Problemas existentes y contramedidas en el reembolso en línea de instituciones públicas bajo informatización contable
Resumen: Con la rápida popularización de Internet+ y la inteligencia artificial, el modelo de reembolso financiero de las instituciones públicas ha cambiado del modelo manual tradicional al modelo de reembolso en línea . Este artículo analiza los problemas existentes en el reembolso en línea de una determinada institución pública. En vista del creciente negocio económico, el aumento de fondos y el aumento del volumen de negocios de reembolso de las instituciones públicas, este trabajo analiza las deficiencias de los métodos tradicionales de reembolso de las instituciones públicas y estudia la viabilidad de implementar el reembolso en línea en las instituciones públicas, con el fin de promover la modernización y La mejora de la gestión financiera de las instituciones públicas. El nivel de gestión financiera ha sentado las bases.
Palabras clave: Problemas y contramedidas para el reembolso en línea de las instituciones de información contable
En los últimos años, con la expansión de la escala de las instituciones de nuestro país, las fuentes de financiamiento han mostrado una tendencia a la diversificación. En el modelo tradicional de reembolso financiero de las instituciones públicas, los procedimientos de reembolso son complicados, la distribución del tiempo de reembolso es desigual, el personal tiene largos tiempos de espera y la eficiencia de la aprobación empresarial es baja, lo que genera una alta presión de revisión financiera y malos resultados de aprobación del presupuesto. Estos problemas ya no pueden satisfacer las nuevas exigencias de la gestión financiera moderna. Las instituciones tienen una gran carga de trabajo financiero y muchas partidas de fondos de reembolso, básicamente logrando la transformación del modelo de reembolso financiero tradicional. Aunque se han eliminado todas las desventajas de la contabilidad manual, a medida que el negocio de reembolsos de la agencia continúa aumentando, junto con la concentración del tiempo de reembolso, la enorme presión de las auditorías financieras y la baja informatización, han surgido problemas gradualmente. En respuesta a estos problemas, es necesario utilizar la electrónica y la informatización como medios básicos para construir un nuevo sistema de gestión de reembolsos financieros para la organización, simplificar los procesos comerciales y estandarizar aún más el llenado de documentos, la automatización de la preparación financiera y los métodos de pago electrónico.
1 La historia del desarrollo y las tendencias del sistema de información contable de China
1.1 El desarrollo del sistema de información contable de China
Comenzó el uso de computadoras en la gestión financiera de mi país A finales de la década de 1970, la Primera Fábrica de Automóviles de Changchun utilizó por primera vez la contabilidad asistida por computadora. En la era del big data, frente a un entorno de competencia de mercado cada vez más feroz, las empresas modernas deben integrar de manera efectiva diversa información financiera y analizar con precisión los datos financieros para ocupar un lugar en la competencia del mercado, y luego aprovechar esto como una oportunidad para hacer frente a la competencia de mercado impredecible. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones estratégicas correctas. La realización de este objetivo requiere que las empresas combinen sus propias realidades comerciales para construir un sistema integrado integral basado en un entorno de red informática que integre la gestión de planificación, la gestión de personal y la gestión financiera, proporcionando así una base de datos científicos para que las empresas tomen decisiones correctas. Frente a este entorno, la construcción de sistemas informáticos de información contable empresarial debe evolucionar en la dirección de un modelo de gestión integral.
1.2 Tendencia de desarrollo de los sistemas de información contable
En la era actual de globalización económica, informatización y creación de redes, la tecnología de la información y la tecnología de redes se utilizan cada vez más en la gestión empresarial. Debido a las limitaciones del modelo tradicional de gestión financiera, ya no puede cumplir con los requisitos del desarrollo social actual y la tendencia de desarrollo de la información de la gestión financiera se ha vuelto más clara. El desarrollo de los sistemas de información contable mostrará las siguientes tendencias: realizar la asociación entre los sistemas de información contable y otros sistemas, realizar la integración y coordinación de los sistemas de gestión financiera y otros sistemas, y aumentar y mejorar gradualmente los módulos funcionales de los sistemas de información contable.
2 Tecnología de redes informáticas: soporte técnico para sistemas de información contable
2.1 La connotación básica de la tecnología de redes informáticas
La llamada tecnología de redes informáticas se refiere principalmente a la distribución de Computadoras en diferentes ubicaciones geográficas están conectadas, aprovechando al máximo varios dispositivos de comunicación, e interconectadas en un poderoso sistema informático. Diferentes computadoras siguen los protocolos correspondientes para lograr una transmisión efectiva de información, así como el intercambio y la utilización integral de hardware, software, información de datos y otros recursos relacionados.
