Crear una cuenta
Antes de utilizar el sistema, primero debemos crear el conjunto de cuentas de nuestra empresa.
(1) Proceso de operación.
Inicie sesión en la administración del sistema, como se muestra en la Figura 3-2-1.
Figura 3-2-1
(2) Después de iniciar sesión en la administración del sistema, se muestra la siguiente interfaz, como se muestra en la Figura 3-2-2.
(3) Haga clic en Registrar en el menú del sistema y el sistema aparecerá como se muestra en la Figura 3-2-3.
(4) Ingrese "admin" en el campo "Operador" e ingrese la contraseña del administrador del operador en el campo "Contraseña". Puede registrarse como administrador del sistema e ingresar a la administración del sistema. Después de registrarse exitosamente, haga clic en el menú "Conjunto de cuentas" en la Figura 3-2-2, seleccione "Nuevo", ingrese a la función de conjunto de cuentas de nueva empresa y muestre la interfaz de entrada del nuevo conjunto de cuentas. La interfaz se muestra en la Figura 3-2-4.
Figura 3-2-2
Figura 3-2-3
Figura 3-2-4
Los pasos de operación son de la siguiente manera:
Paso uno: Ingrese la información del nuevo conjunto de cuentas, que se utiliza para registrar la información básica del nuevo conjunto de cuentas. Las descripciones de las columnas en la interfaz son las siguientes:
◆Conjuntos de A/C guardados: esta columna mostrará los conjuntos de A/C existentes en forma de un cuadro desplegable. Los usuarios solo pueden consultarlos y. no puede introducirlos ni modificarlos. Su función es comprender el conjunto de cuentas existente al crear un nuevo conjunto de cuentas y evitar la duplicación de la creación al crear un nuevo conjunto de cuentas.
◆A/No. (A): Se utiliza para ingresar el número del nuevo conjunto de cuentas, que puede tener tres dígitos (solo puede ser un número entre 001 y 999 y no puede ser el número del conjunto de cuentas guardado).
◆Nombre del conjunto de cuentas (n): se utiliza para ingresar el nombre del nuevo conjunto de cuentas y se usa para identificar la información del nuevo conjunto de cuentas (generalmente identificado por el nombre de la empresa requerido por el usuario); Puede ingresar 40 caracteres.
◆Ruta del conjunto de A/C (P): Se utiliza para ingresar la ruta de guardado del nuevo conjunto de A/C. Debe ser ingresada por el usuario y puede ingresarse por referencia, pero no puede ser una. disco en la ruta de red. Haga clic en el icono de referencia para abrir el cuadro de diálogo "Ruta de almacenamiento establecida de cuenta", como se muestra en la Figura 3-2-5. Seleccione la unidad y la carpeta de destino apropiadas y el sistema almacenará los datos del conjunto de A/C de acuerdo con la ruta de almacenamiento seleccionada.
Figura 3-2-5
◆Activar período contable (Y): Ingrese la fecha en que se activa el nuevo sistema contable requerido;
Dado que el período contable real de la empresa puede ser inconsistente con la fecha natural normal, el sistema proporciona esta función para su configuración. Después de ingresar a la interfaz de activación del período contable, haga clic en el botón de configuración del período contable en la Figura 3-2-4 y el sistema abrirá la interfaz de creación de cuentas y calendario contable, como se muestra en la Figura 3-2-6. De acuerdo con la configuración anterior "Habilitar período contable", el sistema marca automáticamente las fechas anteriores al mes habilitado como la parte no modificable y marca las fechas posteriores al mes habilitado como la parte modificable. Los usuarios pueden configurarlo como deseen (se recomienda configurar la fecha natural).
◇ Conjunto de cuentas de grupo: solo el conjunto de cuentas de grupo puede habilitar el sistema financiero del grupo. Si es un conjunto de cuentas de grupo, el módulo de libro mayor no se puede habilitar. Los grupos no corporativos no seleccionan esta opción.
Figura 3-2-6
Después de completar la entrada, haga clic en el botón Siguiente (>) para continuar con el segundo paso de configuración.
Paso 2: Introduce la información de la empresa. Se utiliza para registrar la información básica de la empresa, incluido el nombre de la empresa, la abreviatura de la empresa, la dirección de la empresa, el representante legal, el código postal, el número de teléfono, el número de fax, la dirección de correo electrónico, el número de identificación fiscal, comentarios y otra información. Se debe ingresar el nombre de la empresa, pero se puede ingresar o no otra información. La interfaz se muestra en la Figura 3-2-7.
Paso 3: Introduce la información contable. Se utiliza para registrar la información contable básica de la empresa, incluido el código de moneda estándar, la unidad monetaria estándar, el administrador de cuentas, la naturaleza de la industria, el tipo de empresa, si se deben preestablecer cuentas por industria, etc. La interfaz se muestra en la Figura 3-2-8.
