¿Administrar los gastos de viajes corporativos?
Tichy
Un estudio preliminar sobre la modernidad
Con la continua expansión de la escala de las empresas modernas, los viajes de negocios se han vuelto más frecuentes y diversos. La gestión del valor es la única manera de que las empresas modernas se desarrollen de forma sostenible. Para una empresa, tener un control total de costos y capacidades de utilización de recursos es la base para promover operaciones refinadas, innovación empresarial y gestión de valor. La gestión de los gastos de viaje también debe seguir el camino de una gestión refinada.
El primero es la elaboración de presupuestos precisos para lograr una gestión anticipada de los gastos de viaje.
La gestión del presupuesto desempeña un papel muy importante en la planificación de recursos empresariales moderna. Para gestionar bien los gastos de viaje es necesario presupuestar con antelación.
* * *Diseño del modelo de presupuesto
El diseño del modelo de presupuesto se basa en el método de gastos de viaje del sistema empresarial. Debido a los diferentes lugares de viaje de negocios, métodos de viaje y propósitos de viaje de negocios, los métodos de gastos de viaje de las empresas son generalmente más detallados. Por lo tanto, el diseño del modelo presupuestario debe perfeccionarse y diversificarse para garantizar la precisión de los resultados presupuestarios.
Para facilitar el ejemplo, hacemos las siguientes suposiciones: según los gastos de viaje de un determinado sistema empresarial, se otorgan diferentes montos de subsidios para viajes de negocios según la ubicación y el propósito del viaje de negocios. Se supone que el lugar de viaje de negocios se divide en tres situaciones: fuera de la provincia, en zonas especiales y otras provincias y ciudades, el propósito de los viajes de negocios se divide en dos tipos: negocios ordinarios y de capacitación, según el modo de viaje; Los costos de transporte también son diferentes. Se supone que el modo de transporte se divide en aviones, trenes y automóviles. Sobre esta base, primero se puede diseñar el siguiente modelo * * * Tabla 1 * * *:
Después de configurar el modelo básico anterior, se puede compilar el modelo específico que cada unidad debe completar:
Tabla 2 ×××× formulario de declaración de presupuesto anual de viajes
Unidad declarante:
Responsable de la unidad: Rellenar el formulario: Tiempo para rellenar el formulario :
Cada unidad se basa en Complete * * * 1 * * *-* * 9 * * * para el plan de trabajo del próximo año, y el modelo puede calcular automáticamente los resultados del presupuesto según la fórmula establecida .
Requisitos del informe presupuestario:
1. Para proyectos de turismo convencional, consulte los datos históricos.
2. Para elementos nuevos, complételos de acuerdo con el plan de trabajo real y explique en detalle.
* * *II* * * Auditoría del informe presupuestario
Después de que cada unidad presente su presupuesto, la agencia de gestión del presupuesto empresarial deberá realizar una auditoría. La auditoría debe centrarse en los siguientes aspectos:
1. Comparar los motivos del viaje de negocios con datos históricos de años anteriores, y distinguir entre asuntos rutinarios y asuntos nuevos.
2. Los asuntos diarios se pueden auditar con referencia a datos históricos.
3. Para artículos nuevos, debe comprender los motivos específicos uno por uno de acuerdo con las instrucciones, para verificar si * * * 2 * * *-* * 9 * * * está completado. científicamente.
Durante el proceso de revisión, la agencia de gestión del presupuesto empresarial puede adoptar un enfoque "dos a uno" para solucionar los problemas existentes y exigir a la unidad de informes que realice modificaciones y vuelva a declarar.
* *Tres* *Decisiones presupuestarias
Después de revisar los planes presupuestarios presentados por cada unidad, la agencia de gestión del presupuesto empresarial prepara materiales resumidos para toda la empresa, incluidos modelos presupuestarios, ideas de diseño e información. proporcionada por cada unidad, proceso de revisión, etc. , e informar al comité de gestión presupuestaria de la empresa, que tomará las decisiones.
