los beneficiarios recuerden el "proyecto de ayuda" y establezcan una imagen de marca sólida.

4. Comunicación de marca: forme un plan de comunicación de marca maduro y optimícelo y cópielo continuamente.

Para controlar los riesgos y mejorar la eficacia de la reunión, he diseñado con precisión el proceso de la reunión, la gestión in situ y la distribución del lugar. A partir de ahora, cada persona, cada día, cada cosa. y hasta el encuentro Todos, todo, cada minuto. Por ejemplo:

Edición horaria

Consulta varios preparativos a las 07:00.

07:10 Determinar los invitados que pueden participar en la reunión, establecer una base de datos representativa e imprimir el formulario.

07:20 Personal relevante partió del comité organizador con diversos elementos.

Llegué al recinto a las 07:50 y comenzamos los arreglos fuera del sitio.

A las 08:30 horas se iniciará el montaje del recinto y depuración de diversos equipos y redes.

09:10 El diseño del lugar está completo y el personal relevante está en espera.

A las 09:20, los delegados comenzaron a congregarse en la entrada del recinto, esperando entrar.

La entrada comienza a las 09:30 horas. Se cuenta con la etiqueta, la verificación de boletos, el acompañamiento, el alojamiento, los representantes, los expertos y los líderes.

Reproducir vídeo a las 09:50

09:55-10:00 Sonido de fondo

10:00-10:05 Palabras de apertura

10:05-10:07 Cuando entre el líder de la escolta, se jugará la "Marcha Radesky".

10:07-10:20 Discurso del líder

10:20 Flores

10:20-10:22 Tan pronto como el líder de la escolta abandona el escenario , toca “Exit Music” ".

Hospedaje 10:22-10:25

10:25-10:27 El capitán de la guardia toca "Radesky March".

10:27-10:35 Discurso del Líder No. 2

10:35 Flores

10:35-10:37 Líder del Equipo de Escolta No. 2 para salir, reproduzca "Salir de la música".

10:37-11:10Discurso de experto: "Abrazando la era saludable"

11:10-11:30Demostración del producto

11:30-11: 40 representantes de pilotos aceptan donaciones y los líderes emiten placas/licencias.

11:40-12:00 Discursos de los destinatarios (4 personas)

12:00-12:05 Los líderes se van y tocan “música posterior a la reunión”

Los delegados asistieron al banquete del almuerzo.

12:15-12:20 Líder del Comité Organizador: Brindis.

El área de exhibición de productos/banquete del almuerzo y el área de experiencia comenzarán de 12:20 a 13:30.

13:30-14:00 Despedida de invitados.

Limpieza del lugar a las 14:00

Plan de recepción 2

(1) El significado del plan de recepción de la conferencia

La recepción de la conferencia El plan se refiere a la organización Redacción de las actividades de recepción y asuntos específicos de los participantes, como la bienvenida a los invitados, la alimentación, el alojamiento, el transporte, los viajes, el entretenimiento, etc. Pertenece al plan de planificación del tema de la conferencia y puede incluirse en el plan general de la conferencia o redactarse por separado como un archivo adjunto al plan general de la conferencia.

(2) Contenidos básicos del plan de recepción de conferencias

1. Objetos de recepción y motivos de la recepción. Hay muchos tipos de objetos de recepción para conferencias, incluidos líderes superiores, funcionarios gubernamentales, coorganizadores y unidades de apoyo, invitados especiales, miembros de la conferencia (formales y sin derecho a voto), expositores, comerciantes, audiencias generales y reporteros de los medios, etc. Algunas personas visitan el país como delegaciones gubernamentales, otras participan en delegaciones conjuntas y otras asisten, participan y visitan a título individual. Cada plan de recepción debe estar escrito claramente con objetivos específicos. Al mismo tiempo, deberá explicar brevemente por qué lo recibió, es decir, el motivo, finalidad y significado de recibirlo.

2. Política de acogida. La política de recepción es el principio general y la ideología rectora de la recepción de conferencias. La política de recepción debe determinarse en función de los objetivos de la conferencia, los requisitos de la organización líder de la conferencia para el trabajo de recepción y la situación específica de los participantes.

3. Recibir especificaciones. Esto incluye la identidad de las personas presentes cuando el organizador da la bienvenida, entretiene, visita, acompaña y despide a los participantes, así como las condiciones de alojamiento dispuestas por el organizador.

