Ámbito empresarial de las especificaciones de trabajo de archivos corporativos
7.1.2 El departamento de archivos de la empresa o el archivero deben participar en actividades tales como identificación de productos, aprobación de resultados de investigaciones científicas, aceptación de proyectos, desembalaje y aceptación de equipos, etc., y ser responsable de verificar la integridad y sistematicidad. de los documentos que deben archivarse.
7.1.3 Al emitir tareas de planificación del proyecto, la empresa debe presentar los requisitos de presentación de los documentos del proyecto; verificar el progreso del proyecto y la acumulación de los documentos del proyecto; consistente con la aceptación de los expedientes del proyecto Archivarlo junto con la tasación al mismo tiempo, el resumen del proyecto debe ser archivado y entregado; 7.2.1 Los documentos deberían formarse utilizando soportes de registro y métodos de registro duraderos y confiables.
7.2.2 El preparador de documentos debe entregar rápidamente los documentos valiosos procesados al departamento, proyecto o archiveros profesionales para su custodia. 7.3.1 Disposición de documentos
El archivo y disposición de documentos y materiales debe seguir las reglas de formación de material documental, distinguir los períodos de almacenamiento y mantener la conexión orgánica entre documentos y materiales. La disposición de documentos, tecnología, contabilidad, personal y otros documentos debe cumplir con estándares y documentos como GB 9705, DA/T 22, GB/T 11822, Cai Kuai Zi [1998] No. 32, Laoli Zi [1992] No. 33, etcétera. Los documentos en forma de medios audiovisuales, electrónicos y de otro tipo deben organizarse de acuerdo con GB/T 11821, DA/T 15, GB/T 18894, DA/T 32 y otras normas.
7.3.2 Alcance del archivo de documentos
7.3.2.1 Diversos documentos con valor de conservación formados durante la preparación, construcción, producción, operación, gestión y otras actividades de la empresa y durante el proceso de los cambios en los derechos de propiedad Los materiales documentales en forma de soportes deben incluirse en el ámbito del archivo. El alcance de la presentación de las empresas estatales debe cumplir con los requisitos del documento del 16 de diciembre de 1999. [2004]4.
7.3.2.2 Las principales fuentes de presentación de documentos son:
-Documentos formados por la empresa;
——Artículos de importación recibidos por la empresa y los documentos para la compra de equipos;
-Documentos que las unidades subordinadas y las empresas por acciones deben presentar a la empresa;
-Para proyectos de cooperación en los que participa la empresa, documentos que la unidad cooperativa debe presentar a la empresa;
-Documentos externos ejecutados y procesados por la empresa.
7.3.2.3 Las empresas deben formular el alcance de la presentación y el cronograma del período de almacenamiento de documentos y materiales en función del alcance del negocio y el tipo de actividades comerciales. Para determinar el alcance de la presentación y el período de retención de los documentos, consulte, entre otros, el Apéndice A. Los documentos de construcción del proyecto deben determinarse en función de la naturaleza de la empresa en la construcción del proyecto. Ver DA/T 28; el alcance específico del archivo de documentos por unidades de construcción, unidades de diseño, unidades de construcción y unidades de supervisión. El alcance del archivo de diversos documentos dentro de empresas de tipo de servicios y el alcance del archivo de las actividades comerciales profesionales dentro de la empresa deben compilarse junto con las actividades corporativas y los negocios profesionales.
7.3.3 Tiempo de archivo de documentos
7.3.3.1 Los documentos formados en el trabajo de gestión, el trabajo de gestión de tecnología de producción, el trabajo de gestión administrativa y el trabajo de partido y de masas generalmente deben archivarse por segunda vez. después de su finalización Archivado para el primer trimestre del año.
7.3.3.2 Los documentos de investigación y desarrollo científico y de construcción del proyecto deben presentarse antes de la identificación y aceptación de finalización del proyecto, y los períodos más largos pueden presentarse en etapas y la producción de productos y los negocios de servicios deben presentarse regularmente o en forma individual; etapas.
7.3.3.3 Los documentos como registro de derechos de propiedad, certificación de calidad, crédito de calificación, acuerdos contractuales, derechos de propiedad intelectual, etc. deben archivarse en cualquier momento para la compra de equipos, instrumentos o proyectos importados; registrado y archivado inmediatamente después del desembalaje y la aceptación o recepción.
7.3.3.4 Los materiales profesionales contables deben ser archivados por el departamento de contabilidad después del final del año fiscal y entregados al departamento de archivos un año después.
7.3.3.5 El archivo lógico de archivos electrónicos debe realizarse con regularidad y el archivo físico debe ser coherente con el tiempo de archivo de otros soportes de las categorías o contenidos correspondientes.
7.3.3.6 Los documentos portadores como cintas, fotografías, negativos, películas y objetos físicos deben archivarse a tiempo una vez finalizado el trabajo, o el tiempo de presentación debe ser consistente con el portador de papel del correspondiente contenido.
