¿Cuáles son las precauciones para conservar los documentos contables?

Cosas a tener en cuenta al conservar comprobantes contables

1. Los comprobantes contables deben entregarse en el momento oportuno según sea necesario. Antes de encuadernar los comprobantes contables en un libro, la mayoría de los comprobantes originales correspondientes a los comprobantes contables se fijan en la parte posterior con clips. Las credenciales originales se pueden perder fácilmente si el clip no está bien sujeto. Por lo tanto, el contador que completa los comprobantes contables debe conservar adecuadamente los comprobantes originales y los comprobantes contables, y tener cuidado de no perder los comprobantes contables durante el proceso de entrega.

2. Una gran cantidad de comprobantes originales de la empresa o comprobantes que deben consultarse con frecuencia, como recibos de pago, hojas de salario, etc., deben encuadernarse y guardarse por separado. El tipo, fecha y número del certificado deberán indicarse en la portada del mismo.

3. No se podrán prestar bonos originales. Si otras unidades e individuos necesitan revisar los comprobantes contables, deberán obtener la aprobación de los líderes de la unidad y llenar el “Formulario de Revisión de Archivo Contable”, el cual debe indicar el nombre de los comprobantes contables a revisar, la fecha de revisión , el nombre de la persona que revisó el documento, el motivo de la revisión y la fecha de espera. En circunstancias normales, los lectores no pueden retirar los comprobantes contables que leyeron. Si necesita copiar comprobantes contables, estos deben ser aprobados por el líder de la unidad y registrados y firmados bajo la supervisión del personal de contabilidad financiera.

4. Los vales deben conservarse adecuadamente después de encuadernarlos y antes de archivarlos para evitar daños, manchas, moho y mordeduras de ratas.

5. Los diversos contratos económicos, documentos relacionados con el extranjero y otros comprobantes deben catalogarse por separado y encuadernarse por separado y, al mismo tiempo, se debe marcar en el comprobante "Adjunto que se pedirá por separado".