4. Contenido de la recepción. Incluyendo recogida en el aeropuerto, alojamiento, ceremonia de bienvenida, banquetes, visitas, servicios de traducción, entretenimiento cultural, visitas turísticas, animación de fiestas, venta de entradas, despedida, etc.

5. Horario de recepción. Escriba un cronograma para las diversas actividades de recepción.

6. Responsabilidad de recepción. Aclarar las responsabilidades específicas de los departamentos y del personal responsable de la recepción. Para actividades de conferencias a gran escala, se pueden establecer grupos de trabajo como el grupo de registro, el grupo de visitas turísticas y el grupo de venta de boletos para que sean responsables de la recogida en el aeropuerto, el registro, las visitas turísticas y el enlace de venta de boletos en el viaje de regreso de los participantes.

7. Gastos de recepción. Indique los costos de alojamiento y transporte de los participantes, que a veces incluyen el costo de organizar visitas, visitas turísticas y espectáculos artísticos. Las actividades de la conferencia relacionadas con el extranjero también incluyen una cierta cantidad de obsequios. Generalmente esta parte no está escrita en el plan de recepción anunciado al mundo exterior.

Plan de recepción 3

1. Procedimientos de recepción del departamento comercial:

Después de obtener la información de que el cliente tiene una reunión en el hotel, el departamento comercial debe comience a realizar el siguiente trabajo:

1. Comuníquese con la persona a cargo de la reunión de manera oportuna.

(1) Comprenda claramente la naturaleza de la reunión (ya sea una recepción de estudio geológico o un evento de negocios, si asistirán invitados importantes, etc.) y su contenido (incluido: hora, número de personas, número de salones requeridos, lugar, equipo, formato, transporte y otros requisitos especiales, etc.);

(2) Si se trata de una recepción de reunión importante y de gran escala, después de acordar la recepción detalles con el cliente, informe la situación al supervisor del departamento de manera oportuna, y el departamento El supervisor lleva a cabo una reunión de coordinación para coordinar la recepción de toda la reunión.

2. Determinar el número de lugares y salas de reuniones.

Durante el proceso de negociación de la reunión, es necesario discutir los detalles de la reunión en detalle con la persona específica a cargo de la parte de la reunión y mantener registros. En particular, es necesario determinar lo antes posible. posible si existe un lugar y una habitación adecuados a las necesidades del huésped. Cuando se confirma que el lugar y las habitaciones se pueden proporcionar de acuerdo con los requisitos del cliente, se debe enviar una notificación para reservar el lugar y las habitaciones al Departamento de Alimentos y Bebidas y al Departamento de Limpieza.

3. Negociar el precio

Después de confirmar que no hay problemas con el lugar y la disposición de las habitaciones, proporcione al cliente un precio claro basado en la situación real. Si el evento incluye mucho contenido, algunos precios deberán ajustarse y equilibrarse con los departamentos pertinentes.

La política de precios es relativamente fija. Si excede su autoridad, debe preguntarle a su supervisor inmediatamente.

4. Firmar el acuerdo de conferencia y cobrar el depósito de la conferencia.

Después de que la parte de la reunión confirme todos los detalles de la reunión, ambas partes firman un acuerdo de reunión de acuerdo con los requisitos y compromisos, y cobran el depósito de la reunión correspondiente de acuerdo con el acuerdo.

5. Emitir un aviso de recepción de reunión.

Después de firmar el acuerdo de reunión, complete el aviso de recepción de la reunión según el contenido específico y los detalles relevantes negociados por ambas partes, y entréguelo a cada departamento después de la verificación y guarde los documentos de la reunión;

6. Recepción de la reunión

Después de emitir el aviso de recepción de la conferencia, debe mantenerse en contacto con la persona a cargo de la conferencia y los departamentos pertinentes del hotel en cualquier momento, coordinar el diseño del lugar. y realizar un seguimiento del progreso de la conferencia;

7. Pago de la conferencia

Al final de la reunión, si el cliente paga la factura, el departamento de ventas y el departamento de finanzas cobrarán. la cuenta, y el departamento de catering brindará asistencia;

8. Conocer y despedirse

Despedida de los líderes del grupo de reunión y de la reunión La persona a cargo dejará hermosos sentimientos. a los invitados; al mismo tiempo, regale exquisitos souvenirs al responsable de la conferencia para profundizar la amistad;

9. La reunión ha terminado

Convocar una reunión resumen según sea necesario. después de la reunión, analice las ganancias y pérdidas de la recepción de la conferencia y envíe las opiniones de los clientes a los departamentos pertinentes. Al mismo tiempo, el departamento de ventas debe hacer un buen trabajo archivando los materiales de retiro; para las actividades de recepción de conferencias de interés periodístico, los artículos se pueden escribir y enviar a los medios para su publicación.

