Plan de configuración del centro de contabilidad

El sistema contable centralizado se refiere al establecimiento de un centro contable por parte del departamento financiero, bajo la premisa de que la propiedad, los derechos de uso y La autonomía financiera de las instituciones administrativas permanece sin cambios, una forma de reforma del sistema de delegación de contabilidad que elimina las cuentas bancarias, la contabilidad y los cajeros de la unidad, e integra la contabilidad, la supervisión y los servicios confiando a agentes contables para llevar las cuentas y lleva a cabo una contabilidad centralizada. y supervisión de la unidad. La esencia del sistema de contabilidad centralizada es tomar la contabilidad centralizada como núcleo y tomar la reforma del sistema de gestión del personal contable como objetivo final, desencadenando así una serie de reformas en el trabajo contable.

1. La necesidad de que el centro de contabilidad establezca un sistema de información contable computarizado.

1. La función de servicio de contabilidad del centro de contabilidad requiere que el centro de contabilidad establezca un sistema de información contable computarizado. sistema. Las funciones del servicio de contabilidad del centro de contabilidad incluyen la liquidación de fondos, la gestión contable y financiera. Que sus funciones puedan realizarse sin problemas, de manera conveniente y eficiente, y que la eficiencia y la calidad de sus servicios puedan mejorarse considerablemente en comparación con la gestión descentralizada, todo depende del fuerte apoyo brindado por el avanzado y completo sistema computarizado de información contable.

2. La función de supervisión del centro de contabilidad requiere que el centro de contabilidad establezca un sistema de información contable computarizado. Después del establecimiento del centro de contabilidad, la supervisión contable debe resolver los dos problemas siguientes: primero, después de que muchas unidades implementen la contabilidad centralizada, cómo implementar efectivamente el control presupuestario y el control de fondos, sentando una base sólida para la implementación futura de los presupuestos departamentales y la recaudación centralizada. y pago del tesoro; segundo, el poder del centro de contabilidad está muy concentrado. Cómo fortalecer la supervisión y el control internos, reducir y reducir los riesgos de gestión interna del centro contable (especialmente los riesgos de gestión de los líderes) y evitar que surjan nuevos problemas. Para resolver estos dos problemas, no es posible confiar únicamente en el sistema. Debe resolverse con la ayuda de un software de contabilidad perfecto y una combinación de control de sistema y programa.

2. Construcción del sistema de información contable computarizado del centro de contabilidad

La construcción del sistema de información contable computarizado del centro de contabilidad se puede dividir aproximadamente en los siguientes cuatro pasos: hardware configuración, configuración de software contable, construcción de sistemas y capacitación de personal.

Configuración hardware. El sistema de información contable computarizado del centro de contabilidad debe adoptar un sistema de red. Esto está determinado por las siguientes características del centro de contabilidad: ① Hay muchas unidades contables. Si utiliza una versión de software de contabilidad para un solo usuario, cada computadora debe comprar un conjunto de software de contabilidad, lo que generará mayores costos de compra de software. Si utiliza un software de contabilidad en línea, puede ahorrar mucho dinero simplemente aumentando la cantidad de estaciones de trabajo. (2) En el software de contabilidad en línea, no importa cuántos conjuntos de cuentas se creen, los datos se almacenan en el servidor, lo que facilita la copia de seguridad y la gestión de datos. Al mismo tiempo, el software de contabilidad en línea utiliza principalmente grandes bases de datos como SYBASE, SQL, SERVER, etc., combinadas con control y gestión de red, lo que puede mejorar en gran medida la seguridad de los datos y garantizar el funcionamiento normal del centro de contabilidad. ③El centro de contabilidad tiene una gran carga de trabajo y se requieren al menos dos personas para operar una cuenta configurada al mismo tiempo. Si utiliza un software de contabilidad para un solo usuario, no podrá trabajar sin problemas. (4) Dado que la información contable de las unidades de base se almacena en el centro de contabilidad, los líderes de base no pueden comprender el estado financiero de sus unidades de manera oportuna. Si se utiliza un sistema de red, se puede abrir un sistema de consulta remota de red para los líderes de las unidades de base y al mismo tiempo garantizar la seguridad de los datos, de modo que los líderes de las unidades de base puedan comprender el estado financiero de la unidad de manera oportuna. ⑤ Adoptar un sistema de red para facilitar la conexión con otros sistemas, como el sistema de pago del tesoro, el sistema de pago de salarios, etc., y, en última instancia, lograr el objetivo de construir un sistema de información de gestión financiera gubernamental propuesto por el Ministerio de Finanzas.

