¿Cuáles son las tendencias de desarrollo de la gestión de archivos empresariales?
¿Cuáles son las tendencias de desarrollo de la gestión de archivos corporativos?
En los últimos años, con la aceleración de la globalización económica y la profundización de la apertura al mundo exterior, las empresas estatales de mi país Las empresas se han "globalizado" e invertido en el extranjero. Establecieron fábricas y realizaron negocios, generando así una gran cantidad de archivos en el extranjero. A continuación compartiré con ustedes las tendencias de desarrollo de la gestión de archivos corporativos. Le invitamos a leer y navegar.
1. Cumplimiento normativo
Cumplimiento normativo significa que las empresas deben cumplir diversas leyes, reglamentos y normas en sus actividades comerciales, y ser capaces de demostrar que efectivamente han cumplido con las leyes pertinentes. y regulaciones. Los archivos registran la base, el proceso y los resultados de diversas actividades comerciales de la empresa y son una prueba de trazabilidad del respeto de la ley, el cumplimiento y las operaciones honestas de la empresa. Lograr el cumplimiento normativo requiere que las empresas administren archivos de acuerdo con la ley y de manera efectiva, garanticen la autenticidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información, y proporcionen pruebas de legalidad para las actividades corporativas.
El énfasis en el cumplimiento normativo comenzó con la Ley Sarbanes-Oxley en Estados Unidos. En 2001, muchas empresas estadounidenses importantes, incluidas Enron Energy, Guanqun Computer, WorldCom, Xerox, etc., se vieron expuestas a escándalos de falsificación de documentos, destrucción de archivos y fraude financiero. Para recuperar la confianza de los inversores y fortalecer la supervisión empresarial, en 2002, el Congreso de los Estados Unidos aprobó la "Ley de protección de los inversores y reforma financiera de las empresas públicas" (también conocida como "Ley Sarbanes", Ley Sarbanes-Oxley), que regula las empresas que cotizan en bolsa. En los Estados Unidos se han adoptado disposiciones estrictas sobre el archivo de documentos, enfatizando el uso de archivos de auditoría para auditar el comportamiento corporativo para lograr la supervisión corporativa. La Ley Sarbanes-Oxley estipula que si una empresa destruye o falsifica intencionalmente documentos y archivos, será multada o encarcelada por hasta 20 años. Poco después, la Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos (SEC) impuso enormes multas a firmas de corretaje como Morgan Stanley, Merrill Lynch, City Bank y Deutsche Bank por no preservar sus correos electrónicos. [1] En 2004, el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea adoptó el Nuevo Acuerdo de Capital de Basilea para la industria financiera, que regulaba el establecimiento de mecanismos de almacenamiento de información corporativa y evidencia electrónica. En 2008, el Ministerio de Finanzas de mi país, la Comisión Reguladora de Valores de China, la Oficina Nacional de Auditoría, la Comisión Reguladora Bancaria de China y la Comisión Reguladora de Seguros de China promulgaron conjuntamente las "Normas Básicas para el Control Interno Empresarial", que establecen requisitos para la autenticidad e integridad de los documentos corporativos. información, y el almacenamiento y custodia de documentos.
La normativa anterior tiene tres requisitos básicos: Primero, el almacenamiento de datos (Storage). Los datos empresariales deben almacenarse de forma auténtica y completa hasta el final del período estipulado en las normas y políticas durante el período de almacenamiento de datos, debiendo garantizarse técnicamente que no serán modificados ni eliminados; El segundo es la utilización de la seguridad (Acceso). Las empresas deben proteger completamente los componentes de privacidad e inteligencia de los datos y, al mismo tiempo, los datos deben utilizarse de forma segura bajo la premisa de un almacenamiento seguro. El tercero es auditoría (Cuenta). Las empresas deben retener al interesado y sellar el proceso de acceso a los datos para cumplir con los requisitos de auditoría de las regulaciones y políticas. El cumplimiento de las regulaciones ha planteado nuevos requisitos estrictos para la gestión de archivos corporativos y también ha instado a la dirección de la empresa a prestar más atención a la gestión de archivos.