Figura 3-2-7
◆Código de moneda fundamental (C): se utiliza para ingresar el código de moneda funcional utilizado en el nuevo conjunto de libros, por ejemplo: el código de RMB es RMB.
◆Nombre de moneda fundamental (M): se utiliza para ingresar el nombre de la moneda funcional utilizada en el nuevo sistema contable requerido;
◆Tipo de empresa (Y): los usuarios deben seleccionar e ingresar el tipo que sea igual o más cercano a su propio tipo de empresa en el cuadro desplegable (seleccione "Industria" en esta versión).
◆Naturaleza de la Industria (k): El usuario debe ingresar la naturaleza de la industria de la empresa a través del cuadro desplegable.
El software UFIDA U8 proporciona nuevos temas de sistemas de contabilidad para empresas industriales, circulación de productos básicos, turismo y restauración, empresas de construcción, inversión extranjera, transporte ferroviario, cooperación exterior, bienes raíces, transporte, transporte de aviación civil, empresas financieras, empresas de seguros, correos y telecomunicaciones. empresas agrícolas, sociedades anónimas, exploración geológica, empresas en general, empresas científicas, hospitales, unidades de construcción, semillas, reservas materiales nacionales, escuelas primarias y secundarias y universidades. Seleccione la naturaleza de la industria que se aplica a su organización. Las unidades que implementen el sistema de contabilidad para instituciones públicas pueden elegir "Negocios Generales", y las unidades que implementen el sistema de contabilidad para unidades de exploración geológica pueden elegir "Exploración Geológica". Esto determina si se deben preestablecer cuentas de acuerdo con la naturaleza de la industria en el siguiente paso. El sistema preparará previamente algunos informes específicos de la industria según la selección del usuario.
Figura 3-2-8
◆Administrador de Cuenta (H): Se utiliza para confirmar el administrador de cuenta de la nueva cuenta. El usuario solo puede seleccionar e ingresar a través del menú desplegable. caja.
◆Cuentas preestablecidas según la naturaleza de la industria: esta columna es una casilla de verificación. Si el usuario desea que el sistema preestablezca las cuentas estándar de primer nivel para su industria, debe marcar esta columna e ingresar al módulo del libro mayor. La cuenta será configurada automáticamente por el sistema; si no se selecciona, el usuario configurará la cuenta. cuenta por sí mismo (opción recomendada).
Paso 4: Ingresa las opciones de información básica. La interfaz se muestra en la Figura 3-2-9.
Figura 3-2-9
◆Clasificación de inventario (v): Si la empresa tiene una gran cantidad de inventario con una amplia variedad de inventario, puede marcar la opción de clasificación de inventario para indicar que el inventario necesita ser clasificado y administrado. Si la empresa tiene un inventario pequeño y una sola categoría, puede optar por no clasificar el inventario;
◆Si los clientes están clasificados (c): Si la empresa tiene muchos clientes y desea realizar una gestión clasificada, puede marcar la opción de clasificación de clientes para indicar que los clientes necesitan ser clasificados y gestionados. ; si la empresa tiene relativamente pocos clientes, puede elegir una clasificación de clientes incorrecta.
◆Clasificación de proveedores (p): Si la empresa tiene muchos proveedores y quiere realizar una gestión clasificada, puede marcar la opción de clasificación de proveedores para indicar que se deben clasificar y gestionar los proveedores si son proveedores de la empresa; son relativamente Si no, puede optar por no clasificar a los proveedores.
◆Si la empresa tiene negocios en moneda extranjera, puede marcar esta opción; de lo contrario, no podrá seleccionar esta opción.
Paso 5: Haga clic en Finalizar (F) para abrir el sistema, como se muestra en la Figura 3-2-10.
Figura 3-2-10
Haga clic en [Sí] para completar la creación del nuevo conjunto de cuentas e ingresar el esquema de codificación.
(5) Establecer el esquema de codificación
Para facilitar la contabilidad, las estadísticas y la gestión jerárquicas de los usuarios, el sistema puede establecer la codificación de los datos básicos de forma jerárquica. Los contenidos que se pueden configurar jerárquicamente incluyen: código de cuenta, código de departamento, código de clasificación de inventario, código de clasificación regional, código de método de liquidación, código de ubicación, código de categoría de envío y recepción, archivo de equipo, archivo de clasificación del centro de responsabilidad, archivo de clasificación de elementos del proyecto, autoridad del cliente grupo, grupo de autoridad comercial de suministro, grupo de autoridad de inventario, etc. Los ajustes de los niveles de codificación y las longitudes de codificación en todos los niveles determinarán cómo las unidades de usuario compilan la cantidad de datos básicos, formando así la base para la contabilidad, las estadísticas y la gestión a nivel de usuario. Dado que la contabilidad de gastos de los proyectos de estudios geológicos de tierras y recursos requiere al menos cuatro niveles de cuentas de gastos, y los otros dos niveles se pueden cumplir mediante funciones auxiliares, se recomienda establecer el "Nivel de codificación de cuentas" en el sexto nivel; La función "Contabilidad de departamento" se utiliza para configurar los "Métodos de trabajo", por lo que se recomienda establecer el nivel de codificación del departamento en el nivel dos. El esquema de codificación de clasificación se muestra en la Figura 3-2-11.