* * *Cuatro* * * Liberación de presupuesto.
En función de los resultados de la toma de decisiones, el presupuesto anual se puede liberar a cada unidad.
En segundo lugar, combine la promoción de tarjetas de visita para gestionar los gastos de viaje.
La tarjeta de negocios es un tipo especial de tarjeta de crédito, que generalmente tiene un ciclo de crédito determinado. Las tarjetas de crédito personales asumen las obligaciones de liquidación y pago del consumo de la tarjeta. La tarjeta de crédito comercial es una nueva herramienta y método de gestión financiera. No sólo es fácil de transportar y usar, sino que también es muy transparente. Esta es una razón muy importante para promover las tarjetas de crédito comerciales, es decir, todos los comportamientos de pago están bien documentados y rastreables. Esto evitará que gastemos dinero indiscriminadamente en el consumo oficial. Además, después de que el personal corporativo utiliza tarjetas de crédito comerciales, ya no necesitan pedir dinero prestado por adelantado cuando viajan por negocios. Cuando regresan, pueden reembolsar con facturas y comprobantes de tarjetas de crédito y luego transferir el dinero a la tarjeta comercial para pagar. , lo que también ahorra muchos problemas.
Para gestionar los gastos de viajes de negocios con tarjeta de crédito, debe prestar atención a los siguientes aspectos:
Primero seleccione el banco emisor de la tarjeta comercial de nuestra empresa y firme un acuerdo de servicio de tarjeta comercial.
El segundo es formular medidas especiales de gestión de tarjetas de visita para estandarizar la gestión de las tarjetas de crédito comerciales.
En tercer lugar, una persona dedicada es responsable de la gestión unificada de la información de las tarjetas de crédito comerciales y organiza el procesamiento y la cancelación unificadas de las tarjetas de crédito comerciales en función de las necesidades laborales y de los usuarios.
En cuarto lugar, estandarizar el uso, alcance, límite, aprobación, almacenamiento, cancelación, informe de pérdidas, almacenamiento de contraseñas, reembolso y cálculo de intereses de las tarjetas de crédito comerciales.
El quinto es estandarizar el plazo para el reembolso de los gastos de viaje, proporcionar las facturas y comprobantes de tarjetas de crédito pertinentes como base para el reembolso, comparar la información presupuestaria y registrarla en el libro mayor que las empresas calificadas puedan establecer. sistemas de verificación del acceso mutuo antes del reembolso.
En tercer lugar, evaluar estrictamente la tasa de finalización del presupuesto y completar la supervisión posterior al evento.
Para lograr una gestión eficaz de los gastos de viajes corporativos, además de un cuidadoso cálculo previo, una estricta gestión durante el proceso y la posterior evaluación son métodos de motivación eficaces. La evaluación del presupuesto puede aclarar el posicionamiento estratégico de la empresa, fortalecer el mecanismo de incentivos, mejorar la evaluación del desempeño y mejorar el nivel de gestión.
* * * A * * *Evaluación del presupuesto
1. Método de ratio: Calcule la tasa de finalización del presupuesto anual de cada unidad en función de los gastos totales de viaje. Si el valor de desviación está dentro del 5%, no se evaluará. Si supera el 5%, las normas de evaluación se formularán según gradientes y se reflejarán en el desempeño anual de cada unidad.
2. Método del proyecto: calcule la tasa de finalización del presupuesto anual en función de las tareas de viaje de negocios de cada unidad y calcule la tasa de finalización del presupuesto anual en función de los proyectos. Si el valor de desviación está dentro del 5%, no se evaluará. Si supera el 5%, las normas de evaluación se formularán según gradientes y se reflejarán en el desempeño anual de cada unidad.
3. Método dinámico: según las necesidades de gestión, los objetivos presupuestarios se pueden dividir en trimestres, evaluarse trimestralmente y recompensas y castigos oportunos en función del desempeño real de la unidad de ejecución presupuestaria, que es propicio para la mejora de la gestión presupuestaria y la consecución de los objetivos presupuestarios.
