¿Qué es el seguimiento de proyectos de servicios logísticos? concepto.....
El seguimiento de los proyectos de servicios logísticos se basa en la correcta medición de costes y beneficios. Para los proveedores de servicios de gestión logística, los objetivos del monitoreo incluyen tres aspectos:
(1) El sistema de distribución logística debe cumplir con los requisitos del cliente con tiempo preciso, ubicación precisa y método de servicio preciso. El servicio al cliente es la clave del sistema de distribución logística. Un servicio al cliente de alta calidad favorece la ventaja competitiva de las empresas atendidas.
(2) El funcionamiento del sistema de distribución logística debe basarse en la reducción continua de los niveles de inventario, y la recombinación de planificación, producción y logística puede reducir el tiempo de rotación. Reduciendo así los niveles de inventario, es decir, reemplazando el inventario con información y al mismo tiempo acelerando el procesamiento de la información.
(3) Debido a las necesidades de la competencia, la logística y distribución deben completarse con bajo costo y alta eficiencia. Las operaciones precisas se han convertido en la medida de los mejores sistemas de logística y distribución.
Por lo tanto, el monitoreo razonable del sistema de distribución logística por parte de terceros proveedores de servicios logísticos es muy importante para la gestión logística de las empresas atendidas. El sistema de seguimiento debe establecer estándares para medir la satisfacción del servicio al cliente, la disponibilidad del inventario y el control de costos.
Los siguientes dos conceptos son básicos y deben entenderse para el seguimiento de los sistemas de distribución logística.
(1) Un concepto de monitoreo de sistemas en logística y distribución es centrarse en datos en lugar de información trivial. Los equipos modernos de información y comunicación (escáneres de códigos de barras, cajas registradoras automáticas, sistemas electrónicos de intercambio de datos, sistemas de radiofrecuencia, etc.) proporcionan atajos para recopilar grandes cantidades de datos, y las computadoras electrónicas pueden procesar estos datos con rapidez y precisión. Sin embargo, sin un sistema de seguimiento y gestión para extraer información importante de una gran cantidad de información, será difícil para el personal de gestión y seguimiento realizar una gestión eficaz. Los datos útiles ayudarán a identificar y corregir problemas que aún no se han descubierto en el sistema de monitoreo.
Por ejemplo, en el servicio al cliente, es necesario medir qué servicios sienten más fácilmente los clientes, como el número de pedidos completados, el tiempo del ciclo de pedido real (ciclo) del cliente, la tasa de finalización del pedido completo. , probabilidad de que las llamadas telefónicas no estén disponibles, etc. En el almacenamiento, las cuestiones más importantes son la asignación y la eficiencia del personal y del equipo, como por ejemplo la cantidad de clasificación por hora de trabajo.
(2) El segundo concepto importante en el monitoreo del sistema de distribución logística es determinar el ciclo de presentación de informes apropiado. Lo ideal sería basar sus intervalos o períodos de informes en actividades controlables. Si el sistema va a monitorear los gastos gastados en almacenes públicos: el período de informe apropiado debe ser de 30 días, porque un período más corto dificultará el cálculo de los gastos reales. Si una empresa de logística externa desea monitorear la utilización de mano de obra en el centro de distribución logística, debe informar los resultados en horas y días. Los informes mensuales no pueden detectar problemas a tiempo y, por lo tanto, no pueden brindar oportunidades tempranas para mejorar la eficiencia de todo el sistema; sistema.
Las siguientes son sugerencias de intervalos de tiempo y frecuencia:
Atención al cliente:
1. Satisfacción del cliente: mensualmente, una vez al año Encuesta de satisfacción.
2. Tasa de finalización de pedidos: semanal y reportada mensualmente.
3. Tiempo total de respuesta del pedido: en meses.
4. Tasa de finalización de llamadas telefónicas: reportada mensualmente en días.
Inventario
1. Se debe controlar en tiempo real el número de unidades de mantenimiento de stock (SKU), el tamaño del lote y la ubicación de almacenamiento.
2. El informe de comparación del presupuesto debe prepararse en el mismo ciclo que el sistema de reposición, como semanal o, a veces, diario. Utilización de la mano de obra
3. El seguimiento del almacén se puede realizar en tiempo real como parte del sistema informático de gestión del almacén. El informe debe resumir sus resultados por instalación o departamento de forma diaria, semanal o mensual.
4. En un almacén controlado manualmente, la frecuencia de registro debe ser al menos diaria y se debe emitir un informe de gestión cada semana.
Precisión
1. La cantidad del inventario y la ubicación precisa se monitorean mejor en un ciclo continuo. La frecuencia del seguimiento de los productos está determinada por la clasificación ABC, es decir, los productos de alto precio o de rápida rotación se controlan con mayor frecuencia.
