Introducción a los métodos de procesamiento de documentos oficiales de agencias administrativas nacionales

(1) Problemas con el contenido de los documentos

De acuerdo con las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales" (Guofa [2000] No 23, en lo sucesivo denominadas las "Medidas") , La redacción de documentos oficiales debe cumplir con las leyes, reglamentos y otras disposiciones pertinentes nacionales. Sin embargo, algunos documentos no son consistentes con la política.

(2) Relación entre problemas existentes

1. Los canales de denuncia no están estandarizados.

De acuerdo con las disposiciones de las "Medidas" sobre el ámbito de aplicación de los distintos tipos de documentos oficiales, los documentos oficiales superiores (solicitudes de instrucciones, informes) deberían enviarse principalmente a la agencia de nivel superior, en lugar de que a los órganos internos del organismo de nivel superior. Para manejar asuntos que las agencias internas de agencias de nivel superior pueden manejar por sí solas, puede escribir directamente a las agencias internas relevantes, pero se deben utilizar cartas. Algunas unidades que informan y solicitan imprimen a la oficina general de la agencia superior u otras agencias internas, o solicitan instrucciones e informan el trabajo de su unidad a la oficina general de la agencia superior en nombre de su propia oficina.

2. Las "solicitudes de instrucciones" se envían principalmente a departamentos superiores y líderes individuales.

Según las "Medidas", las "solicitudes de instrucciones" generalmente las redacta una única agencia principal de envío. Salvo los asuntos directamente asignados por el responsable del organismo superior, no podrán presentarse "solicitudes", "opiniones" e "informes" al responsable del organismo superior en nombre de la agencia. Sin embargo, algunas unidades "pedirán instrucciones" y las enviarán a departamentos superiores y líderes individuales.

3. Al mismo tiempo enviarlo a la autoridad superior y copiarlo a la organización interna.

De acuerdo con las normas pertinentes sobre procesamiento de documentos oficiales, una vez que el documento se envía a la unidad, la oficina general (oficina) de la unidad receptora es responsable de distribuirlo a los líderes y departamentos comerciales pertinentes de la unidad. La unidad de envío no deberá revelarlo al liderazgo ni al personal interno de la unidad de recepción. Supongamos que la organización envía varias copias. Sin embargo, si bien algunas unidades envían copias a agencias de nivel superior, también envían copias a organizaciones internas.

(3) Problemas en la redacción de reglas

1. Problemas en la redacción de estándares de "informe"

De acuerdo con las normas pertinentes sobre documentos oficiales. tramitación, informe a superiores Para los asuntos reportados por la agencia, se aplicará el formato anterior deberá existir una unidad emisora ​​principal y no se deberá indicar el nombre del emisor del informe; estará firmada con el nombre del emisor, ni se utilizará el formato del texto anterior. Sin embargo, algunas unidades imprimen informes en el siguiente formato: el informe no se envía al propietario de la unidad, no hay instrucciones del editor adjuntas al informe y las palabras "Lea las instrucciones" aparecen al final; confundir el término "instrucciones" de la siguiente manera: Parte del texto tiene formato en mayúsculas.

2. Problemas en la redacción de las normas de "solicitud de instrucciones"

Según las normas pertinentes sobre tramitación de documentos oficiales, la "solicitud de instrucciones" debe indicar el nombre y número de teléfono de la persona de contacto en la nota; para comentarios, la siguiente línea debe marcarse con la palabra "Estilo de canción falsa" en tamaño 3 y la palabra "dejado en blanco" entre paréntesis al final del documento, instrucciones estándar como; como se debe utilizar "Por favor indique". Sin embargo, algunas unidades imprimen instrucciones en el siguiente formato; algunas no indican el nombre y el número de teléfono de la persona de contacto en las observaciones; algunas indican la persona de contacto y la información de contacto, pero la ubicación de las observaciones es irregular; tener "por favor dame tu aprobación" al final. También es incorrecto escribir un párrafo después de la conclusión de "Si no hay nada malo en las instrucciones anteriores, solicita aprobación".

(D) Problemas en los elementos de los documentos oficiales

1. Número de documentos oficiales

Según los requisitos de confidencialidad, cada documento debe marcarse como secreto. documento con un nivel de confidencialidad o superior al número de copias. Si necesita identificar el número de serie de un documento oficial, utilice números arábigos en la línea de la esquina superior izquierda del centro de edición. En la implementación específica, los informes están clasificados, pero no se indica el número de copias.

2. Número de documento

Los paréntesis de año en el número de documento deben usar "[]", el número de serie no debe completarse con números vacíos y la palabra "número" no debe agregarse. Sin embargo, en algunos documentos, los corchetes de año en el número de documento usan "()" o "]", y también hay errores de posición y errores en el número de documento.

3. Emisor

Los estándares nacionales estipulan que el "emisor" del documento oficial presentado debe utilizar la fuente Song de imitación número 3, seguida de dos puntos de ancho completo y el nombre. del emisor debe utilizar la cursiva número 3. En algunos documentos, "Emisor" no utiliza la fuente cursiva número 3; algunos marcan "Emisor" como "Edición" y otros no utilizan la fuente cursiva número 3 para identificar el nombre del emisor.