2. Capitalización
Los activos se refieren a recursos formados a partir de transacciones o eventos pasados, propiedad o controlados por una empresa, y que se espera que aporten beneficios económicos a la empresa. Los atributos de información y conocimiento de los archivos determinan su valor económico, especialmente en la era de la economía del conocimiento, el estatus de los archivos como activo intangible de las empresas se ha vuelto más prominente. La norma internacional ISO15489 "Gestión de documentos de información y documentación" señala: "Los documentos son recursos de información valiosos y activos corporativos importantes". ?La norma internacional ISO30300 "¿Información y Documentación? ¿Sistema de Gestión Documental? Fundamentos y Terminología" aclara aún más: ?Los documentos, como recurso de información, forman parte del capital intelectual de la organización y, por tanto, también se encuentran entre los activos de la organización. ?El estándar de la industria de archivos de mi país DA/T42 "Especificaciones de trabajo de archivos empresariales" también enfatiza: ?Los archivos empresariales son una parte importante de los activos intelectuales y recursos de información corporativos.
En la práctica, cuando el Servicio Geológico Marino de Shanghai participó en el establecimiento de la Compañía de Petróleo y Gas de Shanghai en 1992, suscribió 120 millones de yuanes en capital registrado basándose en la valoración de archivo obtenida durante la fase de exploración de el campo de petróleo y gas de East Lake. [2] En 2000, la Unión Europea estimó que los recursos de información de los gobiernos de la UE, principalmente documentos electrónicos, contenían un valor de 470 mil millones de euros. [3] En 2000, el Reino Unido publicó el "Registro de activos de información" y la "Evaluación de activos de información: identificación de documentos electrónicos de organizaciones gubernamentales", que son utilizados por las agencias del gobierno federal británico para registrar y evaluar los activos de información, incluidos los archivos. . En 2008, Zhao Linzhong, diputado al Congreso Nacional del Pueblo y presidente de la junta directiva de Furun Holdings Group Co., Ltd., propuso que se llevaran a cabo "auditorías de archivos salientes" de los representantes legales de las agencias, empresas y entidades gubernamentales y del partido. instituciones, al igual que las "auditorías financieras salientes", e incluidas en la Ley de Archivos "Auditoría de Archivos Salientes". [4] Tratar los archivos como activos y realizar registros, evaluaciones y auditorías se convertirá en una de las tendencias importantes en la gestión de archivos empresariales.
3. Cultura Corporativa
Las empresas de primera hacen cultura, las de segunda hacen tecnología y las de tercera hacen productos.
Si las empresas de nuestro país quieren crecer y fortalecerse y convertirse en una empresa destacada con una base centenaria, deben esforzarse por cultivar una buena cultura corporativa. El cultivo de la cultura corporativa es inseparable de una buena gestión de archivos. Los archivos son el sedimento de la historia corporativa y la solidificación de la cultura empresarial. Muchas empresas de renombre mundial, como AT&T, Ford Motor, IBM, Siemens, BASF, Bayer, etc., conceden gran importancia a la gestión de archivos y al estudio de la historia empresarial. Los archivos de estas empresas también recopilan una gran cantidad de productos y recuerdos con valor de reliquia cultural y sirven como museos de la empresa y salas de exposición del patrimonio cultural industrial. [5] Muchos departamentos de archivos corporativos de nuestro país también están prestando cada vez más atención a explorar la historia y la cultura corporativas, llevar adelante las excelentes tradiciones de la empresa, aumentar la acumulación histórica de la empresa, mejorar el temperamento cultural de la empresa y promover la competitividad y la sostenibilidad de la empresa. desarrollo.