7.3.3.7 Documentos actualizados y complementados, documentos que deben aprobarse cuando la estructura organizativa interna de la empresa cambia y los cuadros y empleados son transferidos y dimitidos, documentos generados durante el cambio de derechos de propiedad de los activos de la empresa y documentos generados durante otras actividades debe archivarse en cualquier momento.
7.3.4 Requisitos de archivo de documentos
7.3.4.1 La empresa implementa un sistema de responsabilidad para recopilar, clasificar y archivar documentos de departamento, proyectos y trabajos especiales. Los archiveros de tiempo completo y parcial en varios departamentos, proyectos y tareas especiales deben organizar y archivar documentos de acuerdo con las regulaciones.
Los documentos presentados en 7.3.4.2 deben ser completos, precisos y sistemáticos, los materiales elaborados deben ser propicios para la conservación a largo plazo y los gráficos y la escritura deben cumplir con los requisitos de calidad nominal del equipo (impresoras). , fotocopiadoras, escáneres, etc.). ) documento.
Los documentos archivados en 7.3.4.3 deben ser originales. Si por algún motivo no cuentas con el original, puedes presentar una fotocopia que funciona como comprobante.
7.3.4.4 Los documentos no impresos deberán archivarse junto con su descripción escrita.
Si los materiales en idiomas extranjeros (o lenguas minoritarias) se traducen al chino, deben archivarse juntos. Si no están traducidos, el título del libro y el índice deben traducirse y archivarse.
7.3.4.5 Los documentos presentados suelen presentarse por duplicado. El número de copias que son importantes, las que se utilizan con frecuencia y las que tienen necesidades especiales se pueden aumentar adecuadamente.
7.3.4.6 Para proyectos completados conjuntamente por dos o más unidades, los requisitos de archivo de documentos deben establecerse en forma de contratos, acuerdos, etc. Por lo general, el organizador debe conservar un juego completo de documentos y el coorganizador debe conservar los documentos originales relacionados con las tareas que realiza.
7.3.4.7 El departamento de formación de documentos deberá completar el "Formulario de registro de transferencia de documentos" para los documentos archivados (ver Apéndice B, Tabla B.1). Al archivar documentos importantes del proyecto, el departamento de gestión de proyectos debe preparar instrucciones de archivo, que deben ser revisadas y firmadas por el líder del proyecto. 7.4.1 Archivado y transferencia de archivos
7.4.1.65438+
7.4.1.2 El departamento de archivos debe verificar cuidadosamente al recibir y verificar la calidad de los archivos. Una vez firmado el formulario de registro de entrega de documentos, cada parte conservará una copia.
7.4.2 Recopilación de documentos y datos
7.4.2.1 La empresa recibe archivos de sus unidades afiliadas debido a cambios en los derechos de propiedad.
7.4.2.2 Las empresas deben recibir archivos de unidades subordinadas que no estén calificadas según su autoridad de gestión de activos.
7.4.2.3 Las empresas pueden recopilar y publicar sus propios materiales informativos según sea necesario.
7.4.2.4 Las empresas pueden recopilar información relacionada con el ámbito de su negocio en función de las necesidades de I+D y la competencia del mercado.
7.4.2.5 Las empresas pueden recopilar materiales de archivo de la sociedad y del personal jubilado según sea necesario. 7.5.1 El departamento de archivos clasificará, organizará y catalogará los archivos según todo el clan.
7.5.2 El esquema de clasificación debe formularse en función de las funciones de gestión de la empresa y las características de formación de documentos, y debe ser relativamente estable y escalable. El esquema de clasificación debe ir acompañado de una descripción de la clasificación.
7.5.3 El número de categoría se puede establecer mediante uno o una combinación de números arábigos, letras inglesas y letras Pinyin.
7.5.4 Los archivos dentro de toda la familia se organizan centralmente por categoría y los archivos dentro de la categoría se numeran secuencialmente según los términos de la categoría.
7.5.5 Elaborar números de documentos según el esquema de clasificación y orden de disposición. Los números de documento deben ser únicos y exclusivos. Véase DA/T 13 para conocer el método de preparación de los números de documentos.
7.5.6 El número de expediente puede adoptar la estructura de "[número de familia] número de clasificación (o código de proyecto o número de catálogo) - número de expediente (o número de pieza o disco, caja, número de página)" ( [] significa opcional).
El número completo de cartera lo establece la empresa de acuerdo con las necesidades de gestión centralizada y unificada de los archivos de las unidades afiliadas y los cambios en los derechos de propiedad de la empresa.
7.5.7 Los documentos en papel deben marcarse con los correspondientes documentos portadores que no sean en papel.
El número de referencia cruzada es el número de archivo de otra unidad de almacenamiento de archivos portadora que refleja el mismo contenido.
7.5.8 Elaborar un catálogo de archivos según todo el archivo, categoría y período de almacenamiento.
7.5.9 El departamento de archivos debe crear un archivo completo para cada archivo completo. Todo el volumen se puede gestionar individualmente. Para conocer el contenido principal y el método de escritura de todo el volumen, consulte DA/T 12. 7.6.1 El almacenamiento de archivos debe basarse en el soporte del archivo. Las imágenes base no deben plegarse; los soportes magnéticos deben estar equipados con dispositivos antimagnéticos. Se deben realizar copias de seguridad de los archivos importantes en diferentes lugares.
