Cómo conservar, destruir, consultar y utilizar archivos contables

Según lo dispuesto en las "Medidas",

Cuando los archivos contables deban ser destruidos una vez transcurrido el plazo de conservación, el departamento de archivos de la unidad deberá proponer dictámenes de destrucción conjuntamente con la agencia de contabilidad, preparará un inventario de destrucción de archivos contables e indicará la destrucción de los archivos contables. El nombre, número de volumen, número de volumen, año inicial y final, período de almacenamiento, período de almacenamiento y tiempo de destrucción de los archivos contables serán destruidos. El responsable de la unidad firmará el dictamen sobre la lista de destrucción de expedientes contables. Al destruir archivos contables, las agencias de gestión de archivos y contabilidad deben enviar personal para supervisar la destrucción. Antes de destruir archivos contables, el supervisor de destrucción debe verificar elemento por elemento los contenidos enumerados en la "Lista de destrucción de archivos contables", firmar y sellar la "Lista de destrucción de archivos contables" e informar la situación de supervisión de destrucción al líder de la unidad. Antes de que se destruyan los archivos contables, los comprobantes originales de reclamaciones y deudas no liquidadas incluyen contratos de transferencia de derechos de propiedad de bosques y tierras, valores y giros; comprobantes de recibos y pagos de divisas relevantes y comprobantes originales con un valor de referencia importante en el trato; cuestiones históricas. Debe extraerse por separado, archivarse por separado y conservarse en el departamento de archivos hasta que no sea absolutamente necesario conservarlo. Los archivos contables de la unidad de construcción durante el período de construcción no serán destruidos.

Los archivos contables deben proporcionarse activamente para su uso tanto por la unidad como por las unidades superiores. Al estudiar, debes seguir estrictamente los procedimientos. La entrada y salida del personal de esta unidad debe ser aprobada por el supervisor de contabilidad cuando se toma prestado de otras unidades, se debe proporcionar una carta formal de presentación de la unidad de lectura de películas y se debe anotar el contenido del archivo de contabilidad de lectura de películas. Después de la aprobación del líder de la unidad y del supervisor de contabilidad, siga los procedimientos de lectura del periódico. Durante el proceso de lectura, solo se pueden leer materiales relacionados con el contenido y no se pueden leer materiales no relacionados con el contenido. En principio, no se permite el préstamo de archivos originales ni el desmantelamiento de archivos (casos) originales. Si las unidades externas necesitan revisar archivos contables y necesitan copiarlos o duplicarlos, el supervisor contable deberá firmar un dictamen y obtener la aprobación del líder de la unidad. Si existen necesidades especiales, previa aprobación del responsable de la unidad, se entregará para su inspección o copia y se completarán los trámites de registro. Cada unidad debe establecer un sistema para revisar y copiar archivos contables para proporcionar una base para el uso de archivos contables.