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Actas de la Conferencia Internacional sobre Reforma y Desarrollo de la Educación Contable—James

Como dicen muchos contadores y auditores profesionales, la contabilidad es un lenguaje comercial que se utiliza en todos Países desarrollados Se aceptan tanto países nacionales como en desarrollo. Toda empresa aplica la contabilidad porque generalmente se acepta que las empresas deben revelar cierta información financiera y administrativa al gobierno y al público y, por supuesto, porque la contabilidad es una herramienta indispensable en el proceso de toma de decisiones comerciales. Con el desarrollo de la tecnología de la información, han surgido muchos productos informáticos (software), que hacen que la contabilidad sea tan sencilla como el ABC para los usuarios. Desde este punto de vista, la contabilidad se puede dividir en dos categorías básicas: quienes aplican la contabilidad manual y quienes prefieren sistemas de contabilidad computarizados. Este artículo analiza las principales características, ventajas y desventajas de la contabilidad manual y la contabilidad por computadora, y su comparación.

Según la teoría contable, el ciclo contable incluye los siguientes pasos: registrar las transacciones en el diario, contabilizarlas en las cuentas del libro mayor, preparar un balance de comprobación, preparar asientos de ajuste y preparar un balance de comprobación ajustado hasta el final. del año, preparar estados financieros y revelaciones apropiadas, registrar asientos de cierre en el diario y publicarlos, y finalmente preparar un balance de comprobación posterior al cierre. A primera vista esto no parece muy difícil, y lo es, pero cuando hay miles de transacciones la cosa cambia radicalmente. La gran cantidad de transacciones que deben procesarse en el ciclo contable hace que este proceso sea rutinario, e incluso un pequeño error o inexactitud puede iniciar todo el ciclo desde el principio para detectar y corregir errores. Para arrojar algo de luz sobre esta cuestión, examinemos el ciclo contable más a fondo. Cada transacción (un evento que cambia los recursos o pasivos financieros de una empresa) debe reconocerse, clasificarse y registrarse. Además, se deberán identificar y modificar las cuentas correspondientes. Las transacciones se registran en el diario correspondiente (diario general, diario de ventas, etc.), incluidos los datos de las transacciones, ¿cuentas afectadas? El nombre, débitos y créditos y explicación de cada cuenta afectada según se especifica en el asiento del diario. El procedimiento anterior se utiliza para cada transacción. Todos los registros diarios deben publicarse periódicamente (diariamente o semanalmente) en un libro mayor, que es un conjunto de cuentas (activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio) reunidas y clasificadas. En otras palabras, el libro mayor resume todas las transacciones durante un período de tiempo. Además, puede utilizar el libro mayor auxiliar, que es una fuente más detallada que contiene elementos individuales (inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar). El libro mayor contiene cuentas de control que resumen el contenido de los libros auxiliares. Al final del período contable, con la ayuda del libro mayor, se calcula un balance de comprobación para garantizar que los débitos y créditos se equilibren (si no son iguales, significa que hay un error). Luego se deben realizar los ajustes apropiados, como la depreciación y el gasto por impuesto sobre la renta, los registros ajustados se contabilizan en el libro mayor y se calcula el balance de comprobación ajustado. Después de esto, hay estados financieros que deben prepararse, incluido un balance general, un estado de resultados, un estado de ganancias retenidas y un estado de flujo de efectivo. Los asientos de diario de las cuentas temporales luego se liquidan en las cuentas a largo plazo y se contabilizan en el libro mayor y, finalmente, se prepara un balance de comprobación posterior al cierre.

