Procesos y técnicas para la conciliación de cuentas por cobrar

1. Proceso de conciliación de cuentas por cobrar

1 Para los clientes que necesitan conciliar, el personal de ventas debe informar a Cuentas. Cuentas por cobrar El contador de cuentas solicita un estado de cuenta.

2. Los contadores deben exportar los estados de cuenta de los clientes del sistema financiero de manera oportuna y proporcionarlos al personal de ventas, conservando al mismo tiempo los registros de los estados de cuenta emitidos para futuras verificaciones y consultas.

3. Una vez que el vendedor recibe la factura, la envía al cliente por correo, fax u otro medio (correo electrónico, etc.). ).

4. Después de que el cliente reciba el estado de cuenta con saldo confirmado o saldo no confirmado y enumere objeciones, deberá enviarlo al departamento de finanzas de nuestra empresa por correo electrónico, fax u otro medio.

5. Si el cliente no responde dentro del mes siguiente al envío del extracto, el contador deberá notificar al vendedor para continuar la conciliación el mes siguiente. Si el cliente no responde al estado de cuenta durante tres meses consecutivos, el comercial correspondiente deberá entregar el negocio de conciliación a un vendedor o persona jurídica, quien será el responsable de instar al cliente a responder frecuentemente por teléfono a los resultados de la conciliación. Para cuentas que llevan más de un año funcionando y no han recibido recibos de estado de cuenta por tres veces consecutivas, el personal de ventas correspondiente deberá acudir personalmente al cliente para verificar las cuentas. Si el vendedor no viene a comprobar las cuentas y se producen deudas incobrables, el vendedor correspondiente asumirá la responsabilidad económica correspondiente.

6. Después de que el contador de cuentas por cobrar reciba el recibo del estado de cuenta, deberá cancelar el registro del estado de cuenta emitido y vincular el comprobante de pago para referencia futura. Si hay alguna objeción al recibo, el personal financiero debe trabajar con el personal de ventas y el personal de logística para encontrar el motivo de la discrepancia. (Por ejemplo, la factura de los bienes aún no ha llegado)

7. Si la otra parte tiene objeciones al saldo y requiere una cuenta detallada, o el recibo del estado de cuenta no proporciona la cuenta detallada de la otra parte. , nuestro contador informará al cliente que no le enviaremos cuentas detalladas a partir del mes que cumpla con los requisitos.

2. Consejos para la conciliación de cuentas por cobrar

1. Los datos de conciliación que solo proporcionen saldos sin cuentas detalladas no se conciliarán.

El proveedor debe proporcionar toda la información de la cuenta desde la última conciliación o, si nunca antes se ha producido una conciliación, toda la información de la cuenta desde que las partes comenzaron a hacer negocios. Si la otra parte envía una carta solicitando verificar el saldo contable debido a la auditoría de cuentas financieras, también debe manejarse de acuerdo con los principios anteriores.

2. Si el proveedor proporciona información de conciliación directamente basada en los datos de transacciones de su departamento de ventas en lugar de las cuentas del departamento financiero, no se realizará ninguna conciliación. Las cuentas que deben verificar ambas partes deben ser principalmente cuentas financieras. Las cuentas del departamento de ventas del proveedor pueden ser inconsistentes con las cuentas de su departamento financiero. Si hay un problema con la base de conciliación, causará problemas innecesarios en el futuro. liquidación de ambas partes, porque la liquidación final se basará en el saldo entre ambas partes. Prevalecerán las cuentas financieras.

3. Para proveedores que no han tenido relaciones comerciales con ellos durante muchos años, incluso si están firmados y aprobados por la persona autorizada de la empresa, la información de conciliación del proveedor debe estar estampada con el sello oficial del proveedor (o sello financiero especial) o aportar un documento con el sello oficial de presentación, de lo contrario no se realizará la conciliación.

Como no sé mucho acerca de los proveedores que no han hecho negocios durante muchos años en los últimos años, es posible que la empresa original se haya disuelto y reorganizado. La conciliación actual y los recordatorios posteriores pueden ser acciones personales y no representan a la empresa original, y el conciliador puede no tener derecho a reclamar una compensación.