Las facturas electrónicas se pueden imprimir varias veces. ¿Cómo pueden los contadores evitar reembolsos duplicados?
Las facturas electrónicas son datos virtuales. En la actualidad, cuando las empresas carecen de un sistema de contabilidad, utilizan métodos contables impresos para registrar las cuentas. Es cierto que las facturas electrónicas originales rara vez se conservan, lo que provoca muchos problemas financieros. El Documento No. 6 del Ministerio de Hacienda de 2020 estipula que se debe conservar la factura electrónica original para su reembolso. Por lo tanto, para evitar entradas repetidas o manipulación de información en las facturas electrónicas, la mejor factura es archivar adecuadamente la factura electrónica original.
El sistema puede realizar una gestión de circuito cerrado de la selección de facturas desde la fuente. Las facturas electrónicas recibidas se pueden ingresar directamente en el sistema y compararse con los datos de la factura electrónica original para evitar riesgos repetidos, y se pueden conectar. a la base de datos de cuentas de fondo de la plataforma nacional de auditoría tributaria para verificar la autenticidad de las facturas electrónicas.
Las facturas conformes se guardarán correctamente en el sistema; si los empleados imprimen facturas electrónicas varias veces para su reembolso, deben proporcionar el PDF original de la factura electrónica y registrarlo en el sistema. Si el sistema lo solicita repetidamente o no se puede proporcionar el original, la factura no será reembolsada. La razón fundamental para imprimir la misma factura varias veces para el reembolso es que la empresa carece de un sistema de gestión de facturas y tiene puntos ciegos y callejones sin salida. Muchos procesos no pueden formar una gestión de circuito cerrado, por lo que generarán grandes riesgos.
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