Problemas y Contramedidas en la Gestión Científica de Archivos Contables

Resumen: Los archivos contables son archivos económicos importantes y una parte importante de los archivos nacionales. Por tanto, la gestión científica de los expedientes contables tiene una importante importancia práctica en la actualidad, que ha entrado en la era de la información. Resumen: Al profundizar en los conceptos, características y funciones de los archivos contables, este artículo señala los problemas existentes en la gestión de archivos contables en los últimos años y propone contramedidas para la gestión científica de los archivos contables.

Palabras clave: archivos contables; gestión científica; departamento de contabilidad

Los archivos contables se refieren a los departamentos de contabilidad o al personal contable de agencias, empresas, instituciones u otras organizaciones económicas en sus actividades económicas. Los comprobantes, libros de contabilidad, estados contables y otros materiales contables formados directamente y conservados como referencia de conformidad con disposiciones legales unificadas también incluyen software de almacenamiento, discos de datos contables, cintas, discos ópticos y comprobantes contables, libros de contabilidad y estados contables impresos por computadora. . Los archivos contables son archivos económicos importantes, parte importante de los archivos nacionales y uno de los archivos importantes de cada unidad. Tiene muchos usos importantes en el trabajo contable y la gestión económica. La "Ley de Contabilidad", las "Normas Básicas de Trabajo contable" y las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" estipulan la gestión de los archivos contables. La gestión de archivos contables es una parte importante del trabajo contable y del trabajo básico de la contabilidad. La estandarización de la gestión de los archivos contables ayudará a colmar las lagunas y prevenir el fraude. Por tanto, la gestión de los expedientes contables es una parte importante del trabajo contable. Debemos dar plena importancia a la gestión de los archivos contables y fortalecerla, mejorar aún más el nivel de gestión de los archivos contables y aprovechar plenamente el importante papel de los archivos contables en diversas empresas.

1 Características y funciones de los archivos contables

1.1 Características de los archivos contables

Los archivos contables son una parte importante de todos los archivos nacionales y contienen registros, información, conocimientos y valores. Sin embargo, debido al diferente contenido y naturaleza comercial que refleja, tiene sus propias características únicas. Las principales características de los ficheros contables son las siguientes:

(1) Amplia gama de fuentes. Los archivos contables provienen de unidades contables independientes. Por tanto, toda unidad que lleve a cabo una contabilidad económica independiente y de ingresos y gastos financieros formará ficheros contables.

(2) Profesionalidad del contenido. Los archivos contables están formados por contabilidad y son un método contable especial. Los archivos contables formados por este método especial están estrechamente relacionados con las actividades económicas y los ingresos y gastos financieros. Su contenido refleja directamente los ingresos y gastos de todas las operaciones económicas de agencias, empresas e instituciones, lo que demuestra la profesionalidad de los archivos contables.

(3) El rigor del proceso formativo. La contabilidad es el registro, reflexión y supervisión continuos, sistemáticos y completos de los objetos contables utilizando una serie de métodos especiales, como la creación de cuentas, la contabilidad por partida doble, el llenado y verificación de comprobantes, el registro de libros de cuentas, la contabilidad de costos, las inspecciones de propiedades y estados contables. Por tanto, el rigor de la contabilidad también determina el rigor del proceso de formación del expediente contable.

1.2 El papel de los archivos contables

Como tipo de archivo económico, los archivos contables juegan un papel insustituible. En primer lugar, las empresas que cotizan en bolsa deben divulgar información financiera verdadera y precisa, y todas sus actividades económicas legales y resultados operativos se almacenan en archivos contables. En segundo lugar, las inversiones de financiación externa de empresas e instituciones deben proporcionar datos contables relevantes durante varios años a las unidades cooperativas, y los datos contables también provienen de archivos contables. En tercer lugar, el departamento judicial necesita pruebas financieras concluyentes para investigar violaciones de leyes y disciplinas, corrupción y corrupción. En cuarto lugar, una parte considerable de los datos estadísticos del departamento nacional de estadísticas también proviene de datos financieros. No sólo son inseparables de los archivos contables, sino que con el desarrollo de la economía y la sociedad, las actividades económicas se han vuelto más diversificadas y complejas. Los archivos contables conservan todos los rastros de las actividades económicas y proporcionan una base para analizar la situación económica y resumir experiencias y lecciones. en el futuro. Sólo fortaleciendo la gestión científica de los archivos contables podremos aprovechar plenamente el importante papel de los archivos contables y garantizar el suministro oportuno, preciso e integral de información contable de alta calidad al país, la sociedad, las diversas instituciones, empresas e instituciones.

