No se podrán prestar los archivos contables que lleva cada unidad. Si hay necesidades especiales, ¿qué aprobaciones se deben obtener?
No se podrán prestar los archivos contables que lleva cada unidad. Si existen necesidades especiales, deberán ser aprobadas por la unidad superior de supervisión o el responsable de la unidad, y deberán ser supervisadas in situ por personal de gestión de archivos.
Esto se debe a que los archivos contables son datos importantes que registran y reflejan el negocio económico de la unidad, y su seguridad e integridad están directamente relacionadas con la seguridad financiera y la gestión económica de la unidad. Por lo tanto, el préstamo de archivos contables debe controlarse estrictamente para evitar pérdidas, alteraciones y fugas.
En circunstancias especiales, si otras unidades o departamentos realmente necesitan acceder a archivos contables, deben pasar por estrictos procedimientos de aprobación. En primer lugar, la unidad prestataria debe proporcionar razones suficientes y materiales de respaldo del préstamo para explicar la necesidad y el propósito del préstamo. En segundo lugar, la unidad prestataria debe presentar una solicitud por escrito a la unidad de supervisión superior o a la persona a cargo de la unidad, y el préstamo sólo puede solicitarse después de su aprobación. Finalmente, los archiveros deben supervisar in situ para garantizar la seguridad y la estandarización del proceso de préstamo.
Cabe señalar que incluso si se aprueba el préstamo de archivos contables, la unidad o individuo prestatario no puede copiarlos, extraerlos ni prestarlos a otros sin permiso, y no se permite alterar los archivos. , dañado o perdido. Si se descubre el comportamiento anterior, no sólo tendrá que asumir la responsabilidad legal correspondiente, sino que también causará graves daños a la reputación y la imagen de la unidad prestataria.
En definitiva, los archivos contables que lleva cada unidad son datos importantes de gestión económica y deben gestionarse estrictamente de acuerdo con la ley. Los préstamos sólo se permiten en circunstancias especiales y sujetos a estrictos procedimientos de aprobación y medidas regulatorias. Esto puede garantizar la seguridad e integridad de los archivos contables y salvaguardar la seguridad financiera y los intereses económicos de la unidad.