Para mantenerse a la vanguardia, las empresas deben analizar el desempeño de todas las unidades organizativas (comenzando con los trabajadores y operadores no calificados y terminando con los altos directivos y otro personal clave) e identificar todas las desviaciones del plan, sus causas y las consecuencias finales. ¿compañía? La dirección debe tomar las medidas adecuadas para evitar tales desviaciones en el futuro. Estos procedimientos se conocen como controles internos e incluyen los siguientes cinco elementos: entorno de control, evaluación de riesgos, seguimiento, información y comunicación, que se evalúan individualmente y se combinan en una única calificación de desempeño organizacional. ¿El ambiente de control se refiere a la manera en que se llevan a cabo los controles dentro de una organización? Qué gerente controla a los empleados, cómo y a quién informa ese gerente sobre el desempeño planificado para el siguiente paso, etc. La evaluación de riesgos se refiere a medidas para determinar todos los riesgos potenciales, sus causas, probabilidades y contramedidas para evitar y gestionar estos riesgos, cómo estos riesgos afectan el desempeño y el estado financiero de la empresa, cómo minimizar el costo de enfrentar los riesgos financieros, etc. Monitoreo significa control de calidad de las operaciones y las personas de la empresa. El elemento de información y comunicación se refiere al control del flujo de comunicación y la calidad del flujo de información dentro de una organización para minimizar el tiempo de comunicación y la pérdida de información. ¿Los procedimientos de control interno permiten mantener la empresa? Productividad y utilidad en todos los sectores.

Volvamos a la cuestión principal del artículo. La contabilidad manual significa que los empleados completan periódicamente todo el ciclo contable a mano: calculan balances de comprobación, registran transacciones, preparan estados financieros y otras tareas diarias. Por supuesto, en las grandes organizaciones esto requiere mucho tiempo, recursos y esfuerzo.

La contabilidad computarizada significa que lo único que hace un empleado es registrar las transacciones en una computadora, que maneja otros pasos del ciclo contable automáticamente o previa solicitud. Pero esta es una visión muy simplificada de la contabilidad computarizada porque las transacciones son una categoría compleja que incluye no sólo ventas o adquisiciones sino también depreciación, cálculos de primas y salarios, dividendos, etc. Por lo tanto, las computadoras proporcionan cálculos precisos e informes inteligentes, pero también requieren mucho tiempo, recursos y esfuerzo, y es difícil evaluar qué tipo de contabilidad es más rápida y económica. Si la contabilidad manual requiere contadores calificados para registrar las transacciones económicas, la contabilidad informática requiere contadores que sepan utilizar un software específico y, por lo tanto, es más costosa. El software de computadora calcula más rápido, pero no sabe lo que necesita a menos que pueda explicar claramente qué es exactamente lo que necesita. Además, un buen sistema de contabilidad computarizado puede costar miles o incluso millones de dólares, según la complejidad y el tamaño de la organización. La contabilidad computarizada proporciona un mejor sistema de informes de control interno (la computadora puede controlar miles de indicadores al mismo tiempo, y si algunos indicadores no cumplen con el estado normal, se puede notificar al departamento o trabajador correspondiente), mientras que el control manual requiere más tiempo.

Las ventajas de la contabilidad manual son: mano de obra y recursos relativamente baratos, confiabilidad, independencia de las máquinas, disponibilidad de trabajadores calificados. Las desventajas incluyen: velocidad reducida, mayor carga de trabajo del contable, informes de control interno relativamente lentos, trabajo rutinario, etc. . Las principales ventajas de la contabilidad computarizada son: informes rápidos, alta liquidez, alta confiabilidad, sin necesidad de trabajo rutinario, alta precisión, el sistema de control interno aumenta la productividad, fácil respaldo y recuperación de registros. Las desventajas incluyen: desarrollo, introducción y uso. El costo de; este sistema es altísimo, formación especial del personal, aumento de costes de personal, dependencia de máquinas, etc. Obviamente, la contabilidad por computadora y la contabilidad manual tienen ventajas y desventajas, pero realizan las mismas tareas y el resultado final es el mismo. Las principales diferencias entre ellos son el coste, la velocidad y la maniobrabilidad. Como resultado, las PYMES suelen preferir la contabilidad manual sin comprometer la calidad, mientras que las grandes empresas adoptan sistemas de contabilidad complejos que cuestan millones de dólares pero funcionan mejor de lo que nadie esperaba.

También existe una traducción al chino, alrededor de 2100, escrita por el economista James.

Contabilidad manual y contabilidad informática

Reforma y desarrollo de la educación contable: actas del Cuarto Simposio Internacional sobre Contabilidad y Finanzas