2.2 Las principales funciones de la tecnología de redes informáticas
La tecnología de redes informáticas tiene funciones potentes, que se reflejan principalmente en el intercambio mutuo de datos, el intercambio de recursos y el intercambio de información entre usuarios.
2.3 Aplicación de la tecnología de redes informáticas en la gestión financiera
En una era de desarrollo continuo de la información, la aplicación de la tecnología de redes y la tecnología de la información en diversas industrias ha brindado oportunidades para el desarrollo de Varias industrias convenientes. La construcción de un sistema de gestión de la red de reembolso financiero que esté en línea con el desarrollo de las instituciones públicas puede resolver eficazmente los problemas existentes en el modelo de reembolso financiero tradicional, optimizar aún más el proceso de reembolso, mantener una red de información financiera fluida y lograr procesos centralizados, estandarizados y -procesamiento basado en datos financieros. Esto proporciona un mayor apoyo para la gestión financiera y la toma de decisiones.
Análisis de los problemas existentes en el sistema de gestión de reembolsos de las instituciones públicas - tomando como ejemplo la Institución Pública S
3.1 Introducción a la situación básica de la Institución S
S Institution es una agencia de investigación en ciencias sociales, establecida en 1958. Es la primera academia de ciencias sociales establecida en la Nueva China, la única institución de investigación integral en humanidades y ciencias sociales en Shanghai, y una de las academias locales de ciencias sociales más grandes de China. Hay alrededor de 760 empleados, de los cuales más del 50% tienen un doctorado, 133 son estudiantes de secundaria y 194 son estudiantes de secundaria. La Academia China de Ciencias Sociales se encuentra entre el primer grupo de unidades que otorgan títulos aprobadas por el Comité de Títulos Académicos del Consejo de Estado. Actualmente, existen 8 puntos de autorización de doctorado, 62 puntos de autorización de maestría y 2 estaciones móviles de investigación posdoctoral, que reclutan estudiantes extranjeros de todo el mundo. Hay más de 650 estudiantes de posgrado.
3.2 Problemas en el sistema de información de gestión de reembolsos de las instituciones públicas
3.2.1 El grado de informatización es bajo.
La Unidad S concede gran importancia al desarrollo de la construcción de informatización, pero la construcción de sistemas de información entre departamentos carece de compatibilidad, lo que forma islas de información dentro de la unidad, especialmente entre el sistema de presupuesto financiero, el sistema de gestión de la investigación científica, y sistema de gestión de personal Faltan enlaces fluidos y puertos de atraque efectivos. La gestión de varios departamentos dentro del mismo sistema no se puede conectar de manera efectiva. La gestión de fondos está fragmentada y los canales no son fluidos, lo que restringe la mejora de la eficiencia de los reembolsos. para implementar la supervisión. La información financiera no se puede consultar rápidamente ni utilizar de manera eficaz. El personal financiero dedica mucho tiempo a clasificar e ingresar datos, y la calidad de la información contable y la precisión de los datos son preocupantes.
3.2.2 El efecto del control presupuestario es deficiente.
La gestión preventiva adoptada por la Unidad S es un modelo de gestión en el que todos los departamentos preparan los presupuestos manualmente y luego el departamento financiero realiza la aprobación y el control informático. La preparación manual y la aprobación manual son las que consumen más tiempo. Durante el período de presentación del presupuesto de la unidad, para presentar datos presupuestarios de manera oportuna, muchos departamentos tienen problemas tales como preparación presupuestaria arbitraria, falta de racionalidad y cientificidad en las cuotas presupuestarias y preparación presupuestaria irrazonable y poco científica. Después de la implementación del sistema de reembolso en línea, los jefes de varios departamentos funcionales, gerentes y tomadores de decisiones de varios fondos pueden realizar un control dinámico y en tiempo real sobre el uso de los fondos del proyecto, comprender información relevante a través del sistema financiero del grupo y realizar estadísticas clasificadas sobre la información. Superficialmente, la Compañía S ha logrado un control presupuestario dinámico, pero en la aplicación real no es satisfactorio. Por ejemplo, si el efecto de la ejecución del presupuesto es deficiente, el director del proyecto sólo puede participar en la ejecución del presupuesto mediante el control presupuestario dinámico de los fondos del proyecto, y en realidad no participa en el proceso de preparación del presupuesto. La elaboración de presupuestos todavía utiliza métodos manuales tradicionales. Cuando el presupuesto no es razonable y es necesario ajustarlo, como director de proyecto, debe ir y venir al departamento de investigación científica y al departamento financiero para presentar la solicitud; la unidad S tiene una gran cantidad de fondos especiales y fondos de investigación científica, y Controlar verdaderamente el presupuesto supone una enorme carga de trabajo.
