Cómo hacer un buen trabajo como secretaria del director general de un hotel

Cómo hacer el trabajo de secretaría del director general del hotel

Secretaria del Director General, algunos hoteles también lo llaman Secretaria Ejecutiva o Auxiliar Auxiliar Administrativo), etc., cuál es el significado ¿De este puesto? ¿Según la definición de secretario en el "Diccionario chino moderno"? ¿Una persona que está a cargo de los documentos y ayuda al jefe de la agencia o departamento en el manejo del trabajo diario? documentos o archivos corporativos del hotel y ayudar al gerente general en la realización de las tareas diarias. En las empresas hoteleras, ¿cuáles son las responsabilidades laborales específicas del secretario gerente general?

Las responsabilidades laborales del secretario gerente general

1. Ayudar al director general a redactar los informes comerciales completos, planes de trabajo, memorandos, normas y reglamentos, etc. del hotel.

2. Participar en reuniones administrativas periódicas organizadas por el director general (algunos hoteles también convocan); (reuniones matutinas), reuniones (o reuniones periódicas), reuniones financieras y otras reuniones, llevar actas de las reuniones, comprender la implementación de diversas decisiones y proporcionar comentarios oportunos.

3. Ayudar al gerente general a manejar las visitas diarias. cartas, etc.,

4. Responsable de la transferencia telefónica diaria del gerente general y minimizar la interferencia innecesaria del mundo exterior al trabajo del gerente general

5. Responsable de varias reuniones. actas y memorandos organizar, imprimir, distribuir, archivar y conservar otros documentos; ser responsable de la presentación, procesamiento y archivo de diversas actas de reuniones, memorandos y otros documentos y cartas presentados al director general por otros departamentos del hotel; o de terceros;

6. Responsable de la custodia y supervisión de las cartas y sellos de presentación del hotel, responsable de contactar unidades externas, manejar diversas licencias y archivar y almacenar

7. Responsable de ser un buen gerente general Arreglos laborales diarios, como reuniones, citas de trabajo, banquetes, etc.

8. Responsable del almacenamiento y mantenimiento del equipo de oficina del gerente general, funcionamiento normal, etc. :

9. Responsable del viaje de negocios del gerente general y del procesamiento del trabajo después del viaje de negocios (préstamo, programación, reservas de hotel, traslados de vehículos, preparación de obsequios, contacto telefónico, reembolso de gastos de viaje, etc.); /p>

10. Completar otras tareas asignadas temporalmente por el gerente general.

¿Qué conocimientos, habilidades y cualidades necesita el secretario del gerente general para estar calificado para sus responsabilidades laborales?

1. ¿Debe tener un alto nivel de educación, porque una buena formación académica lo hace necesario? personas Será más racional y comprensivo al analizar y manejar problemas, y tendrá una gran capacidad para aprender nuevos conocimientos

2. Estar familiarizado con varios departamentos del hotel y sus procedimientos operativos, y dominar las reglas del hotel; y regulaciones, Estar familiarizado con las operaciones del hotel (como el número de habitaciones, tarifas de las habitaciones, horarios de atención del restaurante, sistemas de información informática, etc.) y el software (los objetivos del hotel, ideas de negocios, conceptos de servicio, etc.) para poder ayudar mejor al gerente general a completar la coordinación de varios departamentos. Gestión y trabajo de comunicación y enlace externo para hacer el trabajo más eficiente.

3. Competente en habilidades de procesamiento de textos en chino e inglés y competente en el funcionamiento de diversos tipos de ofimática; equipos, como computadoras, impresoras, máquinas de fax, fotocopiadoras, etc.

4. Tener fuertes habilidades de comunicación interna y externa, para que las instrucciones, planes y deseos del gerente general puedan implementarse y ejecutarse;

5. Capaz de mantener estrictamente la confidencialidad, concienzudo, trabajador, espíritu de equipo, leal a la organización a la que sirve y mantener buenas relaciones de cooperación con los gerentes de varios departamentos, así como con empresas y grupos relacionados con hoteles. y departamentos funcionales del gobierno.

Las tareas laborales de la secretaria del director general son muy numerosas y requieren detalles, por lo que si hay una leve negligencia, aunque la eficiencia del trabajo sea ligeramente menor, el hotel no solo afectará su propio trabajo de secretaría. , sino también la labor del director general, e incluso afectar a la imagen y funcionamiento de las empresas hoteleras, etc.

Entonces, ¿cómo hacer bien el trabajo del director general secretario y mejorar su eficiencia?