Cuando ocurren desviaciones importantes, el presupuesto original ya no es aplicable y el presupuesto debe ajustarse.
El presupuesto de viajes, al igual que otros presupuestos corporativos, se elabora y emite a principios de año. Sin embargo, las empresas modernas pueden encontrar muchos factores impredecibles en los gastos de viaje, como cambios en el entorno del mercado en varias regiones, cambios en las cuestiones de adquisiciones, etc. Por lo tanto, los ajustes a las partidas presupuestarias deben organizarse de manera oportuna. En el trabajo real, se pueden realizar ajustes según el ciclo de evaluación. Para los ajustes del presupuesto de viajes, es necesario analizar los motivos y aplicar en función del proyecto de viaje. La agencia de gestión del presupuesto empresarial deberá informar al comité de gestión del presupuesto y realizar ajustes oportunos después de la aprobación para ajustar los indicadores de evaluación.
* * *Tres* * *Se respetarán los resultados de la evaluación.
Los gastos de viaje son sólo una partida insignificante en el sistema de gestión del presupuesto corporativo más amplio, pero si los resultados de la evaluación no se pueden cumplir, afectará seriamente el avance de la gestión de viajes.
1. Publicar el informe de evaluación. Evaluar la implementación, ajuste y seguimiento de los presupuestos de viajes de cada unidad, afirmar logros, señalar problemas y conocer los motivos.
2. Con base en los indicadores de evaluación del desempeño establecidos y los resultados de la evaluación, proporcione la base para las recompensas y castigos y envíelos al departamento de recursos humanos de la empresa para obtener recompensas y castigos en función del desempeño de cada unidad. .
Referencia
[1] Guía de Aplicación de Control Interno Empresarial N° 65438 +05 Presupuesto Integral.
[2]Ministerio de Hacienda. Aviso del Banco Popular de China sobre la emisión de las "Medidas provisionales para la gestión de tarjetas oficiales de las unidades presupuestarias centrales" * * * Cai Ku Zi No. 200763 * *.
Sobre el autor: Yuan Xiaoyan, mujer, nacionalidad Han, de Shiping, Yunnan, graduada de la Universidad de Correos y Telecomunicaciones de Chongqing, trabaja en el Departamento de Finanzas de China Mobile Communications Group Yunnan Co., Ltd., su dirección de investigación es la elaboración de presupuestos y la contabilidad de costos.
Extremo
Discusión sobre métodos de refuerzo
Los gastos de viajes corporativos son un gasto importante de la empresa y han ocupado el segundo lugar en el gasto diario de la empresa. El sistema de reembolso y el sistema de contratación de gastos adoptados por la mayoría de las empresas tienen algunas deficiencias en la aplicación práctica. Cómo fortalecer la gestión de los gastos de viaje, controlar los gastos y mejorar la eficiencia se ha convertido en un tema importante para mejorar el nivel de la gestión corporativa.
Basado en muchos años de experiencia en gestión financiera, el autor propone dos planes de fortalecimiento: uno es comenzar desde adentro y cambiar el modelo de gestión, el otro es introducir una empresa de gestión de viajes profesional para maximizar la eficiencia del uso de los fondos y la eficiencia de los empleados;
Palabras clave reembolso y ventas; gastos generales; gestión de viajes
Los gastos de viaje de la empresa se refieren a gastos de transporte, gastos de alojamiento, subsidios de viaje y otros gastos incurridos por los empleados de la empresa en viajes de negocios. Los gastos de viaje son una importante partida de gasto recurrente para las empresas. Un informe de encuesta publicado por American Express señaló que los gastos de viaje siempre han sido el segundo gasto diario más alto de las empresas, representando el 35% de los costos operativos corporativos, solo superados por los costos laborales. Tomemos como ejemplo la Coking Coal Sales Company: en 2010, los gastos de ventas controlables fueron de 41,27 millones de yuanes, de los cuales los gastos de viaje fueron de 1,45 * * 30.000 yuanes, lo que representó el 35,29%, en 2011, los gastos de ventas controlables fueron de 54100600 yuanes, de cuyos gastos de viaje ascendieron a 1.199.700 yuanes, lo que representa el 20,7%. Por lo tanto, cómo gestionar y hacer un buen uso de los gastos de viaje, para reducir los costos de viaje y mejorar la eficiencia del trabajo, se ha convertido en un tema importante para los gerentes de las empresas y el personal financiero.
