¿En qué aspectos es imperfecto el entorno del sistema de control interno para la gestión de activos fijos?

El control interno recorre todo el proceso de las actividades comerciales de una empresa, incluidos cinco elementos: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión, y está sujeta a la Influencia de la Junta Directiva, la Gerencia y Otros de la empresa. Los cinco elementos principales del sistema de control interno son extensos y están interrelacionados, y el entorno de control es la base para otros elementos de control. En lo que respecta a los activos fijos, el entorno de control está relacionado con la construcción del sistema, la ejecución y el efecto de la evaluación de riesgos de los activos fijos, está directamente relacionado con la operación normal, el mantenimiento y el valor agregado de los activos fijos; uso normal, amortización razonable y transferencia de valor (depreciación) de los activos fijos) las actividades de control relacionadas reflejan la compra, el uso y la disposición de activos fijos a través de cuentas y estados de supervisión también es un aspecto importante del control interno de los activos fijos; . Debido al gran valor de los activos fijos, el tiempo de uso prolongado, el uso y amortización inadecuados o el daño prematuro, tendrán un mayor impacto en las condiciones operativas, los resultados operativos y el flujo de caja de la empresa. Son eslabones de control clave de la empresa y son. También es propenso a errores y abuso de enlaces. Por eso los factores regulatorios también son importantes.

2. Análisis de la situación actual del control interno de activos fijos

(1) Entorno de control imperfecto

El entorno de control afecta directamente la conciencia de control de la empresa. empleados y proporciona reglas básicas internas y un marco de control. En la actualidad, muchas empresas han formulado sistemas relevantes para la compra y uso de activos fijos, pero en general, los sistemas relevantes no son perfectos. Por ejemplo, las descripciones de trabajo de algunos puestos clave, como contadores de activos fijos y administradores de activos, tienen requisitos para. La ética profesional y los aspectos especiales e importantes del reclutamiento y la separación también están incompletos. Además, aunque la empresa ha formulado métodos y procesos relacionados con la gestión de activos, los métodos y procesos relevantes no se han implementado y ejecutado en su totalidad. Por ejemplo, cada vez más empresas simplemente formalizan la transferencia y el inventario de activos fijos, lo que afecta directamente la seguridad e integridad de los activos fijos de la empresa, la autenticidad y precisión de los registros de activos fijos y la divulgación de información sobre activos fijos. Esta deficiencia dificultará que las empresas controlen eficazmente los activos.

(2) La evaluación de riesgos es imperfecta

Las evaluaciones de riesgos de muchas empresas son todavía relativamente débiles y no han establecido un sistema completo y unificado de precontrol de riesgos corporativos: expectativas de riesgos, identificación , y se debe establecer una evaluación, presentación de informes y procesamiento. Incluso si algunas empresas han establecido sistemas de evaluación de riesgos, a menudo están dispersos en varios departamentos y procesos comerciales. La mayoría de ellos son de control de riesgos posteriores al evento, carecen de identificación y evaluación de riesgos ex ante y aún no han establecido un sistema integral de control de riesgos. . Sin un sistema de evaluación de riesgos, los riesgos en las operaciones comerciales no pueden identificarse plenamente, y la inversión ciega puede generar el riesgo de activos inactivos y desperdicio de recursos, lo que genera pérdidas económicas para la empresa.

(C) Las actividades de control carecen de la pertinencia necesaria

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles y departamentos de toda la empresa, incluida la aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión del desempeño comercial y protección de activos. y segregación de funciones. Las actividades de control recorren todo el proceso de adquisición, uso, circulación y disposición de activos fijos. Para la adquisición de activos fijos, se deben realizar los procedimientos de aprobación correspondientes y realizarse de acuerdo con el presupuesto de adquisiciones. Cuando se pone en uso, se deben establecer sistemas de gestión como responsabilidades de cobranza, sistemas de asignación y sistemas de depreciación. Una vez finalizado el uso de los activos fijos, es necesario disponer de ellos de acuerdo con el sistema de disposición.

(D) Información y comunicaciones incompletas y extemporáneas.

Por un lado, los métodos de gestión están relativamente atrasados. En la actualidad, los métodos de gestión de activos fijos de muchas empresas son tradicionales. La gestión de cuentas, tarjetas y objetos es independiente e independiente, y no existe un sistema que los vincule orgánicamente. Existe el riesgo de que la información sobre los activos sea inexacta, lo que afecta la precisión de los informes financieros e impide que la dirección de la empresa comprenda el estado real y completo de los activos. Por otro lado, el contenido es relativamente confuso y el fenómeno de "limpiar primero y luego cometer delitos, comprobar primero y luego el caos" es más grave.

