Formato de actas de reuniones y texto de muestra
Hay cuatro puntos clave al levantar actas de reuniones:
1. Comprender la esencia de las actas y captar los puntos clave del trabajo.
Cuál es el objetivo. esencia del acta de la reunión? Como dijo Tetsuyuki Oishi, que nació en una de las principales empresas de consultoría, en "Fiable: Habilidades laborales básicas que los mejores consultores te enseñan": Las actas de las reuniones sirven para plasmar las decisiones en palabras como base para el trabajo futuro. Una excelente minuta de reunión utiliza un texto conciso para permitir que las personas que no participaron en la reunión comprendan claramente qué temas fueron discutidos por los participantes, cuáles son los principales temas involucrados en cada tema, los puntos de vista y opiniones de los principales participantes; finalmente se ha llegado a un consenso, qué asuntos aún están pendientes y necesitan mayor discusión; qué trabajo de seguimiento se ha organizado de acuerdo con la resolución, quién será responsable de estas tareas y cuándo se completarán; En resumen, significa discutir qué asuntos se alcanzaron, qué resoluciones se alcanzaron y qué trabajo de seguimiento se organizó.
2. Usar la plantilla de actas con habilidad lo hará más profesional
Después de comprender el contenido principal que deben incluir las actas de las reuniones, podemos crear plantillas de actas de reuniones y utilizar el pensamiento estructurado en las grabaciones. Contenido organizado de una manera más profesional.
La siguiente es una plantilla de actas de reuniones de uso común para Whale Conference. Puede usarla como marco y llamarla directamente cada vez que escriba actas de reuniones.
La plantilla de actas de la reunión incluye los siguientes aspectos:
01 La información clave se marca con anticipación
Antes de la reunión, complete ①tema de la reunión, ②participantes, ③hora de la reunión y ④lugar de la reunión. El propósito de esta información es facilitar la búsqueda y evitar el pánico durante la reunión.
02 Haga un uso inteligente de la columna de registro
Durante una reunión, la información de la reunión se registra en la columna de registro. Preste atención a la clasificación de la información. un espacio en blanco al lado para agregar notas.
03 Extraiga los puntos clave después de la reunión
Después de la reunión, mientras la memoria aún esté relativamente clara, registre el resumen de la reunión en la columna clave. Cuando tenga prisa, también puede escribir un esquema. Esto también le ayudará a encontrar rápidamente los puntos clave más adelante.
04 Seguimiento posterior a la reunión
Después de la reunión, escribir lo que haré a continuación y dar una fecha límite. Escriba lo que la otra persona quiere hacer a continuación y también anote la fecha límite. De esta manera, podrá seguir fácilmente su progreso y el de los demás después de la reunión.
05 Comentarios y suplementos
Si tiene algunas ideas esporádicas, puede escribirlas primero en las notas. Después de la reunión, cuando ordene sus pensamientos, puede agregarlas. el récord general.
3. Capte los enlaces clave y genere resultados de manera precisa y eficiente.
¿Cómo se pueden generar las actas de las reuniones de manera precisa y eficiente? Simplemente capte los tres vínculos antes, durante y después de la reunión.
Antes de la reunión:
1. Encuentre al organizador de la reunión para comprender el tema de la reunión, los temas de la reunión y los participantes principales, de modo que pueda predecir de antemano cuál será el contenido principal y quién. pertenecerá a la reunión Los discursos requieren atención especial;
2 Obtenga los materiales del discurso o la información general de los participantes con la mayor anticipación posible;
3. una hoja A4 para cada tema de la reunión.
Durante la reunión:
1. Prestar atención a los discursos del anfitrión, de los tomadores de decisiones y de los participantes principales.
2. especialmente los participantes principales. Los hechos y datos involucrados en el discurso del orador, las opiniones expresadas y las proposiciones propuestas se registran en el papel A4 correspondiente al tema de la reunión, ahorrando tiempo para su posterior organización.
3. Si su velocidad de escritura es rápida, puede usar directamente la computadora para grabar los materiales de la reunión, ahorrando el tiempo de ingresarlos en la computadora más tarde.
Después de la reunión:
1. Utilice la plantilla de actas de la reunión y organice las actas de la reunión según el contenido grabado.
2. del acta de la reunión y ver si falta alguna información importante antes de enviarla oficialmente, solicite ayuda al personal clave de la reunión para confirmar si falta algo o es necesario revisar el acta; Las reuniones que involucren proyectos importantes o conversaciones con empresas externas deben ser enviadas a su supervisor directo para su confirmación.
4. Capte los puntos centrales y aplíquelos de manera flexible.
Podemos utilizar directamente la plantilla de actas de reuniones para organizar reuniones generales, pero después de comprender la esencia del trabajo de las actas de reuniones, para las especiales. proyectos, podemos ajustar de manera flexible el orden del contenido de cada parte para resaltar los puntos clave.
Por ejemplo, al discutir la cooperación estratégica con los socios, finalmente se alcanzó un marco de cooperación. En el acta de esta reunión, el tema que más preocupa a todos es la resolución final alcanzada. Después de la hora, el lugar, los participantes y los temas, se puede colocar al frente el contenido del marco de cooperación alcanzado en la reunión (toma de decisiones en la reunión), es decir, primero se discutirá la conclusión y luego las principales opiniones de los participantes. Se mostrará a cada parte sobre cada tema en la comunicación. La esencia es la base para la toma de decisiones, seguida de las disposiciones de trabajo posteriores.