El país implementa la factura electrónica. ¿Cómo evitar el reembolso reiterado de gastos?

La capacidad de generar facturas electrónicas es lograr una oficina sin papel para el reembolso de facturas. Sin embargo, en los últimos 7 años, se puede decir que la oficina sin papel para el reembolso de facturas es solo la mitad del proceso, lo que significa que. Hemos logrado una oficina sin papel en el proceso de facturación. Con la oficina en papel, los comerciantes pueden realizar facturas directamente en línea sin emitir facturas en papel. Sin embargo, la oficina sin papel aún no se ha implementado en el lado del reembolso. En la actualidad, la mayoría de las empresas del mercado todavía exigen que los empleados impriman las facturas ellos mismos y soliciten el reembolso al personal financiero.

Es precisamente por razones tan objetivas que causa algunos problemas en nuestro proceso de reembolso. Debido a que la impresión de facturas electrónicas la realizan los propios empleados, y otra característica de las facturas electrónicas es que se pueden imprimir repetidamente, algunas empresas pueden experimentar reembolsos repetidos, que pueden deberse a errores de impresión involuntarios de los empleados. Por supuesto, no se puede descartar que algunos empleados impriman deliberadamente repetidamente debido a especulaciones, lo que resulta en reembolsos repetidos.

Entonces, ante una situación así, ¿cómo debería evitarla el personal financiero de las empresas? La siguiente es una introducción detallada a los pasos de operación específicos:

Comprobación del libro mayor de facturas electrónicas de Excel para detectar duplicaciones

Este método es el método más estúpido antes de la nueva era de Internet y el método más tradicional. También se utiliza la mayoría de los métodos. En otras palabras, cada factura de reembolso se registra mediante una hoja de cálculo de Excel, que incluye el código de factura, el número de factura, la fecha de la factura, el monto del reembolso, etc.

Como se muestra en la hoja de cálculo, para un libro de facturas electrónico formal, primero debemos ingresar unas ocho columnas para garantizar la autenticidad de la factura.

Cuando necesite reembolsar una nueva factura, haga clic en la función de búsqueda de la hoja de cálculo para comparar el código de factura, el número de factura, el monto del reembolso y otra información de la nueva factura con el libro de facturas actual uno por uno. e ingréselo después de la confirmación.

Cuando hay duplicados como se muestra en la imagen, significa que la factura podrá ser reembolsada repetidamente. En este momento, debe volver a confirmar si la factura se reembolsa mediante otros métodos.

Dispositivos de Internet para verificar duplicaciones

Existen muchas herramientas de Internet que pueden generar automáticamente libros de facturas y tener funciones de verificación de duplicaciones. Las herramientas de Internet aquí incluyen software de computadora, aplicaciones de verificación de plagio de teléfonos móviles y subprogramas populares de WeChat. Debido al espacio limitado, no demostraré estos métodos uno por uno. Les mostraré el método más conveniente, que es el subprograma WeChat para verificar si hay duplicaciones.

Primero obtenga el subprograma WeChat, abra WeChat, haga clic en el subprograma en la página de búsqueda y busque el nombre del subprograma en el cuadro de entrada:

El segundo paso es hacer clic en la barra de búsqueda para ingresar al subprograma.

Ingrese el libro de contabilidad de facturas en el mini programa o importe el libro de contabilidad de facturas histórico existente. Cuando sea necesario reembolsar una nueva factura, se puede verificar automáticamente y directamente.

Después de reembolsar la factura, aparecerá el mensaje "Reembolsado" y no se podrá volver a ingresar.

Este método es el más simple. No es necesario ingresar los datos de la factura manualmente. Escanear la factura a través de la cámara del teléfono móvil puede ingresar los datos de la factura automáticamente. mejorar la eficiencia del trabajo.

Comprobación de duplicaciones en sistemas de oficina financieros OA

Este método es adecuado para empresas que tienen su propio sistema financiero OA. El sistema financiero OA es un banco de trabajo exclusivo para el personal financiero. Las operaciones manuales se convierten en automatización mediante la tecnología de reconocimiento automático, el complejo procesamiento EXCEL se convierte en importación y exportación automática mediante la integración de software, y todos los asuntos financieros se procesan en lotes mediante la función de gestión de lotes. Integre presupuesto, reembolso, pago, caja chica, gestión de facturas y otros módulos para minimizar la carga de trabajo del personal financiero.

Debido a que mi empresa actualmente no utiliza el sistema oa, no puedo darle una explicación y demostración detallada.

Sin embargo, la función de gestión de facturas en el sistema oa es muy poderosa y el costo también es el más alto. Para las empresas con una gran cantidad de reembolsos de facturas todos los días, puede intentar introducir un software de sistema de gestión de oficina financiera.