4. Estandarización
La estandarización es cuando las personas resumen ampliamente los resultados de la investigación científica y la experiencia práctica de producción en las actividades de producción y construcción, forman estándares comunes y, en general, promueven estas actividades. La estandarización connota los principios básicos de unificación, simplificación, coordinación y optimización. La promoción de la estandarización es un requisito básico para la producción socializada a gran escala. Durante muchos años, la industria de archivos corporativos de mi país siempre ha enfatizado la promoción de la estandarización, pero en el trabajo real, sigue principalmente los estándares nacionales y los estándares de la industria, y presta menos atención a los estándares internacionales. Con la globalización económica y la transnacionalización de las operaciones, la adopción de estándares internacionales se ha convertido en una tendencia básica y un requisito inevitable para las empresas modernas. Además, muchas normas internacionales reflejan conceptos avanzados y mejores prácticas en un determinado campo. Las empresas excelentes deben guiarse por normas internacionales autorizadas.
Los estándares internacionales en el campo de la gestión de archivos están formulados principalmente por ISO/TC46/SC11 (Comité Subtécnico de Gestión de Archivos/Documentos de la Organización Internacional de Normalización). En la actualidad, los siguientes estándares formulados por ISO/TC46/SC11 merecen la atención de los departamentos de archivos corporativos: ISO30300 "¿Información y documentación? ¿Sistema de gestión de documentos? Fundamentos y terminología", ISO30301 "¿Información y documentación? ¿Sistema de gestión de documentación? Requisitos", ISO15489 "¿Información y Documentación? ¿Sistema de Gestión Documental? Requisitos" ?Gestión de Documentos", ISO23081 "¿Información y Documentación? ¿Proceso de Gestión de Documentos? Gestión de Metadatos de Archivos", ISO26122 "¿Información y Documentación? Análisis de Procesos de Trabajo para Documentos", ISO13028 "¿Información y Documentación? Guía de implementación de digitalización de documentos", ISO 13008 "¿Información y documentos? Proceso de migración y conversión de archivos digitales" e ISO16175 "¿Información y documentos? Principios de gestión de documentos y requisitos funcionales en un entorno electrónico", etc.
5. Memoria organizacional
¿Memoria? Concepto originalmente biológico y psicológico, se refiere a la preservación consciente o inconsciente de experiencias, cosas, etc., por parte de los individuos en su vida diaria. y reproducción. La memoria es la base para la supervivencia y el crecimiento de una persona. Posteriormente, los sociólogos propusieron el concepto de "memoria colectiva" o "memoria social". La memoria colectiva es la riqueza espiritual única y el vínculo cultural del grupo al que pertenece. A finales del siglo pasado se introdujo la "memoria" en el ámbito de los archivos. En 1996, el archivero canadiense Terry Cook señaló en el XIII Congreso Internacional de Archivos que los archiveros de todo el mundo todavía están construyendo palacios de la memoria. En la 14ª Conferencia Internacional de Archivos en 2000, el rey Juan Carlos de España señaló: Los archivos son el lugar más autorizado para preservar diversas formas de memoria humana, memoria social y memoria personal. ?[6]El tema de la 15ª Conferencia Internacional de Archivos en 2004 es "Archivos, Memoria y Conocimiento". ISO15489 propone que uno de los beneficios que aportan los documentos a una organización es mantener la memoria organizacional, memoria personal o memoria social; ISO30300 también enfatiza que uno de los objetivos de implementar un sistema de gestión documental es mantener la memoria corporativa o colectiva y asumir la responsabilidad social. .
Los círculos académicos de gestión también han propuesto el concepto de "memoria organizacional". La memoria organizacional se refiere a la aplicación del conocimiento pasado a las actividades actuales para mejorar el nivel comercial de la organización. Es esencialmente el conocimiento experiencial y el conocimiento histórico de la empresa. La memoria organizacional está estrechamente relacionada con conceptos como inteligencia organizacional, organizaciones que aprenden, inteligencia artificial, sistemas de gestión del conocimiento, desarrollo organizacional y personal, e incluso se equipara con la gestión del conocimiento. Wang Zhaoxiang y otros señalaron: El sistema de memoria empresarial se refiere al sistema que acumula y mantiene conocimientos dentro de la empresa mediante la memorización, retención, recuperación, etc. Se compone principalmente de los siguientes elementos: los cerebros de todos los miembros de la empresa, diversas formas de medios de almacenamiento de información, como documentos, contratos, archivos, libros y memorias de computadora. [7] Se puede ver que los archivos son una parte importante de la memoria organizacional, y heredar la memoria organizacional debería convertirse en un objetivo importante de la gestión de archivos empresariales. Examinar los archivos desde la perspectiva de la memoria organizacional proporciona nuevas ideas para la gestión de archivos empresariales.
