¿Cuál es el proceso de aprobación para el préstamo de archivos contables?

1. Los archivos contables son para uso exclusivo de la empresa y, en principio, no se permite su préstamo. Si existen necesidades especiales, el préstamo debe ser aprobado por el responsable de la empresa o del grupo y el responsable del departamento de contabilidad (supervisor contable).

2. Cuando departamentos externos a la empresa toman prestados archivos contables, el prestatario debe presentar una carta de presentación formal de la unidad subordinada. El procedimiento de préstamo solo puede completarse después de la aprobación del supervisor contable de la unidad prestada. el responsable de la empresa. Cuando el departamento de la sede del grupo necesite tomar en préstamo los archivos contables de sus filiales debido a necesidades de trabajo, deberá obtener la aprobación del director financiero del grupo y del director financiero de la unidad prestada antes de proceder con los procedimientos de préstamo.

3. El Departamento de Finanzas debe establecer un registro de préstamos. Todos los prestatarios deben completar cuidadosamente el archivo del registro de préstamos y registrar claramente el nombre, la unidad, la fecha, la cantidad, el contenido, la fecha de devolución, etc.

4. El personal que toma prestados archivos contables no puede garabatear ni marcar en los archivos, no puede desmantelar los volúmenes originales y no puede alterar, sacar o copiar los originales. Si existen circunstancias especiales, la copia original sólo se puede sacar o copiar con el consentimiento del líder de la unidad y del director financiero.

5. Los administradores de archivos contables deben recuperar los archivos contables prestados a tiempo y completar los procedimientos de cancelación del préstamo.

6. Todo préstamo de archivos contables internos y externos debe ir acompañado del archivero del departamento financiero de la unidad prestataria, y la ubicación del préstamo se limita a la sala de archivos o al departamento financiero de la unidad.