2. La exactitud del pedido se controla mediante un sistema que utiliza escáneres y códigos de barras. La frecuencia del seguimiento es en tiempo real, realizándose informes diarios y semanales, con un resumen mensual.
Es difícil dar un ejemplo de la frecuencia de los intervalos de seguimiento y notificación. El intervalo de notificación adecuado para cada elemento de medición depende del propio elemento y del sistema de control utilizado. Los detalles del seguimiento de cada elemento se analizan a continuación.
En resumen, para establecer un sistema de seguimiento de la distribución logística se deben seguir dos principios básicos:
1. Centrarse en hechos o datos importantes.
2. Determine el intervalo o frecuencia de monitoreo apropiado.
Seguimiento del servicio al cliente
Para los proveedores de servicios logísticos integrales (integrados) y gestionados, son responsables de la coordinación de todos los elementos de la empresa (transporte, almacenamiento, etc.) Los básicos La responsabilidad es hacer que el sistema de logística y distribución opere de manera efectiva para lograr el objetivo de entregar los productos a los clientes en el momento y lugar precisos. El objetivo de los servicios de logística y distribución es satisfacer a los clientes. Por lo tanto, el sistema de seguimiento del servicio al cliente necesita medir dos categorías principales de variables:
(1) Satisfacción del cliente durante la entrega del producto. Esta es un área de datos "blandos", es decir, datos poco precisos y altamente subjetivos. Sin embargo esta variable es muy importante.
(2) Estadísticas internas. Son las medidas más influyentes sobre la satisfacción del cliente. El contenido de estos datos varía con el tiempo y entre industrias. Lo que más preocupa a los clientes es: la disponibilidad del producto, el ciclo de entrega, la velocidad de respuesta de los sistemas de información y comunicación, etc. Los niveles de desempeño en estas áreas son mensurables. Pero hay que recordar que diferentes industrias pueden poner diferente énfasis en diferentes indicadores en diferentes momentos.
Por tanto, el sistema de seguimiento para medir los niveles de servicio al cliente es bastante complejo. Los siguientes cinco pasos pueden garantizar la racionalidad del diseño y la aplicación del indicador:
(1) Realizar encuestas a los clientes: las encuestas a los clientes pueden determinar las necesidades de los clientes, las capacidades de la competencia y los niveles de desempeño, y los cambios en los niveles de servicio actuales. Las ganancias económicas. y las pérdidas causadas por esto.
(2) Auditoría interna: la auditoría ayuda a determinar el nivel de servicio actual, el costo de obtener el nivel de servicio actual, los problemas de servicio que necesitan mejora y el impacto en el costo de la calidad del servicio.
(3) Determinar los objetivos de servicio: El objetivo de cada variable de servicio debe basarse en las necesidades del cliente, los niveles de servicio de la competencia y las capacidades y economías internas de la empresa.
(4) Diseñar un sistema de seguimiento para medir cada variable del servicio. La medición a menudo se realiza en tiempo real, utilizando la acumulación de datos estadísticos en el sistema durante el proceso de transacción. En algunos casos, se debe obtener información necesaria de colaboradores subcontratados, que puede ser el tiempo de entrega de una empresa de transporte por carretera y el tiempo de procesamiento del pedido de un almacén público.
(5) Diseño del sistema de informes: cada elemento del servicio debe incluirse en un informe de gestión periódico. Por lo general, el informe se produce y presenta mensualmente, y el departamento responsable debe verificar los datos detallados diariamente. y semanal.
Seguimiento de costes y eficiencia de producción
El seguimiento de los costes de los sistemas de distribución logística es una actividad importante que las empresas de logística de terceros pueden realizar para los clientes. La discusión sobre el seguimiento de costos debe realizarse desde dos aspectos:
(1) El costo total dividido por el costo del equipo para las funciones principales (transporte, almacenamiento, etc.).
(2) Eficiencia de producción, es decir, la relación insumo-producto que describe la eficiencia de un trabajo, una persona o una máquina.
1. Seguimiento de los costes de distribución logística
El sistema de gestión de costes de la empresa se basa generalmente en la cuenta contable de cada coste incurrido. Los costos generalmente están relacionados con el producto y el período de cálculo. En general, los costos de mano de obra o materiales se pueden cargar a un pedido específico, mientras que algunos costos, como el alquiler o la depreciación, están relacionados con el tiempo y se pueden cargar a productos producidos durante el mismo período.
En los sistemas de costeo, estas dos categorías de gastos se incluyen en actividades funcionales y equipos y se informan en períodos contables departamentales (normalmente mensuales).