4. Título del documento oficial

Las "Medidas" estipulan que el título de un documento oficial debe resumir de forma precisa y breve el contenido principal del documento oficial e indicar el tipo de documento oficial. En general, deberá indicarse la autoridad emisora. A excepción de los nombres de las leyes y reglamentos y los títulos de los libros, los títulos de los documentos oficiales generalmente no utilizan signos de puntuación.

La parte lingüística en el título de un documento administrativo debe coincidir con los 13 idiomas legales estipulados por el estado. Cuando algunas unidades utilizan el lenguaje de "informe" para informar asuntos comerciales u otros asuntos, la parte lingüística del título suele aparecer con términos como "informe de investigación comercial", "informe especial", "informe de análisis temático", etc., lo que resulta en lenguaje irregular. Debe expresarse uniformemente como "... * *" informe de investigación y "... informe (proyecto especial)". Al final del título de otros documentos, escriba la palabra "solicitud" como "solicitud", la palabra "aviso" como "plan" y la palabra "informe" como "informe". Algunos documentos tienen puntuación excesiva en sus títulos.

5. Transporte de órganos principales

Las "Medidas" estipulan que la agencia principal emisora ​​se refiere a la agencia principal receptora de documentos oficiales, y debe indicarse el nombre completo o abreviatura estandarizada o nombre común. utilizarse. Sin embargo, algunas unidades escriben la "agencia de nivel superior" de la unidad de envío principal como "agencia nacional de nivel superior"; la unidad de envío principal imprime algunos informes y materiales antes del texto principal, lo que no se ajusta al formato de escritura; de la sesión informativa.

6. Texto del documento

Las "Medidas" estipulan que el orden jerárquico de la estructura del texto es "I" en el primer nivel, "I" y "1" en el segundo. nivel. "(1)" en los niveles tercero y cuarto, y el estilo del título de los párrafos del mismo nivel en cada parte del artículo debe estar unificado cuando el nombre de la unidad aparece varias veces en el documento oficial, su nombre completo; debe citarse primero y su abreviatura estándar debe marcarse al mismo tiempo antes de utilizar la abreviatura de especificación.

Los números de serie de algunos párrafos del documento son incoherentes, faltan números de serie y los números de serie no cumplen con las especificaciones jerárquicas de "I", "I" y "1". y "(1)", especialmente el número de serie de la tercera capa suele ir seguido de ",". "; El uso de números de serie jerárquicos en el mismo documento es inconsistente; las palabras son incoherentes, hay saltos de línea y faltan páginas entre páginas; se utilizan muchos títulos diferentes para el mismo objeto de auditoría en el artículo.

7 . Preemption

De acuerdo con los estándares nacionales, si un documento oficial tiene archivos adjuntos, debe marcarse como "Adjunto" después del texto principal; si el archivo adjunto tiene un número de serie, debe usar números arábigos; no hay signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto; el archivo adjunto debe estar unido con el texto principal del documento oficial, y el número de página debe organizarse continuamente; el número y el nombre de los archivos adjuntos deben ser consistentes; El documento oficial es una tabla, todavía está marcado como un archivo adjunto, pero el archivo adjunto no se puede marcar como un cronograma o una tabla.

Algunos documentos tienen archivos adjuntos, pero no hay archivos adjuntos al final del documento. Nota: La descripción de algunos archivos adjuntos no coincide con el orden real y el contenido del título de los archivos adjuntos; los apéndices de algunos documentos son confusos, algunos están escritos como "Anexos" y otros como "Apéndices"; son una mezcla de números arábigos y caracteres chinos.

Algunos archivos adjuntos se imprimen en la misma página que el texto principal, lo que no cumple con las especificaciones para imprimir archivos adjuntos y el texto principal en páginas separadas; numeradas junto con el texto principal; algunas tablas están escritas a máquina y encuadernadas en una dirección irregular; algunos documentos solo tienen un clavo en la esquina superior izquierda; algunos archivos adjuntos están separados del texto principal y no hay ninguna descripción del archivo adjunto en el texto principal;

8. La fecha escrita debe marcarse con caracteres chinos para año, mes y día "Cero", la "o" inglesa o el número "0"

9. Sello

Las "Medidas" estipulan que todos los documentos oficiales, excepto las "actas de reuniones" y los telegramas, deben estar sellados con el sello del organismo emisor de los documentos oficiales presentados conjuntamente. deberá estar estampado con el sello de la agencia emisora.

Basado en la solicitud real, el formato de los documentos oficiales estipula que el sello debe estar dispuesto en la misma página que el texto y las palabras "Hay". "No hay texto en esta página" no debe aparecer en la página donde se encuentra el sello; la distancia entre el borde superior del sello y la última línea de texto no debe exceder una línea. Si el sello y el texto no se pueden disponer en la misma página. , el espacio entre caracteres y entre líneas de la última o dos páginas del texto debe aumentarse o reducirse para que el sello y el texto estén en la misma página. Las páginas del texto no están sujetas a las 22 líneas por página y 28 palabras por línea.