2. Procedimientos de recepción del Departamento de Limpieza:

Después de recibir el aviso de recepción de la reunión del Departamento de Ventas, el Departamento de Limpieza debe:

1. recepción

(1) Conocer y comprender el contenido del aviso de recepción de la reunión

(2) Comprender el método de liquidación, los elementos de cobro, la persona de contacto y el firmante de la tarifa <; /p>

(3) Determinar si es necesario disponer de salas de conferencias, el número y horario de las mismas, y comprender si es necesario abrir llamadas de larga distancia, retirar bebidas y agregar camas extra;

(4) Implementar los estándares de flores y frutas de la habitación, tarjetas de presentación del gerente general y tarjetas de felicitación.

(5) Confirmar si los invitados toman el ascensor exclusivo y si llegan en lotes; /p>

(6) Responsable de distribuir tarjetas de habitación al recibir a los huéspedes en el check-in.

2. Sala de reuniones

Disponer la sala correspondiente según las necesidades de recepción de la reunión. Cuando los recursos de las habitaciones son suficientes, la disposición de las habitaciones debe centralizarse y se puede optar por organizar habitaciones en habitaciones similares.

3. Vacante de reunión

Confirmar la reserva de sala para la reunión. Después de confirmar la habitación específica, ingrese la reserva en la computadora y confirme el número de habitación.

4. Registro de check-in de los invitados a la conferencia

(1) El día antes de la llegada de los invitados a la conferencia, confirme la sala de recepción de la conferencia con el departamento de ventas, organice la sala al menos una. el día anterior y preparar a los invitados antes del check-in. Todo el trabajo de preparación;

(2) Antes de que lleguen los invitados a la reunión, prepare tarjetas de habitación y hojas de asignación de reuniones del equipo para invitados importantes, tarjetas de habitación, tarjetas de bienvenida, y los formularios de inscripción se pueden enviar al asistente del lobby. El subgerente de turno revisará la habitación antes de que llegue el invitado para asegurarse de que esté en condiciones normales;

(3) Después de que los invitados a la conferencia lleguen al hotel, deben registrarse de acuerdo con los arreglos de recepción de la conferencia y los procedimientos normales de recepción. El botones entregará el equipaje de los invitados con prontitud. Si tiene alguna pregunta, comuníquese oportunamente con la persona encargada de la recepción de reuniones del departamento de ventas.

5. Los invitados que asistan a la reunión abandonan la tienda.

(1) El conserje recibe información y ayuda a los huéspedes a recibir y entregar el equipaje de manera oportuna.

(2) El cajero realiza el check out rápidamente; (3) Ayuda a los huéspedes a organizar los vehículos.

6. Preste atención a los hábitos de consumo de los huéspedes importantes y recopile y organice datos históricos de los huéspedes.

Tres. Proceso de recepción del departamento de catering

Después de recibir el aviso de recepción de la reunión del Departamento de marketing, el Departamento de catering debe:

1 prepararse para la recepción de la reunión

(1. ) Mantener buenos registros, comprender con precisión la unidad anfitriona, la hora, la ubicación, el número de personas, el formato, los estándares de recepción y los requisitos especiales relacionados de la reunión de acuerdo con el aviso de recepción de la reunión, y transmitir la información de recepción paso a paso;

(2) De acuerdo con el aviso de recepción de la reunión y La parte de la reunión requiere que el lugar de la reunión se organice al menos con medio día de anticipación;

(3) El supervisor del banquete debe verificar la reunión previa preparativos (si los canales de la conferencia son fluidos, las instalaciones de la conferencia están ubicadas y limpias, el estado funcional del equipo de audio eléctrico y la calidad del diseño del lugar, perspectiva mental del personal de servicio, etc.). ) De acuerdo con los estándares de servicio del hotel y los requisitos del cliente, rectifique los problemas de inmediato para evitar omisiones;

(4) Haga un seguimiento con la parte de la reunión y la persona de contacto de la reunión del departamento de ventas con dos días de anticipación para determinar el café de la reunión. Se realizan descansos, precios de comidas y solicitudes especiales y se reservan áreas de comedor para los invitados a la conferencia.