¿Cómo hacer bien el trabajo del director general secretario y mejorar su eficiencia?

1. el trabajo, es decir, estandarizar el trabajo Rutinización o rutinización del trabajo. Es decir, si no existen circunstancias especiales, intentar realizar el mismo o el mismo tipo de trabajo dentro del mismo período de tiempo todos los días hábiles. Si las secretarias pueden estandarizar más tareas laborales, pueden completar más trabajo en un tiempo limitado o tener más tiempo restante para completar otros trabajos temporales.

2. Realizar un trabajo similar dentro del mismo período de tiempo. Por ejemplo, si realiza llamadas salientes dentro del mismo período de tiempo, acumula documentos que deben copiarse y luego los copia, etc., no solo puede ahorrar tiempo, sino también mejorar la eficiencia o la calidad del trabajo.

3. Redistribuir el trabajo. Por ejemplo, para trabajos urgentes e importantes, ocúpese primero de los asuntos urgentes; para trabajos importantes y no urgentes, haga primero los trabajos importantes y los trabajos no importantes y no urgentes, puede encontrar otro momento para hacerlo o buscar otros para hacerlo; eso; para trabajos en los que no eres bueno, y el trabajo no es confidencial, y puedes intercambiar trabajos con otros, etc.

4. El secretario del director general puede utilizar métodos de predicción para reducir la presión laboral, ralentizar el ritmo de trabajo y adelantarse al trabajo. Por ejemplo, el director general celebrará una reunión financiera mañana a las 14 en punto. , puede preparar las actas de la última reunión y otros asuntos mañana alrededor de las 10 en punto. Los estados financieros, etc., se sacaron del archivador y se colocaron en el escritorio del gerente general. Si el titular puede predecir mejor qué trabajo se realizará mañana, podrá hacer mejor su trabajo. Por supuesto, no puede planificar que el horario de trabajo del día siguiente esté completo según las predicciones, porque no importa cuán fuerte sea su capacidad de predicción, siempre habrá algunas emergencias que deberán abordarse al día siguiente, por lo que debe Deje una cierta cantidad de tiempo libre para manejar estas emergencias.

5. Equilibrar la energía y distinguir entre trabajo y hotel. Después de todo, el tiempo de trabajo y la energía de una persona son limitados. Cómo completar más trabajo en un tiempo limitado es un desafío para todos los trabajadores. Por tanto, el secretario del director general debe tener la conciencia de sopesar las prioridades a la hora de realizar cualquier trabajo. Como se mencionó anteriormente, para hacer el trabajo más eficiente, intente hacer el mismo trabajo juntos. Sin embargo, si el personal de la sede del grupo hotelero está discutiendo el trabajo con el gerente general, y en este momento, el gerente general necesita que su secretaria lo haga. Haga una copia del documento de trabajo, ¿esperará para copiarlo junto con otros documentos? La respuesta es: por supuesto que no, y debe anotar lo que está haciendo y copiarlo de inmediato.

Algunas secretarias directoras generales no tienen una actitud profesional o no tienen una comprensión clara del puesto, y son propensas a cometer errores en el trabajo. Los errores comunes incluyen:

1. No presentar o informar con prontitud memorandos, informes, solicitudes y otros documentos informativos presentados al gerente general por otros departamentos del hotel o partes externas, lo que afecta la gestión de la situación por parte del hotel. La comunicación interna y externa afecta incluso gravemente al funcionamiento y gestión del hotel.

2. Debido a la naturaleza del trabajo y otras razones, el secretario del gerente general conoce casi de inmediato el nombramiento y despido del personal de la organización por parte del gerente general, las decisiones de gestión, etc. Algunos titulares de cargos no pueden mantener la confidencialidad estrictamente por para su propio beneficio. Filtrar de forma privada estos secretos al personal relevante con fines de lucro u otros fines, provocando que la organización sufra ciertas pérdidas innecesarias.

3. En las disposiciones laborales diarias del director general, tomar ciertas decisiones de nombramiento de trabajo en nombre del director general sin obtener el consentimiento previo del director general, etc., todo lo cual ha afectado gravemente el trabajo del director general. Causó algunos problemas innecesarios al gerente general y olvidó que estaba ayudando en lugar de trabajar para el gerente general. Como secretaria del director general del hotel, siempre debes prestar atención para evitar los malentendidos laborales anteriores y tratar tu trabajo con una actitud profesional. Sólo así podrás cumplir con tus responsabilidades laborales, desempeñar tu papel en la organización y desempeñar tu papel. papel en la empresa. ;