Proceso de organización de documentos contables
(1) Ordenación de documentos contables.
Los comprobantes contables son una parte importante de los archivos contables. Las "Normas básicas de trabajo contable" tienen requisitos claros para la clasificación, encuadernación y almacenamiento de comprobantes contables. Los comprobantes contables deben estar cuidadosamente encuadernados, ser completos y firmes, y conservarse adecuadamente para facilitar su consulta.
Para organizar los comprobantes contables, primero se deben recopilar todos los comprobantes contables que se deben archivar y clasificarlos según comprobantes contables. Los comprobantes contables generalmente se dividen en comprobantes de recibo y pago en efectivo, comprobantes de recibo y pago bancario y comprobantes de transferencia. Según los diferentes tipos, están ordenados uno por uno por tiempo o número de secuencia. En segundo lugar, ordenar los archivos adjuntos de los comprobantes contables, eliminar cierta información que no pertenece al alcance de los archivos contables y no es necesario archivar, y complementar la información contable necesaria que falta. En tercer lugar, retire los objetos metálicos como grapas y clips. Finalmente, divida los comprobantes contables en varios volúmenes según el grosor adecuado. Después de clasificar los comprobantes contables, debemos vincularlos concienzudamente de acuerdo con los requisitos de las regulaciones pertinentes.
(2) Archivo de documentos contables.
En primer lugar, rellene cuidadosamente la portada del comprobante contable. La columna de comentarios de la portada es el índice más básico y un comprobante para posteriores auditorías y verificación de asuntos relevantes. En segundo lugar, complete los elementos en la cresta. Generalmente, el certificado y el número de expediente de "××年×月" deben estar escritos en el lomo del libro. En tercer lugar, coloque el bono encuadernado en la caja y guárdelo en manos de una persona designada.
(3) Ordenación de los libros de contabilidad.
Al final del año, varios libros de cuentas (incluidas cuentas detalladas de materiales de almacén, productos terminados o mercancías) generalmente se trasladan al año siguiente y se establecen nuevas cuentas, que luego se envían al general. Libro mayor para clasificación centralizada y unificada. Primero, organice las cuentas de hojas sueltas en orden de páginas y agregue la tarifa vinculante después de la portada. Luego, organice los distintos libros de cuentas en el orden de los temas contables para que las portadas de los archivos contables (libros de contabilidad) puedan registrarse una por una. El contenido relevante de la portada de los libros contables deberá estar escrito íntegramente.
(4) Ordenación de los estados contables.
Los estados contables generalmente son recopilados, clasificados, encuadernados y archivados por una persona designada (generalmente la persona a cargo del informe o la persona a cargo del departamento de contabilidad) después de final de año. Normalmente, el supervisor mantiene los informes mensuales (trimestrales). Al final del año, los estados contables anuales se clasifican y encuadernan en orden cronológico, los archivos contables (estados contables) se registran en el directorio y se indica el nombre del estado, el número de páginas y la fecha de presentación. por artículo. Luego de ser revisada y sellada por el responsable de la agencia contable, el responsable de la declaración será responsable de su embalaje y archivo.
(5) Otra información contable.
También se debe recopilar otra información contable, incluidos costos anuales (trimestrales), planes de ganancias, planes mensuales de ingresos y gastos financieros, informes de análisis de actividad económica, hojas de cálculo de salarios y algunos contratos económicos importantes, etc. Archivos contables formales ordenados. Sin embargo, no toda esta información se entrega al departamento de archivos y parte del departamento de contabilidad la conserva durante mucho tiempo. Esto requiere una cuidadosa selección e identificación de la información recopilada, una por una. Si es necesario entregarlo al departamento de archivos para su custodia y almacenamiento, se compilará y encuadernará según sea necesario y luego se entregará al departamento de archivos.
Se debe estandarizar la organización de los archivos contables. Las cubiertas, cajas y bolsas deben fabricarse de acuerdo con especificaciones de tamaño unificadas, y el contenido del lomo y la cubierta deben imprimirse y completarse de acuerdo con elementos unificados. Recopile según el alcance, organice según las especificaciones y encuaderne según los estándares.