Las composiciones en inglés relacionadas con el efectivo son urgentes ahora. Tuve que aprender contabilidad urgentemente.
El efectivo es el activo más líquido y el más vulnerable al robo y al fraude. La liquidez se refiere a la facilidad con la que un activo puede convertirse en otro tipo de activos o utilizarse para adquirir servicios o cumplir obligaciones. Por lo tanto, resulta crucial contar con un procedimiento contable y un sistema de mantenimiento de registros para mantener un control adecuado del efectivo.
11.1 Control de los recibos de efectivo
En empresas muy pequeñas, el propietario-gerente puede mantener el control a través del contacto personal y la supervisión. En las grandes empresas, esta intervención directa debe ser reemplazada por un sistema de controles internos, implementado a través de informes y registros contables.
Los controles específicos aplicables a los recibos de efectivo se pueden resumir de la siguiente manera:
(1) Todos los recibos deben depositarse en el banco inmediatamente.
(2) Los recibos de ventas en efectivo deben ir acompañados de notas de venta, cintas de caja registradora, etc.
(3) Se debe establecer responsabilidad cada vez que se transfiere efectivo.
(4) Las personas que reciben efectivo no deben pagar en efectivo, registrar transacciones en efectivo ni conciliar cuentas bancarias.
(5) Sólo el personal designado debe estar autorizado a manipular o acceder a los recibos de efectivo.
11.2 Control de desembolsos en efectivo
Los pagos deben ser realizados únicamente por personal debidamente autorizado, se debe recibir el mismo valor y la documentación debe respaldar adecuadamente el pago. Los siguientes son controles internos específicos relacionados con los pagos en efectivo.
1. Excepto por pequeños pagos en efectivo, todos los gastos deben realizarse mediante cheque prenumerado.
2. Al firmar un cheque, se deben presentar comprobantes y documentos de respaldo para su revisión. Una vez realizado el pago, se debe estampar la palabra "Pagado" en la factura (o formulario) aprobado.
3. La persona que emite el cheque no debe tocar recibos de efectivo, conservar fondos ni registrar asientos de efectivo, ni conciliar cuentas bancarias.
11.3 Control de los saldos de efectivo
El principio básico de segregación de funciones se evidencia en los controles específicos o saldos de efectivo:
1. El personal debe preparar conciliaciones bancarias.
2. El personal de conciliación debe recibir extractos bancarios sin abrir y cheques pagados.
3. Todo el efectivo disponible debe ser monitoreado de cerca y se deben realizar recuentos sorpresa con regularidad.
Por lo tanto, un objetivo importante de la administración es garantizar que existan sistemas de control interno para proteger el efectivo contra el desperdicio, el robo o la apropiación indebida.