6. Gestión del conocimiento
En la era actual de la economía del conocimiento, el conocimiento es el único recurso valioso y la gestión del conocimiento es el paradigma básico de la gestión empresarial. Hay dos modos básicos de gestión del conocimiento: uno es el Modo de Codificación, que enfatiza el uso de la tecnología de la información para construir una base de conocimiento y realiza la gestión y el desarrollo de conocimiento explícito a través de "personas", "documentos" y "personas"; el segundo es la humanización. El modo de personalización enfatiza invertir en recursos humanos, cultivar una atmósfera de intercambio de conocimientos y lograr el pleno intercambio y utilización del conocimiento tácito a través de canales de persona a persona.
Los archivos son el "contenedor de depósito" del conocimiento explícito de la empresa y la "herramienta de codificación" para hacer explícito el conocimiento tácito. La gestión del conocimiento codificado es esencialmente una gestión de archivos avanzada y basada en el conocimiento. Ya en 1994, Terry Cook propuso que los archiveros pasaran de ser custodios físicos a proveedores de conocimiento. En 2002, Zhang Bin propuso: Los archivos empresariales son recursos de conocimiento importantes para las empresas, y la gestión de archivos empresariales es una parte importante de la gestión del conocimiento empresarial. ?[8] En 2007, Xu Yongjun propuso además el "modelo de gestión del conocimiento de archivos" ("gestión de archivos orientada por la gestión del conocimiento" y "gestión del conocimiento basada en la gestión de archivos"), creyendo que la gestión de archivos debería innovar en la dirección de la gestión del conocimiento. En expansión, la gestión del conocimiento puede comenzar desde la gestión de archivos. [9]
En los primeros años, debido al descuido de la gestión de archivos, el conocimiento no se podía solidificar y muchas empresas fracasaban en su gestión del conocimiento. En los últimos años, cada vez más gestores de gestión del conocimiento se han dado cuenta de que la gestión del conocimiento no puede implementarse sin la gestión de archivos. Por otro lado, muchos departamentos de archivos corporativos también participan más activamente en la gestión del conocimiento, y algunos incluso se han convertido en el líder o la unidad líder de la gestión del conocimiento de la empresa. Actualmente, después de completar el desarrollo de la gestión de entidades a la gestión de la información, la gestión de archivos empresariales está atravesando una transición de la gestión de la información a la gestión del conocimiento, y de la gestión del conocimiento a los servicios del conocimiento.
7. Gestión Integrada
La integración se refiere al proceso de juntar algunas cosas o elementos aislados de alguna manera para crear conexiones para formar un todo orgánico. La gestión integrada es la integración y optimización vertical y horizontal para lograr los objetivos del sistema. La integración en el campo de la gestión de archivos empresariales incluye los siguientes niveles: (1) Integración de recursos, incluida la integración de archivos y archivos (integración), la integración de información y documentos bibliotecarios (integración), la integración de datos estructurados y datos no estructurados. En el futuro, las empresas ya no distinguirán estrictamente entre documentos y archivos, información y archivos de bibliotecas, datos estructurados y datos no estructurados, sino que los tratarán a todos como recursos de información (contenido de información) y los gestionarán de manera uniforme. (2) Integración del sistema, es decir, la integración de sistemas de gestión de archivos y sistemas comerciales. En la etapa inicial, la interfaz entre el sistema empresarial y el sistema de gestión de archivos se construirá principalmente para realizar el archivado automático de los datos del sistema empresarial en el sistema de gestión de archivos, en última instancia, se establecerá una conexión perfecta entre el sistema de gestión de archivos y el sistema empresarial; logrado. Es posible que algunas empresas no creen un sistema de gestión de archivos independiente, sino que incorporen la función de gestión de archivos en el sistema empresarial. (3) Integración de procesos, es decir, incorporar la gestión de archivos/archivos en los procesos comerciales y respaldar el flujo comercial con el flujo de información de archivos/archivos. (4) Integración estándar, es decir, integrar la gestión de documentos/archivos en el sistema de gestión de calidad ISO9000, el sistema de gestión ambiental ISO14000, el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional OHSAS18000 y el sistema de gestión de seguridad de la información ISO27000.