Primero, las deficiencias de las medidas actuales de gestión de gastos de viaje.
En la actualidad, suele haber dos formas de gestionar los gastos de viaje, una es el sistema de reembolso y reembolso y la otra es el gasto; sistema de contratación. En pocas palabras, ambos tienen deficiencias obvias en el funcionamiento real.
Sistema de reembolso, reembolso real y gastos. Según el modelo de gestión de reembolsos, en primer lugar, los gastos de viaje son diferentes y los empleados suelen tener muchas o pocas opciones de viajes de negocios, lo que hace que los gastos totales sean difíciles de controlar. Especialmente hoy en día, con el rápido desarrollo de la economía mercantil, existen diversas opciones de métodos de transporte y condiciones de alojamiento, y los costos varían. Tomando el tren de Taiyuan a Beijing como ejemplo, hay trenes expresos, trenes ordinarios, trenes de alta velocidad, trenes directos y trenes expresos para elegir entre los estándares de asientos que incluyen cama dura, cama blanda, cama blanda premium, asiento duro, y asiento blando; el precio máximo del billete es 359 yuanes y 373 yuanes, siendo las tarifas más bajas 70 yuanes y 73 yuanes. El segundo es brindar a algunas personas la oportunidad de emitir facturas falsas y cobrar más facturas.
El sistema de contratación de costos significa que dado un costo estándar, se contrata el monto total, no se compensa el gasto excesivo y se retiene el excedente. Según el modelo de gestión de suma global, la norma para los gastos de viaje es única y no puede reflejar el impacto de las diferencias regionales y los cambios de precios. Tomemos como ejemplo las empresas de venta de carbón coquizable. Los estándares de subsidio de viaje que la empresa del grupo todavía adoptó en 2004 son: subsidio de alojamiento de 100 yuanes para el personal de ventas ordinario, subsidio de alimentación de 21 yuanes y subsidio de transporte local de 5 yuanes. Ya sea en Shanghai, Beijing o en las ciudades de provincia, es una norma desde hace ocho años, lo que dista mucho de la situación actual. El sistema de contratación de costos tiene un buen efecto de cálculo en los negocios regulares, pero no puede calcular emergencias desconocidas, lo que resulta en una gran desviación entre el monto calculado del presupuesto del contrato a principios de año y la situación real. Si el costo total se calcula alto, fácilmente generará ingresos grises para la tesorería y los empleados de la empresa; si el costo total se calcula bajo, no se puede garantizar el trabajo normal. El monto total es el mismo, y el departamento de gastos de viaje a menudo lo gasta todo sin dejar espacio para la planificación para el próximo año; si no se compensa el exceso de gastos, algunas personas reducirán los gastos operativos normales; el error de tratar los gastos como parte de los ingresos Conceptos y prácticas: por ejemplo, retrasarse y llegar tarde para recibir subsidios adicionales, buscar boletos de arbitraje para ahorrar costos de alojamiento, una persona puede completar el trabajo y muchas personas van juntas; lo que afecta la eficiencia del trabajo.
En segundo lugar, fortalecimiento de conceptos
En vista de las deficiencias de los dos métodos anteriores, se proponen los dos planes siguientes:
* * *一* * Desde dentro de la empresa Empiece, cambie su enfoque y fortalezca la gestión.