Si los activos recién adquiridos no se registran a tiempo, se producirá un superávit y se formarán activos fuera de balance, lo que provocará inconvenientes para la gestión y el uso de los activos fijos, y la conciencia sobre el control de la disposición de activos fijos, como el desguace y la venta, es débil; , sin la autorización y aprobación apropiadas, y el contador no es notificado de manera oportuna. El departamento registra las cuentas, lo que hace que se olviden las cuentas reales o los ingresos por enajenación no se registran en las cuentas, formando ingresos fuera del balance; lo que crea oportunidades para la corrupción y el fraude; para la depreciación y el deterioro, los activos que no se necesitan durante mucho tiempo no se basan en el valor neto recuperable. La provisión para el deterioro se realiza con base en las circunstancias reales.

Supervisión inadecuada

Algunas empresas no han conciliado las cuentas físicas y las cuentas financieras de los activos fijos durante mucho tiempo; el departamento financiero no exigió a los departamentos comerciales y a los departamentos usuarios que informaran periódicamente; el uso y manejo de activos fijos, y además No existe un inventario regular de activos fijos. Los ajustes y cambios relevantes en los activos fijos no se contabilizan, lo que resulta en un aumento inflado en los libros financieros de activos fijos. Por ejemplo, los préstamos para activos fijos de algunas empresas no han sido auditados por el departamento financiero, lo que genera una desconexión entre la gestión financiera y la gestión física. Por poner otro ejemplo, algunas empresas han perdido una gran cantidad de activos fijos para reducir los costos de control interno. Algunos activos fijos no han sido reparados o actualizados de manera oportuna y se encuentran en estado de chatarra; No se han contado y algunos han desaparecido hace mucho tiempo. Estos son causados ​​por la mala gestión humana.

En tercer lugar, sugerencias para mejorar el control interno de los activos fijos basándose en el control interno

(1) Desde la perspectiva del entorno de control

Las empresas siempre se encuentran en una determinada medio ambiente Sobrevivir y prosperar. Para las empresas, el entorno interno y externo son igualmente importantes. El entorno de control del control interno es la organización y el código de conducta de los puntos clave y el personal clave en el control interno. Para el control interno de los activos fijos, la administración debe primero establecer una estructura organizacional razonable, establecer o mejorar departamentos tales como adquisiciones, aceptación, almacenamiento, presupuesto y finanzas, aclarar las responsabilidades laborales, ser independientes entre sí, no excederse en la autoridad y supervisar. entre sí. Después de aclarar las responsabilidades de cada departamento, los gerentes deben implementar resueltamente sus requisitos de control interno. Complementar las descripciones de puestos clave, los requisitos de ética profesional, la contratación y la renuncia mediante la formulación de medidas de gestión de puestos clave. Al mismo tiempo, al mejorar los métodos de gestión de las renuncias de los empleados, se prestará especial atención al traspaso de puestos clave, la transferencia de propiedad de la empresa y la confidencialidad de la información.

(2) Desde la perspectiva del control de riesgos

La gestión debe tener conciencia del control de riesgos y evaluar oportunamente los riesgos existentes en la empresa con base en los objetivos de la gestión de activos fijos. Por ejemplo, debido a factores objetivos como el continuo desarrollo de la ciencia y la tecnología, los equipos deben mejorarse a tiempo para satisfacer la demanda del mercado o los riesgos causados ​​por una mala gestión debido a lagunas en su propio sistema de control interno; Por lo tanto, los gerentes deben ser conscientes de los riesgos y tomar medidas oportunas para controlarlos cuando se descubren problemas.

(3) Desde la perspectiva de los procedimientos de control

1. Compra y construcción de activos fijos

Para la compra y construcción de activos fijos de una empresa, la empresa debe calcular la cantidad o importancia de los activos fijos. El establecimiento del proyecto o la gestión del presupuesto se llevará a cabo de manera oportuna y deberá ser firmado y aprobado por el nivel de toma de decisiones correspondiente de la empresa, y la aprobación deberá completarse. dentro del plazo especificado por la empresa, después de ser revisado por departamentos profesionales como ingeniería, administración y tecnología de la información y dejar una marca de auditoría (firma y fecha), la dirección de la empresa La alta dirección o departamento autorizado revisará y aprobará la compra; la solicitud dentro de la cuota y dejar rastros; el contrato del proyecto de arrendamiento financiero deberá cumplir con las regulaciones pertinentes de la empresa o del país, y la dirección de la empresa o el departamento autorizado deberá revisar y aprobar la solicitud comercial de arrendamiento financiero dentro de la cuota, dejando rastros. Una vez finalizadas la compra y la construcción, el departamento de aceptación puede realizar las pruebas pertinentes durante la inspección de aceptación para ver si los activos fijos cumplen con los requisitos de la empresa; cuando se entrega la aceptación al custodio (usuario), se deben realizar explicaciones técnicas y; Es necesario mejorar los procedimientos de responsabilidad.

