¿Cuáles son los requisitos de gestión de los archivos contables?
Alcance del archivo de expedientes contables
(1) Comprobantes contables: comprobantes originales, comprobantes contables, extractos bancarios, comprobantes resumidos.
(2) Libros de contabilidad: libro de cuentas de caja, diario de depósitos, libro auxiliar, libro mayor, etc.
(3) Estados financieros
(4) Otra información contable: hoja de cálculo de salario, lista de transferencias, etc.
Requisitos para la presentación de archivos contables
(1) Los comprobantes contables deben numerarse en orden cronológico antes del cierre, y los comprobantes contables de espesor comparable deben seleccionarse como un solo volumen y encuadernarse en orden de numeración.
(2) Los libros de contabilidad deben archivarse por separado según las categorías y años relevantes, y un volumen debe ser un solo volumen.
(3) Los informes financieros deben encuadernarse y archivarse por separado en informes mensuales, trimestrales y anuales. Un informe financiero es un volumen, y la opinión de auditoría sobre las cuentas finales y el informe de auditoría deben vincularse junto con el informe financiero.
(4) Otra información contable que deba transferirse al archivador del departamento de gestión financiera para su almacenamiento.
Archivos contables de cheques
Se utiliza un sistema unificado de registro de cheques y copias para los archivos contables y otros archivos dentro del grupo, y el gerente general y el departamento de gestión financiera conservan cada uno una copia de el contenido del registro;
No se permite el préstamo de archivos contables; si hay necesidades especiales, se pueden revisar o copiar con la aprobación del gerente financiero, y se deben completar los procedimientos de registro pertinentes; Está estrictamente prohibido revisar o copiar archivos contables, borrar, abrir o reemplazar archivos contables.
Destrucción de archivos contables
1. Cuando el período de retención de los archivos contables corporativos expire y los archivos contables necesiten ser destruidos, la agencia de archivos corporativos y la agencia contable deben proponer conjuntamente el archivo. opiniones de destrucción y trabajo con el departamento de contabilidad. Realizar tasaciones y revisiones, y preparar listas de destrucción de archivos contables.
2. Cuando sea necesario destruir los archivos contables de agencias, grupos, instituciones y empresas no estatales, deben informarse al líder de la unidad y sólo pueden destruirse después de la aprobación de los archivos contables; de las empresas estatales debe ser revisado por los líderes de la empresa. También debe informarse al departamento superior para su aprobación antes de que pueda ser destruido.
3. Una vez transcurrido el período de retención del archivo contable, verifique si hay reclamaciones y deudas pendientes de liquidación en los comprobantes originales. Si los hay, deben sacarse por separado, archivarse por separado y entregarse al departamento de custodia para su custodia continua hasta que se resuelvan estos reclamos y deudas. Los archivos contables de la unidad de construcción durante el período de construcción no se pueden destruir.
4. Antes de destruir los archivos contables, es necesario verificarlos uno por uno de acuerdo con la lista de destrucción de archivos contables. Cuando cada unidad destruye archivos contables, los miembros del departamento de archivos contables y los miembros del departamento de contabilidad financiera deben supervisar la venta; cuando los departamentos competentes de todos los niveles destruyen archivos contables, el departamento financiero y el departamento de auditoría del mismo nivel deben enviar personal a; participar en la supervisión de la venta cuando el departamento financiero destruye los archivos contables, el departamento de auditoría del mismo nivel debe enviar personal para supervisar la destrucción después de que se destruyan los archivos contables, la persona a cargo debe firmar en la "Lista de destrucción", indicar; la palabra "destruir" y la fecha de destrucción para demostrar responsabilidad, y escribir un informe de supervisión escrito al mismo tiempo. Haga dos copias, una para enviarla al líder de la unidad y otra para guardarla como referencia futura.