2 Problemas en la gestión científica de los expedientes contables

2.1 Comprensión insuficiente de la importancia de la gestión de los expedientes contables.

Algunos líderes de unidad y personal financiero carecen de una comprensión completa del trabajo de archivos financieros y solo se centran en la implementación de proyectos financieros internos. Creen que mientras se emitan informes financieros, se presentarán opiniones financieras y. Se toman decisiones financieras, el proyecto financiero ha terminado. La recopilación, clasificación y archivo de documentos y materiales se ha descuidado relativamente. Incluso la clasificación de una gran cantidad de comprobantes originales en el proceso de trabajo financiero es una pérdida de tiempo y energía. La clasificación y archivo de información financiera no está incluida en el proceso. agenda en absoluto. Los contadores son muy competentes en el negocio contable y a menudo participan en capacitación y aprendizaje en el negocio contable, pero saben poco sobre el conocimiento de los archivos, especialmente los estándares de estandarización y redundancia de los archivos contables. No he participado en ninguna formación o estudio sobre conocimientos en gestión de expedientes contables. Muchas unidades conceden gran importancia al negocio contable y descuidan la gestión de archivos contables. Existe una desconexión entre el negocio contable y la gestión de archivos contables. El sistema de gestión de archivos contables también está incompleto y no existe una persona dedicada a gestionar los archivos contables. Algunas unidades incluso cuentan con cajeros y contadores encargados de los archivos contables, lo que no cumple con la normativa.

2.2 El sistema de gestión de archivos contables no es lo suficientemente perfecto.

En los departamentos financieros de algunas unidades, los líderes prestan más atención a la gestión de los fondos, pero no prestan suficiente atención a la gestión de los archivos contables. No han establecido un conjunto de sistemas de gestión para el establecimiento, archivo, almacenamiento, préstamo y destrucción de archivos contables, y la gestión de los archivos contables es irregular.

En la sociedad actual, el mecanismo de gestión de las empresas cambia constantemente, el modelo de gestión se actualiza constantemente y constantemente surgen nuevas situaciones y problemas. Sin embargo, los mecanismos de apoyo, incluida la gestión de archivos contables, no se han establecido ni mejorado de manera efectiva, y existe una solución. falta de mecanismos y métodos de supervisión correspondientes. En la actualidad, las leyes y reglamentos pertinentes de mi país sobre la gestión de archivos contables corporativos incluyen principalmente algunos contenidos en la "Ley de Contabilidad" y la "Ley de Archivos", así como las "Medidas para la Gestión de Archivos Contables", que no están legalmente competitivo. Además, algunas regulaciones no se ajustan a la realidad del establecimiento de un sistema empresarial moderno y no existen normas legales especiales para que los archivos contables satisfagan las necesidades de un sistema empresarial moderno. En el contexto de la continua profundización de la reforma del sistema de economía de mercado con la economía legal como característica básica, esto obviamente no puede cumplir con los requisitos de promover la reforma institucional y lograr el establecimiento de un sistema empresarial moderno.

2.3 La encuadernación, archivo y archivo de los expedientes contables no está estandarizada.

Los archivos contables irregulares se manifiestan en los siguientes cuatro aspectos: primero, algunas unidades no pueden vincular los comprobantes contables a tiempo, sino que los dejan al azar en el escritorio o en una caja de cartón durante mucho tiempo; la encuadernación de los comprobantes contables no se ajustaba a los requisitos del reglamento, sino con grapas o cuerdas; en tercer lugar, el libro de hojas sueltas no estaba encuadernado con cubierta y las páginas no estaban encuadernadas como se requería; Los estados contables se encuentran dispersos cada mes y no se vinculan mensualmente como se requiere en cuarto lugar, cuando se archivan los archivos contables, no se archivan por separado según el período de retención, sino que se empaquetan todos en una sola caja de archivo; Es difícil destruir los archivos contables y los archivos contables se acumulan cada vez más.