9. El sello debe colocarse en la contraportada del documento, y el último elemento debe colocarse en la portada. última línea del diseño

(5) Especificaciones de composición tipográfica y cuestiones de impresión y encuadernación

1 Especificaciones de composición tipográfica

Las normas nacionales estipulan que el tamaño del papel es oficial. Los documentos son papel A4. Deben ser consistentes (excepto algunas tablas). El texto principal está en Dinastía Song No. 3, generalmente con 22 líneas por lado y 28 caracteres por línea. Sin embargo, en algunas unidades, los documentos tipo A4. mezclado con papel de 16 páginas, y las especificaciones de la cubierta del documento y del papel de texto son diferentes. La composición tipográfica es de 20 o 21 líneas por lado y 26 o 29 caracteres chinos por línea. Otras líneas son demasiado grandes o demasiado pequeñas.

2. Impresión y encuadernación

Según las normas nacionales, los documentos oficiales deben imprimirse por ambas caras, los números de página deben estar configurados correctamente y las páginas no deben caerse al encuadernarse. el lado izquierdo. El número de página está marcado con números arábigos con un tamaño de medio ancho de 4, colocados en el borde inferior del centro de la página. Se coloca una línea de palabras con el número 4 a la izquierda y a la derecha del número. lejos del borde inferior del centro de la página. El número de página simple es una palabra en el espacio derecho y el número de página doble es una palabra en el espacio izquierdo. Las páginas en blanco y las páginas que siguen a una página en blanco no identifican los números de página. Los documentos deben numerarse en una secuencia coherente.

Los documentos oficiales de algunas unidades están impresos en un lado y algunos están encuadernados en la esquina superior izquierda; algunos documentos oficiales tienen números de página incorrectos, algunos no tienen líneas de palabras o el tamaño de las líneas de palabras es irregular. algunos documentos oficiales tienen páginas en blanco y las siguientes páginas identifican el número de página en la notificación de reenvío de varios archivos, el texto completo no tiene un número secuencial unificado, pero el número de página del archivo reenviado tiene su propio formato. .

3. Tamaño de fuente del título

Según los estándares nacionales, el título de un documento oficial tiene el estilo de una pequeña etiqueta número 2, colocada debajo de una línea trasera roja, con dos líneas, y se puede dividir en una o más líneas organizar en el centro, al regresar a la línea, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espacio debe ser apropiado. La fuente de subtítulos de primer nivel de los documentos oficiales debe ser los subtítulos de Great Wall en Song o Hei.

Los títulos de los documentos oficiales de algunas unidades se imitan en fuente Song o en negrita; use tamaño 2 o 3; la fuente está en negrita; no hay dos espacios entre la línea y la línea roja de reflexión. La fuente de subtítulos de primer nivel de los documentos oficiales no utiliza los subtítulos de la Gran Muralla de la dinastía Song o Heilongji, sino que utiliza Fang Songti o Fang Songti Helvetica como otras partes del texto principal.

(6) Problemas con números y signos de puntuación.

1. Las "Medidas" estipulan que los números en los documentos oficiales deben utilizar números arábigos, excepto para escribir fechas, números ordinales en algunos niveles estructurales y números utilizados como morfemas en palabras, frases, modismos, abreviaturas y oraciones retóricas. Sin embargo, existen algunos fenómenos en el proceso de utilizar números arábigos en lugar de caracteres chinos y la escritura de números no está estandarizada.

Cuando el número tiene una precisión de un dígito de la unidad y se omiten los dígitos después del punto decimal, se debe agregar la palabra "resto" después de la palabra unidad. Además, en un mismo documento se deberán unificar los decimales de los números arábigos para una misma materia.

No se pueden devolver números ni años.

2. Signos de puntuación. Las normas nacionales estipulan el uso de signos de puntuación y números en las publicaciones: se utilizan pausas entre palabras paralelas en oraciones; se utilizan dos números uno al lado del otro para representar un número aproximado y no se permiten pausas entre números.

Al auditar las unidades de segundo y tercer nivel afiliadas a los ministerios y comisiones pertinentes, algunos documentos se redactaron como "unidades de segundo y tercer nivel". unidades de tercer nivel", confundiendo los dos presupuestos. El concepto de niveles y estimaciones; "veinte o treinta" se refiere a dos números adyacentes utilizados uno al lado del otro para representar números aproximados y no deben estar separados por una pausa.

Si se utiliza el título de un libro, se deberá escribir el título completo. Por ejemplo: Derecho Contable, si utiliza el título del libro, escriba el nombre completo de "Derecho Contable de la República Popular China". Si utiliza el método contable, no agregue el título del libro.

La longitud de la tilde debe tener dos caracteres chinos de ancho, pero algunos documentos tienen solo un carácter chino de ancho, lo que puede confundirse fácilmente con la palabra "一".

(7) Problemas en la escritura.

En la escritura, existen fenómenos como la repetición de palabras, la superposición de conceptos y la falta de coincidencia de palabras. Algunas unidades utilizan lenguaje hablado, lo que genera conceptos inexactos o irregulares en los documentos oficiales; algunas tienen errores tipográficos y otras palabras inapropiadas.