Por tanto, el coste del sistema logístico de distribución se puede obtener a partir del coste factorial mensual de cada instalación. El departamento de logística y distribución conocerá los costos de logística y distribución en cuanto a actividades, instalaciones y centros de costos. Cada costo incurrido generalmente se analiza al final del mes y del año y se compara con el plan o presupuesto de ejecución anual y el año de ejecución anterior.
Los costes de un centro de distribución logística generalmente se desglosan en los siguientes aspectos: gastos administrativos, costes laborales, subvenciones, alquiler (depreciación del edificio), electricidad, calefacción, potencia, teléfono, impuestos, alquiler de equipos o depreciación y otros.
El costo puede incluirse en uno de los siguientes conceptos:
(1) Costos de logística de entrada;
(2) Costos de logística de salida;
(3) Costos de logística entre instalaciones internas.
Los costos de envío pagados por otras empresas pueden ser deducidos, cada empresa tiene diferentes costumbres sobre cómo incluir los costos de envío, sin embargo, el costo total es consistente.
Aunque el desglose de costos puede proporcionar cierta información para el seguimiento, el seguimiento de los costos requiere un análisis más detallado. Debido a que las cantidades diarias, semanales y estacionales son diferentes, el valor absoluto es difícil de explicar el problema, por lo que el gerente de proyectos de logística general utiliza algunos números relativos de costos para controlar el equipo. Los dos índices de costos comúnmente utilizados son:
(1) La proporción de costo a ingreso. La mayoría de los presupuestos de las empresas se basan en las ventas, por lo que la función de almacén asigna los gastos en función de la relación entre los costos de flete y las ventas a lo largo de los años. Los gastos de almacén son importantes, quizás el 2% de las ventas.
(2) Proporción coste/peso. Esta relación se utiliza a menudo para mercancías almacenadas y enviadas por almacenes públicos o de terceros. Del mismo modo, el ratio también se puede determinar en función del número de pedidos procesados, del número de cajas procesadas, etc.
Métodos similares también se pueden utilizar en otros aspectos, como la realización de pedidos, la atención al cliente y la gestión de la red de distribución.
El costo de transporte es el costo acumulado durante el período contable dividido por el peso enviado o los ingresos por ventas del período.
Estas útiles cifras de ratios forman el sistema de seguimiento de costes de distribución logística más básico, que generalmente requiere el uso de ordenadores y software relacionado para procesar grandes cantidades de datos.
2. Monitoreo de la productividad de los sistemas de distribución logística
Los métodos de monitoreo de costos introducidos anteriormente se han utilizado durante muchos años. Estas tecnologías son flexibles y pueden monitorear muchas instalaciones y flujos de productos. Sin embargo, el seguimiento de costos requiere índices más detallados y se acerca más al momento en que se incurre en los costos. El seguimiento que utiliza el índice de estos índices hasta el momento en que se incurre en los costos se denomina seguimiento de la productividad.
Técnicamente, cualquier seguimiento de la productividad requiere el cálculo de una relación que indique la cantidad de producción producida en un momento determinado o para un insumo determinado. Por ejemplo, al monitorear un almacén, la relación entre costos e ingresos o la relación entre costos y peso de los bienes enviados. La productividad se utiliza principalmente para comparar con el desempeño histórico o el desempeño de los competidores. A la hora de estimar los costos de producción se necesita información más detallada para poder evaluar cada operación específica.
Las unidades de salida más utilizadas en el almacenamiento son pedidos, tipos de carga, cajas, kilogramos, contenedores unitarios, palés, etc.
La unidad de entrada son horas o tiempo de trabajo (minutos), gastos de tiempo de trabajo, etc.
Los objetos de comparación se pueden estandarizar mediante conversión para hacerlos comparables. Por ejemplo, en un almacén de muebles, se supone que la unidad es 1 silla y 1 sofá se puede convertir en 3 sillas. Luego, dos sillas más un sofá deben convertirse en 5 unidades de producción.
Del mismo modo, la mano de obra también se puede convertir en horas de trabajo para calcular diferentes niveles salariales y pago de horas extras o diferencias entre diferentes turnos.
Utilizando el método anterior, veamos un ejemplo. Suponga que el almacén envía 2000 pedidos este mes, con un promedio de 5 productos por pedido. Por lo tanto, el almacén envía un total de 10.000 unidades, que es la producción.
El insumo se expresa en horas de trabajo. Si hay 6 empleados en el almacén, y si se miden en meses normales (es decir, 168 horas), el insumo total es 2688 horas. La productividad de este mes se puede expresar de varias maneras, tales como: 0,74 pedidos/horas de trabajo, 3,72 unidades/horas de trabajo, 1,34 horas/pedido, 0,26 horas/unidad.