Separar el departamento comercial de marketing interno del departamento comercial no relacionado con el marketing, es decir, los departamentos de gestión y servicios de marketing, y adoptar diferentes métodos de gestión de gastos de viaje para tratarlos de forma diferente.
1. Para los departamentos comerciales de marketing que trabajan en la primera línea de ventas y se enfrentan directamente a los usuarios, se recomienda utilizar responsabilidades de tareas dinámicas para determinar la cantidad total de responsabilidad e informar las ventas reales dentro de la cantidad total de responsabilidad.
Asumir responsabilidades de tareas dinámicas y abandonar las responsabilidades generales estáticas del pasado. Específicamente, los indicadores de costos están vinculados a las tareas comerciales, las evaluaciones de desempeño y las situaciones de los usuarios. Al comienzo del año, el plan de negocios anual, los objetivos de desempeño, las recompensas y castigos por desempeño se desglosan en cada hogar y, según la situación real del año anterior, los usuarios se agrupan en varias subtareas de acuerdo con el dificultad de realización. En la licitación participará un equipo de ventas o un vendedor individual formado voluntariamente dentro del departamento de marketing. El postor con la cotización de menor costo y excelentes tareas objetivo será el postor ganador. La cotización de gastos de viaje del postor ganador es un indicador del total de gastos de viaje anuales del grupo o individuo, y será reembolsado dentro del total de gastos de viaje.
Las ventajas de este método son:
En primer lugar, los indicadores de costes están vinculados a los indicadores de rendimiento, lo que favorece la estimulación total de la iniciativa y el entusiasmo de los empleados y convierte las tareas pasivas en tareas activas. Al vincular los indicadores de costos con los indicadores de desempeño, se debe considerar plenamente la situación del usuario para evitar las desventajas de simplemente mirar los resultados sin considerar el proceso. Por ejemplo, para la misma acería, Baosteel y Anshan Iron and Steel tienen dificultades de pago y calidad muy diferentes debido a razones históricas y políticas. También es injusto juzgar el desempeño basándose únicamente en el cumplimiento de indicadores sin considerar la realidad específica de la empresa. De esta manera, la combinación de los tres será más justa en la evaluación del desempeño y reducirá el impacto de la propia calidad del cliente en los resultados de la evaluación del desempeño a un nivel muy bajo. El punto de partida de todos debe ser lo más consistente posible: "No perder en la línea de partida".
En segundo lugar, los recursos del usuario deben agruparse y empaquetarse según la dificultad de completar la tarea. Por un lado, evita la situación en la que todos los buenos usuarios son saqueados y los malos usuarios ignorados. Por otro lado, se evita que cuanto más fácil sea completar el objetivo, mejor, cuanto mayor sea el indicador de gastos de viaje, más difícil será completar el objetivo, más será necesario correr para resolverlo y menor; el indicador de gastos de viaje es.
En tercer lugar, todos los postores ganadores son aquellos con costos relativamente bajos y objetivos de misión altos. Para ganar la oferta, el postor, por supuesto, controlará conscientemente el costo a un nivel muy bajo con la premisa de completar la tarea. De esta manera, a través de la licitación de tareas, se maximiza la eficiencia financiera de los gastos de viaje y se minimiza el desperdicio, se maximiza la eficiencia del trabajo de los especialistas en marketing y se aprovecha al máximo su potencial; Ahorro real y eficiencia.
De esta manera, podemos eliminar eficazmente la situación en la que las personas son superfluas y comen y beben juntas, de modo que los especialistas en marketing verdaderamente capaces puedan destacarse y obtener beneficios, y la empresa también pueda obtener resultados prácticos al tiempo que reduce los costos. .
2. Para los departamentos que no son de marketing, es decir, los departamentos de gestión de marketing y de servicios de marketing, se recomienda adoptar métodos como límites superiores prescritos, reembolso de cupones y control de procesos.