2. En la recepción de la reunión

(1) Haga arreglos para que llegue personal de excelente etiqueta 40 minutos antes de la reunión para guiar a los invitados;

( 2) Seguimiento Proporcionar servicios de conferencia y ayudar a los invitados a manejar asuntos especiales durante la conferencia;

(3) Ayudar al contacto de la conferencia del departamento de ventas y al cajero del departamento de finanzas a ordenar las cuentas de la conferencia de manera oportuna y preparar para llegar a un acuerdo con la persona a cargo de la fiesta de la conferencia.

3. La reunión ha terminado

(1) El personal de servicio de banquetes dará seguimiento al pago de la reunión

(2) Ayudará a los invitados; para ordenar los elementos que quedaron de la reunión.

4. Reunión, cena y despedida

(1) Acompañar a los invitados a las comidas y brindar un servicio de calidad;

(2) Hacer un buen trabajo en el pago de las comidas. .

5. Despedida

(1) Despedir a los invitados de la conferencia y dejarlos con un buen sentimiento

(2) Si los invitados se quedan después; saliendo del hotel Para artículos de valor, el huésped debe ser contactado e intercambiado lo antes posible.

6.Organizar la información de los clientes de la reunión y resumir las ganancias y pérdidas de la recepción de la reunión.

4. Otros departamentos relevantes, consulte el aviso de recepción de reunión emitido por el departamento de ventas y realice el trabajo de recepción correspondiente.

Plan de recepción 4

1. Antes de la reunión

1 Negociar con el organizador de la reunión para comprender los requisitos de la reunión y los servicios requeridos.

2. Proporcionar vuelo, billete de avión, hotel, lugar de celebración, transporte y otra información. Satisfacer necesidades y desarrollar un plan de reuniones completo para reuniones.

3. Asignar una persona dedicada para ayudar al cliente en la inspección del catering, alojamiento, lugar, turismo, entretenimiento y otros aspectos relacionados del lugar.

4. Determinar el plan, firmar el contrato y realizar el pago por adelantado.

En segundo lugar, durante la conferencia

1. Recepción de la conferencia: personas dedicadas son responsables de la etiqueta, la recogida y los servicios de relaciones públicas en el aeropuerto y la estación. Coloque AM de bienvenida, carteles de bienvenida, mostradores de registro, carteles, etc. en hoteles y salas de conferencias con antelación.

2. Preparación previa a la reunión: prepare los materiales de la reunión, los suministros para la reunión, los discursos de la reunión y otros elementos relacionados con la reunión necesarios para la reunión.

3. Lugar: Alguien irá a la sala de conferencias para comprobar las pancartas, iluminación, sonido, té, etc.

4. Alojamiento para la conferencia: confirme el piso y el número de la sala y pregunte si existen requisitos especiales.

5. Catering de conferencias: horario de comida, normas de comida, confirmación de invitados especiales (musulmanes).

6. Tour de conferencia: confirme el itinerario, el uso del automóvil y si el guía turístico agregará atracciones.

7. Entretenimiento de conferencias: Confirmación de las formas de consumo de entretenimiento, estándares de consumo y ubicaciones de entretenimiento.

8. Servicios de conferencia: los delegados que asistan a la conferencia tomarán fotografías y brindarán servicios de secretaría y relacionados a los delegados.

En tercer lugar, después de la reunión

1. Liquidación: proporcione detalles detallados de gastos e instrucciones durante la reunión y asigne una persona dedicada para verificar y liquidar con el cliente.

2. Información: recopile información después de la reunión y cree una libreta o lista de direcciones de la reunión según los requisitos del cliente.

3. Foto de grupo: Durante la reunión, los participantes se tomarán una foto de grupo, la imprimirán y se la enviarán a cada participante como recuerdo antes de finalizar la reunión.

Plan de recepción: selección y resumen de artículos sobre el plan de recepción de la conferencia;

1.3 Plan de recepción de la conferencia

2. Tres artículos de muestra sobre el plan de recepción de la conferencia

3. Ensayo de muestra sobre el plan de recepción de la conferencia

4. Ensayo de muestra sobre la realización del plan de recepción de la conferencia

5.

6. Plan de demostración de recepción oficial

7. Plan de trabajo de recepción gubernamental

8. Muestra de plan de recepción empresarial

9.3 artículos sobre reuniones. Modelo de artículo de plan

10 Modelo de artículo de plan de recepción de asuntos exteriores