2.4 Es necesario mejorar aún más la calidad integral del personal de gestión de archivos contables.

A juzgar por la situación real de algunos departamentos y unidades, parte del personal de contabilidad y archivos no se adhiere a los principios e incluso viola las leyes y disciplinas, falsifica, manipula y altera comprobantes de registro y emite facturas X falsas; , realizar cuentas falsas y crear registros falsos, cuentas fuera de balance, costos listados falsamente y todos los medios posibles de evasión fiscal. Esto no sólo crea obstáculos artificiales para la recaudación y administración de impuestos nacionales, sino que también distorsiona la información contable, lo que afecta aún más la toma de decisiones macroeconómicas nacionales y causa un gran daño.

3 Contramedidas para mejorar la gestión de expedientes contables

3.1 Unificar el pensamiento, fortalecer el liderazgo y generar conciencia.

Todas las unidades deben fortalecer el liderazgo en la gestión de archivos contables, crear conciencia sobre la importancia de fortalecer la gestión de archivos contables y establecer departamentos de gestión de archivos para garantizar que los archivos contables sean igualmente importantes que otros archivos, y que la gestión sea estandarizado y no favorece a uno sobre el otro. Si no se cumplen las condiciones para establecer un departamento de gestión de archivos, se debe designar a una persona especial en la institución contable para que sea responsable de la encuadernación, el archivo y el almacenamiento de los archivos contables, pero el cajero no estará a cargo de la custodia de la contabilidad. archivos. El artículo 3 de las "Medidas de gestión de archivos contables" estipula que las agencias estatales, grupos sociales, empresas e instituciones, hogares industriales y comerciales individuales y otras organizaciones que estén obligadas a mantener cuentas de conformidad con la normativa. Los archivos contables deben gestionarse con referencia a estas Medidas. El artículo 4 estipula: "Cada unidad debe fortalecer el liderazgo en la gestión de archivos contables..." Las leyes y reglamentos pertinentes estipulan claramente que todas las unidades deben fortalecer la gestión de archivos contables. No hacerlo es ilegal. Por lo tanto, los líderes de todas las unidades deben crear conciencia sobre el fortalecimiento de la gestión de los expedientes contables de conformidad con la ley, fortalecer la gestión de conformidad con la ley desde una perspectiva legal y poner la gestión de los expedientes contables en el camino de la legalización.

3.2 Formular normas y mejorar diversas normas y reglamentos para la gestión de archivos contables.

Para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos financieros, se debe establecer y mejorar un conjunto completo de sistemas relevantes de acuerdo con las "Medidas de gestión de archivos contables" y las "Normas de trabajo de informatización contable". Primero, establecer un sistema de archivo para archivos financieros, aclarar el alcance de la presentación, el período de almacenamiento, los procedimientos de presentación, los métodos de organización, los requisitos de presentación, etc. En segundo lugar, establecer y mejorar el sistema de almacenamiento, seguridad y confidencialidad de los archivos, utilizar medios avanzados y métodos científicos para conservar los archivos, aclarar las responsabilidades y garantizar que los archivos no se pierdan, dañen o filtren. Cada unidad debe organizar inspecciones periódicas de la gestión de archivos financieros, elogiar y recompensar a quienes lo hayan hecho bien y aprovechar al máximo su entusiasmo, iniciativa y creatividad. Por el contrario, se debe criticar a quienes hacen un mal trabajo, ordenarles que hagan las correcciones oportunas y recibir los castigos necesarios. Para todos los asuntos relacionados con las ventas de viviendas del departamento, el uso de la tierra, la división de propiedades, los activos fijos, los reclamos y deudas, los retrasos económicos, los materiales de jubilación, etc., se deben compilar herramientas de búsqueda separadas para la preservación a largo plazo y una fácil búsqueda y uso.