8. Gestión de Riesgos
Con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología y el rápido avance de la globalización, la sociedad humana ha entrado en una "sociedad del riesgo" llena de incertidumbres. Ya sea un desastre natural, como el terremoto de Wenchuan de 2008, el terremoto y tsunami de Japón de 2011, o un desastre provocado por el hombre, como el incidente del 11 de septiembre de 2001 y la guerra de Irak de 2003, un gran número de archivos preciosos han sido seriamente dañados. dañados, provocando pérdidas irreparables. Después del incidente del 11 de septiembre, muchas empresas en el World Trade Center no pudieron reanudar sus operaciones porque todos sus datos comerciales fueron destruidos. Sin embargo, Morgan Stanley reanudó sus operaciones al tercer día porque tenía un sistema de respaldo en Nueva Jersey. [10] Se puede observar que es necesario fortalecer la gestión de riesgos en archivos.
En 2001, ISO15489 enfatizó la evaluación, análisis y respuesta a los riesgos documentales. En 2004, la Asociación Internacional de Trabajadores de Gestión y Administración de Registros (ARMA) publicó "Gestión de riesgos de registros e información" para proporcionar orientación sobre la metodología de gestión de riesgos para los administradores de registros en varios países. Centro Europeo de Protección Digital (DCC) y Protección Digital Europea; (DPE) El equipo de investigación desarrolló el "Método de auditoría de almacenamiento digital basado en la evaluación de riesgos". En 2009, el DA/T42 de mi país exigía: Desarrollar un plan de emergencia para la gestión de archivos. Para posibles emergencias y desastres naturales, las empresas deben formular medidas de emergencia para el rescate de archivos, incluida la estructura organizativa, los métodos de rescate, los procedimientos de rescate, las salvaguardias y los lugares de transferencia. Se deben formular planes de emergencia para el mantenimiento, la prevención de desastres y la recuperación del software, los sistemas operativos y los datos de gestión de información de archivos. ?La construcción de un sistema de gestión de riesgos de archivos y la formulación de planes de emergencia para la gestión de archivos se han convertido en una parte importante del trabajo de archivos empresarial moderno.
9. Supervisión de archivos en el extranjero
En los últimos años, con la aceleración de la globalización económica y la profundización de la apertura al mundo exterior, las empresas estatales de mi país han sido " salir" e invertir y montar fábricas en el extranjero. , realizar negocios, generando así una gran cantidad de expedientes en el extranjero. Por muchas razones, muchas empresas estatales tienen una supervisión deficiente y una gestión caótica de los archivos en el extranjero, lo que resulta en la pérdida de una gran cantidad de activos estatales. Los principales secretos económicos del país se filtran con frecuencia y los riesgos operativos corporativos han aumentado considerablemente. . Con este fin, en 2005, la Administración de Archivos del Estado emitió las "Opiniones sobre el fortalecimiento del trabajo de archivos de agencias y empresas extranjeras", exigiendo a la empresa matriz que estableciera y mejorara gradualmente el sistema de gestión de archivos para agencias y empresas extranjeras. En 2009, la Comisión de Administración y Supervisión de Activos Estatales y la Administración de Archivos del Estado emitieron las "Opiniones sobre el fortalecimiento adicional del trabajo de archivos de las empresas centrales", que enfatizaron la necesidad de "fortalecer la gestión de archivos de las empresas e instituciones extranjeras".
