¿Cuál es el procedimiento para destruir archivos contables?
(1) La agencia de gestión de archivos de la unidad deberá preparar un inventario de destrucción de archivos contables, enumerando el nombre, número de volumen, número de volumen, año inicial y final, número de archivo y almacenamiento. de los ficheros contables a destruir. Plazo, plazo de almacenamiento y tiempo de destrucción.
(2) El responsable de la unidad, el responsable de la agencia de gestión de archivos, el responsable de la agencia de gestión contable, el responsable de la agencia de gestión de archivos, la persona Los responsables del organismo de gestión contable deberán firmar sus dictámenes en la lista de destrucción de archivos contables.
(3) La agencia de gestión de archivos de la unidad es responsable de organizar la destrucción de los archivos contables y, junto con la agencia de gestión contable * * *, envía personal para supervisar la destrucción. Antes de que se destruyan los archivos contables, el cliente deberá verificar el contenido que figura en la lista de destrucción de archivos contables; después de que se destruyan los archivos contables, el cliente deberá firmar o sellar la lista de destrucción de archivos contables.
La destrucción de archivos contables electrónicos también debe cumplir con las regulaciones nacionales sobre archivos electrónicos. La agencia de gestión de archivos, la agencia de gestión contable y la agencia de gestión de sistemas de información de la unidad deben enviar personal para supervisar la destrucción.
No se destruirán los comprobantes contables de reclamaciones y deudas vencidos pero no liquidados ni los comprobantes contables relacionados con otros asuntos pendientes. Los archivos contables en papel deben sacarse y archivarse por separado, y los archivos contables electrónicos deben entregarse por separado hasta que se resuelvan los asuntos pendientes.
Los expedientes contables que hayan sido archivados separadamente o transferidos deberán constar en el dictamen de tasación de expedientes contables, en el inventario de destrucción de expedientes contables y en el inventario de almacenamiento de expedientes contables.