De acuerdo con el alcance y los requisitos de presentación, la unidad es responsable de organizar y archivar periódicamente la información contable que debe archivarse.
1. ¿Cuál es el alcance y requisitos de presentación?
El alcance del archivo se refiere al contenido específico del archivo de datos contables, incluidos comprobantes contables, libros contables, extractos, listas, documentos, adjuntos de comprobantes, etc. Los requisitos de archivo se refieren a los requisitos para el entorno de almacenamiento, la seguridad y la confidencialidad, el período de almacenamiento y la gestión del préstamo de datos contables con el fin de garantizar que el contenido archivado sea completo, auténtico y preciso.
2. ¿Qué información contable hay que archivar?
La información contable que debe archivarse incluye: estados contables anuales, estados de ejecución presupuestaria, declaraciones fiscales, recibos fiscales, extractos bancarios, facturas, etc.
3. ¿Cómo organizar y compilar los datos contables?
El departamento financiero debe organizar, numerar e imprimir la portada de los datos contables archivados de acuerdo con el alcance y los requisitos de presentación, organizarlos en orden cronológico y compilarlos en volúmenes para formar archivos de datos contables. Al mismo tiempo, cada archivo de información contable deberá ser inventariado, actualizado y complementado oportunamente.
4. ¿Por qué se deben archivar los datos contables?
La gestión de archivos es una parte importante de la gestión interna de una empresa y también es un requisito legal del sistema contable. El archivo estandarizado de la información contable contribuye a garantizar la autenticidad, integridad y exactitud de la información contable, favorece la supervisión y gestión financiera de las empresas, favorece la protección de los derechos e intereses legítimos de las empresas y favorece el desarrollo y crecimiento de las empresas y de sus empleados.
5. ¿Cuáles son las formas de lograr los requisitos de archivado?
Las formas de lograr los requisitos de archivo incluyen: en primer lugar, aclarar quién es la persona a cargo de archivar, establecer un mecanismo de trabajo estandarizado y mejorar las responsabilidades y procesos de trabajo del trabajo, en segundo lugar, seleccionar equipos y herramientas de archivo adecuados para garantizar; que el entorno de almacenamiento cumpla con los requisitos y tomar medidas para evitar la pérdida, daño o fuga de información contable; en tercer lugar, formular un sistema eficaz de gestión de préstamos para aprobar, registrar y rastrear a los solicitantes externos para evitar que la información contable se utilice maliciosamente o se filtre;
6. ¿Qué impacto tienen los requisitos de presentación en el desarrollo empresarial?
La implementación de requisitos de presentación puede mejorar el nivel de gestión interna de las empresas, mejorar sus capacidades de control interno y favorece el desarrollo y la operación estandarizada de las empresas. Al mismo tiempo, una gestión de archivos que cumpla con los requisitos de las leyes y reglamentos también puede proteger los derechos e intereses legítimos de las empresas, reducir los riesgos comerciales y establecer una buena imagen corporativa.