3.2.3 La eficiencia de aprobación empresarial es baja.
A través de la investigación, se descubrió que la mayoría de los empleados de la Unidad S no estaban satisfechos con el proceso de aprobación del negocio de reembolso, como el largo tiempo de aprobación y las múltiples firmas de los líderes de todos los niveles, que se convirtieron en los principales problemas que afectan el reembolso. . Según el modelo de reembolso tradicional, los empleados deben llevar el recibo de reembolso al jefe de departamento para su aprobación y luego acudir al jefe de cada departamento responsable para su aprobación y firma según el propósito de los fondos de reembolso. Pero el proceso de firma no es fácil y el personal de reembolso debe confiar en la suerte. Sin embargo, cuando el líder responsable está ausente o en una reunión, los asuntos de reembolso pertinentes sólo pueden posponerse. A veces, el plazo de reembolso se excede gravemente y los documentos de reembolso pueden perderse.
3.2.4 La auditoría financiera es estresante e ineficiente.
Como personal financiero de la Unidad S, debe revisar todos los comprobantes y documentos de reembolso uno por uno. Los principales elementos de revisión y proyectos de investigación científica están relacionados y son razonables hasta cierto punto, y si son consistentes. el presupuesto Facturas, contratos y afines. Si la información es consistente y si falta algún documento. Revisar si excede el estándar, por ejemplo, si los fondos para viajar al extranjero cumplen con los estándares de financiamiento de las "Medidas para la Gestión de Fondos para Viajes Temporales al Extranjero con Fines Comerciales". Debido a la gran cantidad de facturas de fondos de investigación científica y demasiados proyectos, parte del personal de reembolso afecta las perspectivas de carrera de los contables y auditores. Si a menudo son rechazados, las relaciones interpersonales serán más difíciles, lo que hará que el personal financiero a menudo siga los trámites.
3.2.5 Hay un problema con el método de pago.
Para el enlace de pago de reembolso de la Unidad S, teniendo en cuenta la seguridad financiera y la complejidad operativa de la unidad, así como los requisitos financieros de Shanghai, primero se aprueba a través de la plataforma de gestión unificada del especial de Shanghai. fondos financieros, y luego a través del banco a la empresa de procesamiento por lotes de ventana. El personal de contabilidad de la unidad sólo es responsable de las estadísticas, mientras que el flujo de caja lo completa el cajero de la unidad. Los reembolsos y montos resumidos se ingresan periódicamente en las tarjetas de salario de los empleados de la unidad y en las tarjetas oficiales a través del banco cada mes. Debido a la gran cantidad de números de tarjetas, es difícil garantizar la exactitud de los números de tarjetas, lo que hace que los pagos sean imposibles y los reembolsos se realicen con frecuencia. A medida que la tecnología de pago de fondos en línea madura gradualmente, los métodos convenientes de pago mediante transferencias de efectivo de pequeñas cantidades, como WeChat Pay y Alipay, han reducido en gran medida la carga de trabajo del personal financiero, mientras que la implementación de la banca en línea ha ahorrado el tiempo en las colas en los bancos y en los viajes.
3.2.6 El sistema de consultas carece de oportunidad y funcionalidad.
La Unidad S ahora utiliza el sistema de software financiero del grupo. Solo el personal financiero puede verificar el progreso de los fondos del proyecto después de completar la contabilidad de los comprobantes del mes. Sin embargo, el líder del proyecto quiere saber la llegada, el uso, el saldo, etc. de los fondos del proyecto en tiempo real, y la información es seria. quedando atrás. El objetivo principal de implementar el sistema de reembolso en línea es superar las limitaciones de tiempo y espacio y evitar las operaciones fuera de línea en la medida de lo posible. Sin embargo, en el proceso de solicitud real, el sistema de consulta en línea de la unidad carece de funcionalidad y puntualidad. Es imposible supervisar todo el proceso de uso de los fondos y, a menudo, no hay presupuestos o hay excesos presupuestarios.