㈥Definición de precisión de los datos
Después de configurar el esquema de codificación de clasificación, haga clic en Guardar (S) en la Figura 3-2-11 y luego haga clic en Figura 3-2-11 Guardar (X ) para ingresar al siguiente paso de definición de la precisión de los datos.
Figura 3-2-11
Dado que los usuarios tienen diferentes requisitos para la precisión contable de cantidades y unidades, para satisfacer las diferentes necesidades de los usuarios, el sistema proporciona la función de Personalización de la precisión de los datos. La precisión de los datos que debe establecerse en la parte de gestión del sistema incluye principalmente: decimales de la cantidad de inventario, decimales del precio unitario del inventario, decimales del precio unitario de facturación, decimales del número de piezas, decimales de la tasa de conversión y decimales del tipo impositivo. Los usuarios pueden configurarlo según la situación real de la empresa. El sistema tiene por defecto 2 dígitos y el valor mínimo se puede establecer en 6 dígitos. La interfaz se muestra en la Figura 3-2-12.
(7) Activación del sistema
Después de configurar la definición de precisión de los datos, haga clic en el elemento de confirmación en la Figura 3-2-12 y el sistema abrirá automáticamente la Figura 2-13. Se recomienda configurar el sistema directamente. Si desea continuar directamente con el siguiente paso, haga clic en Sí (Y) en la Figura 3-2-13.
Figura 3-2-12
Figura 3-2-13
Ingrese a la interfaz de activación del sistema, como se muestra en la Figura 3-2-14.
Los pasos específicos son los siguientes:
Paso 1: Seleccione el sistema a habilitar y marque la casilla (no seleccione un sistema que no sea utilizado o necesario por la empresa, de lo contrario, el sistema de libro mayor no puede realizar el pago);
Figura 3-2-14
Paso 2: Ingrese el año y el mes para activar el período contable;
Paso 3: Siga las indicaciones del sistema. Presione Confirmar y Sí (Y), y luego presione Salir en el menú de la Figura 3-2-14 para completar la configuración de todo el nuevo conjunto de cuentas.
En segundo lugar, establezca cuentas anuales
Al utilizar software de contabilidad computarizado, los usuarios no sólo pueden crear múltiples conjuntos de cuentas, sino también almacenar muchos años de contabilidad en cada conjunto de datos de cuentas. De esta manera, solo necesita configurar las rutas del sistema correspondientes para operar con datos de diferentes unidades contables y diferentes períodos. Y debido a que el sistema guarda automáticamente datos históricos para diferentes años fiscales, es particularmente conveniente consultar y utilizar datos históricos. comparar y analizar datos históricos. El establecimiento del conjunto de cuentas anuales se basa en el conjunto de cuentas anuales existente. Mediante el establecimiento del conjunto de cuentas anuales, la información básica del archivo del conjunto de cuentas del año anterior se transfiere automáticamente al conjunto de cuentas del nuevo año. Una vez completada la operación de transferencia de la cuenta anual, el saldo y otra información del año anterior deben transferirse automáticamente del año anterior a la nueva cuenta anual del año siguiente.
Los pasos de la operación son los siguientes:
Paso 1: El usuario primero debe registrarse como administrador de cuentas, seleccionar la hora y el año anterior en el que se debe crear el nuevo conjunto de cuentas anuales. establecido y acceda a la interfaz de gestión del sistema. Por ejemplo, necesita crear una nueva cuenta 2007 para la cuenta de prueba 002. En este momento, necesita registrar una cuenta 2006 para el conjunto de cuentas 002.
Paso 2: Haga clic en el menú [Creación de cuenta anual] en la interfaz de administración del sistema para ingresar a la función de creación de cuenta anual.
Paso 3: Aparece la interfaz de creación de cuenta anual. Hay dos columnas en la interfaz: conjunto de cuentas y año fiscal, las cuales son predeterminadas y no se pueden modificar en este momento. Si necesita realizar ajustes, haga clic en [Abandonar] para volver a registrarse e iniciar sesión. Si confirma que desea crear una nueva cuenta anual, haga clic en "Aceptar"; si desea dejar de establecer una cuenta anual, haga clic en el botón "Cancelar". Como se muestra en la Figura 3-2-15.
Figura 3-2-15
Las operaciones específicas de establecimiento de una cuenta anual no se presentarán en detalle aquí. Para métodos de operación específicos, consulte el manual de instrucciones proporcionado con el software adquirido.