Cancelar el estándar único para las dietas para viajes de negocios y estipular únicamente el límite superior de las dietas para viajes de negocios ayudará a los empleados a elegir el transporte y el alojamiento de forma independiente de acuerdo con sus condiciones personales y de viaje de negocios. Es inclusivo y puede resolver eficazmente el problema. diferencias en los niveles de desarrollo social que no pueden abordarse mediante un solo indicador, lo que da lugar a diferencias de precios en diferentes regiones. Al mismo tiempo, debería establecerse un límite superior para controlar los gastos de viaje totales. La clave es fortalecer el control de procesos, establecer y mejorar el sistema de gestión de aprobación de viajes de negocios y controlar estrictamente el número y los días de los viajes de negocios.
* * *II* * *Presentamos empresas profesionales de gestión de viajes.
En cuanto a la gestión de gastos de viaje, además de potenciar las propias capacidades y mejorar los métodos, el autor cree que existe otro método práctico, sencillo y eficaz: implantar una empresa de gestión de viajes profesional.
La gestión de viajes profesional se refiere al seguimiento de las actividades de viaje durante todo el proceso y a la subcontratación de todos los gastos y gestión del viaje a una empresa de gestión profesional, eliminando la necesidad de gestión adicional como reserva de hotel, reembolso, retiro de dinero y compra de billetes. Costo, comprimir los gastos de viaje y lograr el propósito de ahorrar y controlar los costos de viaje.
La gestión de los gastos de viaje a través de una empresa de viajes profesional tiene las siguientes ventajas:
En primer lugar, las empresas de viajes tienen ricos recursos sociales y potentes funciones de servicio. Tomemos como ejemplo Ctrip. Actualmente es la plataforma de reserva de hoteles más grande de China, con más de 39.000 hoteles miembros. Cada mes se reservan 2 millones de billetes de avión a través de Ctrip. También ofrece entrega gratuita de billetes, servicio las 24 horas y mayores descuentos en más de 60 ciudades de China.
En segundo lugar, implementar la gestión de viajes puede optimizar la gestión interna de la empresa. Las empresas de turismo pueden adaptar un modelo personalizado de gestión de gastos de viaje adecuado para la empresa de acuerdo con los requisitos de la empresa. A través de la gestión de las empresas de viajes, la información de los viajes de negocios de los empleados se puede registrar en detalle y posteriormente se pueden proporcionar informes integrados de gastos de viajes completos y detallados, lo que aclara toda la situación de los gastos de viajes de un vistazo, lo que hace que la gestión empresarial sea más sencilla y eficaz.
En tercer lugar, a través de las empresas de viajes, las empresas pueden ayudarlas a gestionar sus gastos de viaje. Los empleados solo necesitan proporcionar la hora y el destino del viaje con anticipación, y la empresa de viajes elegirá los hoteles y el transporte adecuados de acuerdo con los requisitos de la empresa. La empresa de viajes pagará la factura posteriormente y el departamento de finanzas la reembolsará. Básicamente, los empleados no tienen que tocar efectivo y se pueden evitar en gran medida problemas como facturas falsas y sobrefacturaciones.
A través de las empresas de viajes, la intensidad laboral de los directivos corporativos y del personal financiero se puede reducir considerablemente. Con el fortalecimiento de la conciencia sobre la gestión de viajes, cada vez más empresas confían en empresas de viajes profesionales para que proporcionen servicios relacionados. Por ejemplo, Ctrip, la empresa de gestión de viajes más grande de China, ha proporcionado servicios de gestión de viajes a cientos de empresas multinacionales y grandes empresas como Coca-Cola, Panasonic, Baosteel, Sany Heavy Industry, Digital China y Ping An de China.
Ocho de las 10 principales empresas de China en 2011 han utilizado servicios de gestión de viajes.
Es necesario recordar que no importa qué forma utilice una empresa para gestionar los gastos de viaje, su propósito no es reducir los gastos de viaje y los gastos de viajes de negocios, sino tapar las lagunas, ser justo y razonable, mejorar la eficiencia en el uso de gastos y minimizar Maximizar los beneficios comerciales minimizando los costos de viaje.