4. Estrategias para optimizar el reembolso en línea de las instituciones públicas en el marco de la informatización contable
4.1 Rediseño del proceso de reembolso
Ante el engorroso e ineficiente reembolso proceso de esta institución, Es imperativo rediseñar el proceso de reembolso. La llamada reingeniería de procesos se refiere principalmente a la eliminación completa de defectos en los procesos existentes, minimizando los procesos sin valor agregado, distinguiendo procesos engorrosos, mejorando los procesos clave y realizando la reorganización y optimización de los procesos de reembolso con el apoyo de la tecnología de la información moderna. y tecnología de redes. Diseñar y desarrollar un sistema de reembolso en línea basado en él. Dejemos que esos procesos comerciales que consumen mucho tiempo se completen en paralelo fuera del sistema financiero, rompiendo así los límites del tiempo y el espacio, reduciendo el consumo de tiempo del negocio de reembolso del departamento financiero y resolviendo los problemas de reembolso sin aumentar la dotación de personal financiero de la unidad.
4.2 Digitalización del proceso de aprobación
Al momento de reembolsar, el personal de reembolso de la Unidad S deberá presentar primero el formulario en el sistema de reembolso en línea y luego ingresar al proceso de reembolso. No harán nada hasta recibir el reembolso y simplemente enviarán los documentos relacionados con el reembolso al departamento financiero en su tiempo libre. Con el apoyo de la tecnología de la información moderna, la carga de trabajo del departamento financiero se ha reducido considerablemente y la fuerza laboral del personal financiero se ha liberado por completo. Varios documentos legales de reembolso se transmiten a diferentes líderes para su firma y aprobación a través del sistema de reembolso en línea. La tecnología de firma segura utilizada por los líderes evita el riesgo de ser imitado, garantizando así la unicidad y seguridad de la firma.
4.3 Integración con el sistema de gestión presupuestaria
Cuando el personal de reembolso envía formularios de reembolso, el sistema verificará la legalidad de sus presupuestos de reembolso. No se pueden enviar formularios de reembolso que excedan el presupuesto. requiere que el personal de Reembolso revise las cuestiones de control presupuestario. Con la integración del sistema y el sistema de gestión presupuestaria, mucho personal de reembolsos puede formar el concepto de presupuesto en su mente sin iniciar sesión en el sistema presupuestario de la unidad, logrando así un control previo del presupuesto. Estandarizar la ejecutabilidad, seriedad y racionalidad del presupuesto a lo largo de todo el proceso. Si es necesario ajustar el presupuesto o no es razonable, se puede ajustar mediante el proceso de aprobación. Se puede ver que la implementación del sistema de reembolso en línea ha realizado todo el proceso, la supervisión dinámica y en tiempo real del presupuesto, ha controlado de manera razonable y científica el progreso de varios presupuestos y ha sentado las bases para la implementación refinada del sistema integral de la unidad. gestión presupuestaria.
4.4 Simplificar el proceso de aprobación
Para evitar eficazmente el problema de la participación de múltiples materiales de aprobación en un negocio de reembolso, el sistema de reembolso en línea debe refinar, integrar y mejorar varios informes de aprobación. tanto como sea posible e incorporarlo al sistema. Por ejemplo, en el negocio del reembolso de gastos de viaje, el formulario de aprobación de viaje oficial nacional se puede integrar en el sistema de reembolso en línea, y los viajeros de negocios pueden completarlo en línea antes de viajar. Una vez aprobada la aprobación, el sistema puede optar por llamar al formulario de aprobación del viaje de negocios e imprimirlo como archivo adjunto para su reembolso.
4.5 Estándares y fórmulas correspondientes preestablecidos
La Oficina de Finanzas Municipal de Shanghai ha promulgado estándares de gastos para viajes, honorarios de conferencias, honorarios de capacitación y gastos en el extranjero. , esto requiere que la Organización S establezca una centralización y estándares unificados en el sistema de reembolso en línea de antemano, y establezca una fórmula de cálculo unificada para evitar la repetición del trabajo tanto como sea posible. Por ejemplo, en la sección de presupuesto para el reembolso de gastos de conferencias, puede establecer varios estándares de gastos para conferencias en todos los niveles. Cuando los empleados inician una solicitud de reembolso de gastos de reunión, solo necesitan completar la cantidad de personas que asisten a la reunión, el nivel de la reunión y los días de la reunión, y la computadora puede calcular automáticamente el límite superior de los gastos relacionados, como gastos de catering y alquiler de salas de conferencias. honorarios y honorarios de alojamiento para la conferencia. Si se excede el límite, no se podrá presentar un formulario de reembolso.