2. Configuración del software de contabilidad. Porque el centro contable solo utiliza los módulos más básicos como control presupuestario, procesamiento contable, informes, salarios y activos fijos. Después de años de uso y desarrollo, estos módulos se han vuelto más maduros y tienen más opciones. Al mismo tiempo, con el desarrollo de los centros de contabilidad, muchas empresas han desarrollado el software de centro de contabilidad correspondiente. Por lo tanto, es necesario elegir un software de contabilidad durante la construcción. Independientemente del software de la empresa que elija, debe considerar cuidadosamente las siguientes cuestiones: ① Recursos existentes. En la actualidad, la mayoría de las instituciones administrativas han establecido sistemas computarizados de información contable. Dado que las instituciones administrativas suelen tener un volumen de negocios pequeño, la mayoría compra software de contabilidad para un solo usuario. Si el software de contabilidad de la misma empresa es ampliamente utilizado por las unidades de base, puede considerar negociar con la empresa para devolver múltiples juegos de software de contabilidad para un solo usuario a cambio de prioridad en la compra de software de contabilidad en línea, de modo que la inversión original no sea inactivo. 2 Hábitos de uso. El personal contable del centro de contabilidad generalmente se transfiere desde las unidades de base bajo su jurisdicción. El tipo de software de contabilidad que utilizaron originalmente estos contadores, es decir, sus hábitos de uso del software, también son cuestiones que deben tenerse en cuenta al elegir el software de contabilidad.

Dado que el centro de contabilidad comenzará a funcionar inmediatamente después de su creación, es imposible organizar una formación a largo plazo. Si el software seleccionado es el mismo que el software original utilizado por la mayoría de los contadores en el centro de contabilidad, los contadores pueden ponerse a trabajar lo antes posible. ③Elija un software de contabilidad en línea basado en la estructura B/S. Por un lado, puede reducir la carga de trabajo de mantenimiento del cliente. En teoría, siempre que el cliente instale el sistema WINDOWS y configure la red, puede ejecutar el software de contabilidad en línea, lo que reduce en gran medida los retrasos en el trabajo causados ​​por fallas en el sistema del cliente. Por otro lado, puede ayudar a los líderes de las unidades de base a realizar consultas remotas a través de Internet, facilitando el intercambio de información entre el centro de contabilidad y las unidades de base.

3. Construcción del sistema. Dado que el sistema de información contable computarizada del centro de contabilidad almacena de manera centralizada los datos contables de muchas unidades de base, los riesgos de los datos contables originalmente dispersos están altamente concentrados, por lo que es particularmente importante establecer un sistema contable computarizado completo. ① Dado que el sistema de información contable computarizado del centro de contabilidad adopta una estructura de red y tiene muchos servidores y estaciones de trabajo, es necesario establecer un administrador del sistema a tiempo completo y un mantenedor del sistema a tiempo parcial para garantizar el funcionamiento normal de todo el sistema. . (2) Dado que el sistema adopta una estructura de red, los virus informáticos pueden propagarse a gran escala a través de la red. Por lo tanto, es necesario formular un sistema completo de gestión informática para estandarizar el uso de las computadoras en el centro de contabilidad. ③ Realizar cuidadosamente la copia de seguridad de los datos contables y la custodia de los archivos electrónicos. Debido al almacenamiento centralizado de datos y a la gran cantidad de datos, es necesario realizar copias de seguridad del mismo día todos los días, por triplicado, y almacenarlas fuera del sitio. Al final del mes y año, los datos deben grabarse en un CD y conservarse adecuadamente de acuerdo con las regulaciones pertinentes. (4) Elaborar un plan de recuperación de desastres para el sistema computarizado de información contable. Como daños al hardware del servidor, daños al hardware del equipo de red, virus informáticos que dañan los datos del disco duro, etc. , el sistema puede volver a la normalidad tan pronto como esté previsto, para no afectar el funcionamiento normal del centro de contabilidad.