3.3 Normalizar la encuadernación, archivo, archivo y destrucción de los expedientes contables.

Para estandarizar la gestión de los expedientes contables es necesario realizar los siguientes tres aspectos: Primero, se deben utilizar comprobantes contables para encuadernar la portada, pegar la línea de encuadernación y estampar el sello contable en el punto de pegado. . Los contenidos relevantes de la superficie de la cubierta deben completarse punto por punto. Después de encuadernar, deben colocarse en la caja del archivo contable (vale) en orden mensual. El contenido de la caja del archivo debe completarse cuidadosamente artículo por artículo. 2. Las unidades donde se encuentren los Departamentos de Archivo Integral y Contabilidad deberán realizar los trámites pertinentes de acuerdo con las exigencias del Archivo Integral y trasladar los expedientes contables al Archivo Integral para su custodia. Para las unidades que no han establecido archivos completos, los archivos contables serán mantenidos adecuadamente por el departamento de contabilidad por el momento, y una persona designada será responsable del trabajo de almacenamiento. Se deben equipar armarios especiales e instalaciones antirrobo, a prueba de fuego, a prueba de moho y de polillas. 3. El plazo de conservación de los ficheros contables de cada unidad se ajustará estrictamente a lo establecido en las "Medidas de Gestión de los Ficheros Contables". Cuando sea necesario destruir los archivos contables después de que expire el período de retención, el departamento de gestión de archivos contables de la unidad deberá proponer opiniones de destrucción después de la identificación y revisión estricta con el departamento de contabilidad financiera, se elaborará una lista de los archivos contables que se destruirán. Las agencias e instituciones gubernamentales lo destruirán después de la aprobación de la dirección de la unidad de la empresa; las unidades de la empresa lo destruirán después de la revisión de la dirección de la empresa y la aprobación del departamento superior competente. Los comprobantes originales de reclamaciones y deudas impagas deben extraerse y archivarse por separado y conservarse en el departamento de almacenamiento de archivos contables hasta que se liquiden las reclamaciones y deudas.

3.4 Fortalecer la formación de conocimientos del personal de archivos contables y mejorar la calidad general del personal directivo.

La calidad integral del personal de gestión de archivos contables incluye la calidad ideológica y la calidad empresarial. También incluye la ética profesional. Como administrador de archivos contables, primero debe ser estricto consigo mismo, ser honesto y honesto, mantener una postura independiente e imparcial y utilizar sus poderes correctamente; en segundo lugar, los archivos contables son extensos en contenido y tienen las características de profesionalismo, amplitud y rigor; . Al ser un archivo especial, no puede tratarse como un archivo general, sino que debe gestionarse profesionalmente como un archivo especial. La gestión profesional de archivos contables requiere que los administradores de archivos no sólo tengan conocimientos de gestión de archivos, sino también conocimientos básicos de contabilidad y sean capaces de utilizar hábilmente métodos de gestión modernos y software de gestión moderno. Por lo tanto, además de la capacitación en el trabajo en contabilidad y archivo, también se debe brindar educación de seguimiento. Principalmente a través de capacitaciones de rotación anual para actualizar conocimientos, por un lado, mejorar la conciencia jurídica de los expedientes contables y el concepto de presentación de acuerdo a la ley, por otro lado, mejorar el nivel de profesionalismo que harán las funciones de gestión y supervisión de la contabilidad corporativa; archivos más eficaces, más científicos y más adaptables Requisitos para establecer un sistema empresarial moderno.

4 Conclusión

En el proceso de gestión de archivos financieros, si podemos unificar nuestro pensamiento, adherirnos a la gestión científica y mejorar nuestro sentido de responsabilidad, podemos prevenir eficazmente muchos problemas en gestión de archivos, mejorando así enormemente La calidad de la información relacionada con los archivos financieros desempeña un papel vital para mejorar la vitalidad y la competitividad de las empresas e instituciones y adaptarse al desarrollo de la economía de mercado socialista.

Materiales de referencia:

[1] Ministerio de Hacienda, Administración de Archivos del Estado. Medidas de Gestión de Archivos Contables[M]. Beijing: Prensa Industrial y Comercial, 1984.

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[3]Zhang·. La gestión de archivos contables en la reforma del sistema de gestión contable [J]. Comunicaciones contables, 2007, (7): 73-74.

[4]El tiempo es real. Un breve análisis de las medidas para mejorar la gestión de archivos financieros en las escuelas profesionales superiores [J Inner Mongolia Water Conservancy, 2006, (3): 112-113.

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[6]Jiang Hong'e. Sugerencias para estandarizar la gestión de archivos contables [J]. Contabilidad agrícola de China, 2004, (8): 15.

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