Debido a la particularidad de los archivos extranjeros de empresas estatales y la particularidad del entorno en el que se lleva a cabo el trabajo de los archivos extranjeros, especialmente las diferencias en las leyes, sistemas, idiomas, culturas y tradiciones de archivos nacionales y extranjeros. , etc., a las empresas estatales en el extranjero les resulta difícil La supervisión de archivos plantea desafíos especiales e impone requisitos especiales. Con este fin, la supervisión de los archivos extranjeros de empresas estatales debe seguir dos principios básicos: cumplimiento dual (cumplir simultáneamente con las leyes y regulaciones de archivos de China y del país o región donde se encuentran) y tolerancia bidireccional ( tolerar mutuamente las tradiciones culturales de los archivos de China y del país o región donde se encuentran). Comprender los tres puntos de control clave: Determinación del alcance del archivo y el período de almacenamiento de los documentos en el extranjero, la construcción de un sistema global de gestión de archivos y la selección de métodos para transferir archivos extranjeros al país.
10. Computación en la nube y Big Data
La computación en la nube y Big Data son dos tendencias importantes en el desarrollo actual de la informatización y tendrán un impacto profundo en todos los ámbitos de la vida. impacto. Al igual que otras actividades empresariales, la gestión de archivos debe adaptarse a las características y requisitos de la computación en la nube y el big data, y sufrir cambios en las ideas, los modelos de negocio y los métodos de gestión. Uno es la generalización del concepto de archivo. Se trata de establecer un "concepto de grandes archivos" y considerar como archivos todos los registros de información con valor de conservación, independientemente de su proceso, soporte, tipo, formato y período de retención. Esto significa que todos los registros son archivos y, en el momento en que se crea un archivo, se convierte en un archivo. El segundo es la construcción de la plataforma de archivos en la nube. Es decir, sobre la base de la "arquitectura en la nube", se crea una plataforma de servicios y gestión de recursos de archivo unificada y eficiente que cubre todos los departamentos, sistemas y negocios de la empresa. El tercero es el almacenamiento de archivos y la extracción de conocimientos. Una de las aplicaciones principales del big data es la predicción, que se basa en la acumulación y extracción de datos históricos. Esto plantea mayores requisitos para el almacenamiento masivo y la extracción de conocimientos de archivos. El enfoque del trabajo de los archivos corporativos cambiará de la "digitalización" a la "datación". Cuarto, los problemas de seguridad de los archivos se han vuelto más graves y complejos.
Explicación:
[1] Zhu Weiyi. Por qué Morgan Stanley tiene problemas con los correos electrónicos[N]. ] Song Xing et al. Discusión sobre los datos de la etapa de exploración y los métodos de evaluación del precio de los resultados del campo de petróleo y gas de Pinghu en el Mar Oriental de China [J China Geology and Mineral Economy, 1994(2): 27-29
[3] Xu Yongjun et al. Desarrollo La importancia y las contramedidas de la industria del contenido de información [J] Investigación de gestión de ciencia y tecnología, 2006 (11): 184-185
[4] Representante Zhao. Linzhong: ¿Personas jurídicas? ¿Revisión de archivos salientes debería incluirse en la "Ley de Archivos" [ EB/OL]./misc/2008-03/09/content_7751760.htm.2014-01-
[ 5] Zhang Bin et al. El desarrollo y la iluminación de los archivos corporativos alemanes [J]. Archives Academic Research, 2012(2):89-92
[6]Discurso del rey Juan Carlos de España en la 14º Congreso Internacional de Archivos[A]//Actas del 14º Congreso Internacional de Archivos [C]. Beijing: China Archives Publishing House, 2002: 7-8
[7] Wang Zhaoxiang et al. de las deficiencias y soluciones de los sistemas de memoria empresarial [J]. Modernización de centros comerciales 2006 (7): 63-64
[8] Zhang Bin et al. trabajo de archivos empresariales [J]. Archivos chinos, 2004(10):37-39
[9] Xu Yongjun. ¿Modelo de gestión del conocimiento de archivos empresariales? Renmin University of China Press, 2009
[10] Feng Huiling et al. Gestión de riesgos de documentos electrónicos [M Beijing: Renmin University of China, 2008:12;