2. Uso, mantenimiento y reparación de activos fijos

En primer lugar, la depreciación debe devengarse razonablemente de acuerdo con el sistema contable elegido por la empresa, y debe ser objetivada o contabilizada como gasto. según el objeto de costo. Verifique periódicamente las tarjetas de cuenta y mantenga registros escritos; si hay alguna discrepancia, confirme y maneje rápidamente las discrepancias encontradas durante la inspección. En segundo lugar, el departamento de gestión de activos fijos debe registrar el uso, mantenimiento, reparación y transformación de los activos fijos y comunicarse con el departamento financiero; el plan de mantenimiento de activos fijos debe contar con los documentos de aprobación de la administración correspondientes; la administración debe realizar la aprobación oportuna dentro de la autoridad de mantenimiento especificada por la empresa . Preste atención a la combinación de reparación y renovación.

En tercer lugar, el inventario cumple con las políticas y regulaciones formuladas por la empresa y debe realizarse al menos una vez al año. El informe del inventario del ciclo es consistente con el plan de inventario del ciclo y la tabla de resumen de activos y ganancias. la pérdida es consistente con el contenido del informe del inventario del ciclo. La administración de la empresa debe responder a los resultados del inventario de manera oportuna y manejar la contabilidad de manera oportuna.

3. Enajenación de activos fijos

Dado el gran impacto de los activos fijos en la empresa y los registros estrictos, además de llevar buenos registros, el sistema de enajenación debe ser perfecto y estricto para cumplir con los requisitos de una gestión refinada. Asegúrese de que las cuentas sean consistentes y no sean malversadas por la corrupción. El desguace de activos debe someterse a una evaluación técnica por parte de un departamento profesional de gestión de activos y contar con los documentos de aprobación correspondientes. El precio de enajenación se determina con base en la evaluación del mercado y el pago se recupera y registra de manera oportuna. Después de la disposición, el monto y la descripción de la naturaleza del comprobante contable son consistentes con el comprobante original compensado y se modifica la tarjeta de activo fijo.

Desde la perspectiva de la información y la comunicación

Sólo combinando la transmisión de información y la gestión de la comunicación se puede mejorar el nivel de gestión del control interno de los activos fijos. En primer lugar, debemos hacer un buen trabajo en la gestión de la operación de los equipos, mejorar los registros y estadísticas de inspección, formular planes periódicos para el mantenimiento de los equipos y las inspecciones de inventario e implementar una gestión dinámica del mantenimiento. En segundo lugar, es necesario hacer un buen trabajo en la gestión del mantenimiento de los equipos, formular automáticamente planes de mantenimiento basados ​​en el estado operativo de los equipos y los ciclos de mantenimiento de los equipos, realizar análisis estadísticos sobre los costos de mantenimiento de los equipos y sus componentes, la tasa de finalización del plan de mantenimiento, la frecuencia del mantenimiento y otros datos. y establecer expedientes de mantenimiento de equipos. Finalmente, es necesario realizar estadísticas integrales sobre los activos de equipos de acuerdo con los registros de operación de gestión de equipos, la situación básica completa, el estado técnico, el nivel de gestión y los beneficios económicos, las estadísticas de estado y la evaluación estadística económica y técnica se combinan para determinar y evaluar razonablemente la situación. eficiencia de uso de los activos fijos, proporcionando información de referencia valiosa para la producción y operación empresarial y la compra y construcción de activos fijos similares.

Implantación de un sistema de gestión de información de activos fijos. La gestión de información de activos fijos es la aplicación de tecnología de comunicación informática, tecnología de redes, tecnología de códigos de barras y otras tecnologías de información avanzadas en la gestión de activos fijos, lo que hace que la gestión de activos fijos sea más eficaz, rápida y científica. A medida que la escala de las empresas continúa expandiéndose, el número y los tipos de activos fijos han aumentado drásticamente y también se ha duplicado la información diversa sobre los activos fijos. A través del sistema de gestión de la información, la eficiencia de la gestión de los activos fijos se puede mejorar enormemente y el aumento o disminución de los activos fijos y la información de gestión diaria se pueden reflejar de manera oportuna.

(5) Desde la perspectiva de la supervisión interna

Por un lado, de acuerdo con los requisitos de los documentos relevantes de la empresa, es necesario emitir y mejorar rápidamente los detalles de implementación de gestión de activos fijos, y seguir estrictamente los requisitos de las reglas para verificar las cuentas y la situación real, reflejar verdadera y completamente los activos, el estado financiero y los resultados operativos de cada unidad, y mejorar la calidad de la información financiera. Por otro lado, es necesario fortalecer la capacitación del personal de control interno existente, especialmente en tecnología de la información y leyes y reglamentos, y al mismo tiempo optimizar la estructura profesional del personal de control interno existente a través de la contratación y capacitación, mejorar la calidad profesional. del personal de control interno en los equipos e instalaciones de producción, y velar por la evolución en la Auditoría de Activos Fijos.

Materiales de referencia:

[1] Yang Xiongsheng. Dilemas y soluciones de la teoría del control interno, Accounting Research, 2006(02).

[2] Zhu Zhu. Reflexiones sobre el establecimiento y mejora del control interno, Accounting Research, 2001(01).

[3]Jiao Baona. Una breve discusión sobre el control interno de los activos fijos [J]. Bosques de Mongolia Interior, 2005(05).