¿Cómo organizar archivos corporativos?

El primer paso es realizar una limpieza de expedientes, es decir, dividir los expedientes enviados y recibidos en el año anterior y los expedientes fuera de balance en: no archivados, permanentes y regulares. La división de los períodos de almacenamiento debe combinarse con el "Reglamento de la Administración de Archivos del Estado sobre el alcance del archivo de documentos y materiales de oficina y el período de almacenamiento de documentos y archivos" (es decir, la Orden de la Administración de Archivos del Estado No. 8), y el El cronograma del período de almacenamiento de archivos de la unidad debe formularse y marcarse uno por uno de acuerdo con los términos.

En pocas palabras, incluso en el trabajo real, el período de almacenamiento se divide de la siguiente manera:

Permanente (y):

1. Documentos: a. Verificar si el documento principal se envía a la empresa; b. Verificar si el contenido refleja las personas y cosas de la unidad, como nombramientos y remociones, elogios, documentos de clasificación, etc.

2. Documentos de política, tales como decisiones, reglamentos, medidas, dictámenes, etc.

3. Documentos y materiales importantes pertenecientes a las principales funciones y actividades de la unidad formada; Principales actividades de la unidad. Materiales de documentación.

4. Preste atención a la recopilación y archivo de documentos y materiales "fuera de balance" (es decir, los planes y resúmenes de la unidad, diversas listas de personal, tablas salariales, informes anuales de salarios laborales, documentos importantes y materiales para actividades de construcción, etc.).

Período fijo de 30 años (D30):

1 Documentos recibidos: Documentos de política emitidos por autoridades superiores que requieren una implementación a largo plazo (. como medidas experimentales y temporales), reglas, regulaciones, etc.); políticas y regulaciones que no son las funciones principales pero que deben implementarse;

2. la unidad (que incluye generalmente: sistemas de gestión internos, sistemas de recompensas, procedimientos operativos comerciales, etc.).

Ciclo 10 años (D10):

Recibir documentos: El superior- las agencias de nivel y los ministerios, oficinas y oficinas locales deben emitirlos en poco tiempo. Documentos revisados ​​dentro de la organización;

2. Documentos producidos por la unidad para el trabajo transaccional y general.

En pocas palabras, para las agencias y unidades a nivel de distrito (condado) con una gran cantidad de documentos, especialmente las unidades que desean ser admitidas en la biblioteca, el período de protección debe estar de acuerdo con las disposiciones de Orden No. 8 de la Administración de Archivos del Estado; para unidades con una pequeña cantidad de documentos o unidades relativamente de base pueden confiar en sí mismas, es decir, los documentos y materiales generados por sus propias unidades y específicos de su trabajo pueden conservarse para un período más largo.

Paso 2: Encuadernación por pieza: Definir qué es una pieza. Para obtener más información, consulte Reglas de archivado de archivos. Hay dos tipos de "piezas de ajedrez": ① piezas de ajedrez naturales, claramente definidas ② ​​"componentes" adecuados; Si los documentos tienen archivos electrónicos, se puede utilizar una máquina de coser para bordearlos para su posterior escaneo, se recomienda utilizar encuadernación en acero inoxidable para facilitar la restauración y el escaneo a alta velocidad; Una vez encuadernados los documentos y materiales, se debe sellar cada pieza con un "sello de número de documento".

El tercer paso es organizar los documentos: Después de distinguir las tres categorías de "partido y masas", "administración" y "negocios", en la segunda categoría de cada categoría, organice los documentos según el razones. El trabajo de partido y de masas se divide en dos categorías. Generalmente hay: ① asuntos del partido, ② sindicato, ③ ** Liga de la Juventud Comunista, ④ trabajo de mujeres, ⑤ estudio (sociedades). ① Ordene los documentos por tiempo a continuación, ② 34 ⑤ Igual que arriba. Las unidades con una pequeña cantidad de documentos se pueden organizar directamente de acuerdo con la segunda categoría en la categoría de grupo de partidos.

Hay dos categorías en la categoría de gestión administrativa, que generalmente incluyen: ① instituciones y personal; ② asuntos políticos (comerciales); ③ gestión de propiedades, ① ordenados en orden cronológico, ② ③ lo mismo. (Asuntos gubernamentales: labores de secretaría; asuntos: apoyo logístico; administración de bienes (refiriéndose a documentos y materiales generados en auditoría, contabilidad, fondos, vehículos, equipos, administración de bienes raíces, etc.).

Gestión empresarial: esta unidad Los documentos y materiales generados durante la gestión empresarial deben clasificarse y ordenarse según las diferentes condiciones comerciales de cada unidad.

El cuarto paso es la numeración: permanente, regular por 30 años, regular por 10 años, una vez. por año (es decir, selle el número de archivo. Complete la información del archivo).

El quinto paso es la catalogación: complete el directorio del archivo según el período de almacenamiento. El sexto paso es completar el formulario de preparación, empacarlo y completarlo en la parte posterior (puedes imprimirlo. Números y códigos, mantenlos limpios y bonitos.