4.6 Mejorar el sistema de pago sin efectivo
Cuando las instituciones públicas S implementan el sistema de reembolso en línea, deben confiar en la plataforma de gestión unificada de los fondos especiales fiscales de Shanghai, conectarse sin problemas a través del sistema. Abrir completamente los canales de pago de las plataformas, bancos y unidades financieras, y transformar completamente los procesos y procedimientos de pago de fondos tradicionales e ineficientes mediante el uso de nuevos sistemas de liquidación, como el pago directo del tesoro y las tarjetas oficiales, para garantizar la seguridad de los fondos y maximizar la eficiencia del uso de los fondos. El personal financiero no necesita verificar el inventario de efectivo todos los días y no es necesario programar una cita para grandes reembolsos de efectivo, logrando un entorno financiero con menos personas y más dinero. Reduzca el riesgo de que los reembolsadores lleven y administren efectivo.
4.7 Implementar funciones automáticas de generación de comprobantes y contabilidad.
Dado que los motivos, temas, proyectos y otros elementos del bono se han completado al completar los documentos de reembolso en línea, una vez que se completan los procedimientos de reembolso, los datos de reembolso se pueden conectar directamente al software contable y financiero a través de Internet, y se puede conectar directamente según el programa de software preestablecido Generar comprobantes contables, permitiendo así la transmisión de datos entre diferentes software, evitando errores humanos en el ingreso manual y la contabilidad, evitando errores, duplicaciones y omisiones de comprobantes, y en gran medida. mejorar la eficiencia del trabajo financiero.
4.8 Fortalecer la difusión y formación de conocimientos relacionados con el reembolso financiero.
El uso de nuevos sistemas y nuevas tecnologías ha planteado mayores requisitos para las capacidades de aplicaciones informáticas de los empleados de las instituciones públicas. En la mayoría de las instituciones públicas de nuestro país, los empleados tienen diferentes estructuras de edad, diferentes niveles de manejo de computadoras y falta de adaptabilidad al nuevo sistema. Por lo tanto, para garantizar la aplicación del sistema de reembolso en línea, es necesario aumentar la publicidad y capacitar a los empleados de las instituciones públicas para que puedan dominar las funciones comunes del sistema de reembolso en línea lo antes posible y evitar en la medida de lo posible malas operaciones. y reducir eficazmente el riesgo de uso inadecuado del sistema.
4.9 Lograr prioridad para el reembolso de citas.
Originalmente, los administradores de fondos tenían que hacer cola en el departamento de finanzas para manejar los fondos. Si algo sale mal, tenemos que ir y venir varias veces, lo que consume mano de obra y recursos materiales, lo que resulta en un largo ciclo de reembolso. Después de la implementación del sistema de reembolso en línea, el personal de reembolso de las instituciones públicas debe programar una cita en línea antes del reembolso, y el personal financiero de la unidad puede obtener el monto de la cita de reembolso dentro de un cierto período de tiempo a través de una consulta al sistema. Si el reembolso está ocupado, puede agregar más personal. Cuando el número de citas de reembolso exceda el límite superior especificado por el sistema, el sistema solicitará al personal de reembolso que posponga la hora de la cita de reembolso. Dar prioridad a las citas y al reembolso logra la integración efectiva de los recursos de la oficina, la distribución razonable de la carga de trabajo comercial y la maximización de la eficiencia de la oficina.
En resumen, la aplicación generalizada de la tecnología de la información y la tecnología de redes modernas ha provocado que los sistemas comerciales tradicionales se enfrenten a un nuevo entorno, que requiere que utilicemos nuevos conceptos y medios técnicos para innovar y cambiar continuamente. La implementación del sistema de reembolso en línea para instituciones públicas ha mejorado enormemente la gestión financiera de las instituciones públicas. El enfoque principal del departamento financiero se ha centrado en una gestión financiera más valiosa y estrechamente integrada con el negocio.
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