4. Formación del personal. Aunque los centros de contabilidad locales se establecen transfiriendo buenos contadores de unidades de base para trabajar en el centro de contabilidad, es necesario capacitarlos debido a los nuevos cambios en el contenido y los métodos de trabajo, así como a los diferentes programas de contabilidad utilizados al mismo tiempo. (1) Antes de la operación del centro de contabilidad, combinada con la inicialización de los conjuntos de cuentas de cada unidad, se invita a las empresas que venden software de contabilidad a realizar una capacitación intensiva a corto plazo para que los contadores del centro de contabilidad dominen el uso del nuevo software. (2) En los próximos años, el personal contable del centro de contabilidad será capacitado gradualmente en rotación junto con la educación continua del personal contable para mejorar aún más su capacidad para utilizar el software de contabilidad.

3. Cuestiones a las que se debe prestar atención al establecer el sistema de información contable informatizado del centro contable

1. A través de un análisis e investigación cuidadosos, combinados con la situación real del centro de contabilidad en términos de configuración de hardware y software, se seleccionan los equipos y software apropiados, especialmente el software, que debe ser adecuado y soportar el proceso contable y los métodos contables adoptados por el centro contable. Si el centro de contabilidad solo adopta un único sistema de conjunto de cuentas, es decir, el centro de contabilidad establece un conjunto de cuentas como sujeto contable, entonces el número de conjuntos de cuentas que el software de contabilidad puede establecer al mismo tiempo no es alto; Se adopta el sistema de conjunto de cuentas de la empresa, es decir, cada unidad contable por separado. Al configurar un conjunto de cuentas, es necesario considerar que la cantidad de conjuntos de cuentas que el software de contabilidad puede configurar al mismo tiempo debe cumplir con los requisitos actuales y futuros. necesidades del centro contable.

2. Seguridad y confiabilidad del sistema. La seguridad se refiere a la capacidad del sistema computarizado de información contable del centro contable para evitar que la información contable se filtre y destruya. La confiabilidad se refiere a la capacidad del sistema de información contable computarizado del centro contable para prevenir, verificar y corregir errores, es decir, evitar que se genere información contable incorrecta en el trabajo contable. En términos de construcción de hardware, la consideración principal es la confiabilidad del servidor, y es mejor utilizar un sistema tolerante a fallas de doble máquina; en términos de construcción de software, la consideración principal es la seguridad de los datos del software de contabilidad; lo mejor es elegir un sistema respaldado por una base de datos grande.

3. Avance y desarrollo. Avanzado se refiere al nivel avanzado de un sistema entre productos similares, incluidos equipos de hardware y sistemas de software. El progreso tecnológico a menudo garantiza la escalabilidad. El sistema de software y hardware del centro de contabilidad debe poder garantizar que el sistema no quede obsoleto en dos años, satisfacer las necesidades del desarrollo futuro del centro de contabilidad y tener una buena escalabilidad. Por lo tanto, en la planificación inicial, debe haber espacio para espacio de oficina, interfaces de equipos de red, carga de servidores, cantidad de estaciones de trabajo, etc. para evitar futuras expansiones comerciales y del sistema.