7.6.2 Generalmente, los documentos deben descontaminarse y desinfectarse antes de su almacenamiento. Los archivos dañados deben repararse o remediarse rápidamente. Los materiales frágiles y la escritura a mano deben protegerse mediante fotocopias.
Gestión del almacén
7.6.3.1 El almacén debe mantenerse ordenado y tener funciones de protección como protección contra incendios, protección contra robo, protección contra la luz, protección contra gases nocivos, protección contra el polvo y protección contra insectos. (ver JGJ 25).
7.6.3.2 La temperatura y la humedad del almacén deben cumplir con los requisitos para el almacenamiento de diversos soportes de documentos en JGJ 25, GB/T 18894 y DA/T 15, y la temperatura y la humedad deben ser registrado (ver Apéndice B Tabla B para el formulario de registro) .2).
7.6.3.3 Se debe comprobar periódicamente el funcionamiento del equipo del almacén y eliminar los peligros ocultos de manera oportuna.
Los archivos almacenados en 7.6.3.4 deben limpiarse y comprobarse periódicamente para garantizar que las cuentas sean coherentes. Cuando cambia la cantidad de archivos almacenados, se debe registrar y explicar. 7.7.1 La empresa debería establecer un comité (o grupo) de evaluación de archivos compuesto por líderes competentes, departamentos funcionales, personal profesional y técnico y personal de archivos, que sea responsable de determinar el período de almacenamiento de los documentos y evaluar los archivos caducados.
7.7.2 El período de almacenamiento de los archivos debe determinarse en función de la referencia laboral actual y futura, la función documental y el valor de investigación histórica de los archivos para la empresa, el país y la sociedad.
7.7.3 El período de almacenamiento de los archivos generalmente se puede dividir en dos tipos: permanente y periódico. El plazo de conservación de los ficheros contables se aplicará de conformidad con las "Medidas de Gestión de los Ficheros Contables".
7.7.4 Guardar archivos de forma permanente. Todos los documentos que reflejan las principales actividades funcionales y características históricas de la empresa y que tienen valor a largo plazo para la empresa, el país y la sociedad se enumeran para su conservación permanente.
7.7.5 Guardar archivos periódicamente. Se clasifican como conservados periódicamente todos los documentos que reflejan las actividades laborales generales de la empresa y tienen valor de referencia para el trabajo de la empresa en un período determinado. El período de almacenamiento regular de los archivos se puede dividir en 30 años y 10 años según su valor de referencia.
7.7.6 Las empresas deben marcar periódicamente los documentos que hayan alcanzado el período de retención. Los archivos que aún deben conservarse después de haber sido evaluados por el Comité de Evaluación de Archivos deben reclasificarse; los archivos que no tienen valor de conservación después de la expiración del período de conservación deben registrarse y se debe completar una lista de destrucción (consulte el Apéndice B, Tabla B); .3), y los registros deberán ser aprobados por el representante legal de la empresa. Supervisar la destrucción luego de su aprobación. Destruye el inventario y guárdalo permanentemente. 7.8.1 El departamento de archivos debe completar con prontitud y precisión el informe anual de trabajo de los archivos de la empresa y los informes estadísticos relevantes.
7.8.2 Establecer una cuenta estadística del trabajo de los archivos, que incluye principalmente: colección de archivos (sala); estado anual de entrada y salida de los archivos; y equipos; destrucción de archivos, etc.
7.8.3 Las estadísticas de archivo deben ser continuas. 7.9.1 Los departamentos de archivos deberían fortalecer la construcción de sistemas de recuperación de archivos, desarrollar recursos de información de archivos y proporcionar servicios de utilización de archivos de manera oportuna y eficaz.
7.9.2 Las empresas deben establecer permisos de usuario de acuerdo con las normas de confidencialidad y los requisitos de gestión de propiedad intelectual. El uso más allá de la autoridad debe ser aprobado por los líderes relevantes. '
7.9.3 El uso de archivos debe registrarse de acuerdo con las regulaciones (consulte el Apéndice B, Tabla B.4 para el formulario de registro de préstamo). Aquellos con efectos de utilización sobresalientes deben registrarse (consulte la Tabla B.5 en el Apéndice B para obtener el formulario de registro de efectos de utilización).
7.9.4 Se pueden proporcionar y utilizar originales, copias, microformas y documentos electrónicos mediante inspección directa, inspección telefónica e inspección en línea.
7.9.5 Las empresas deben clasificar y resumir la información de archivo para formar una compilación especial, como una compilación de normas y reglamentos, una compilación de documentos especiales, etc.
7.9.6 Las empresas deben organizar exhaustivamente los materiales de archivo y crear materiales especiales, como recuerdos, anuarios, historia de la organización, comparaciones del rendimiento de los productos, introducciones a los resultados de investigaciones científicas, introducciones a proyectos de ingeniería, actualizaciones de equipos y cambios en el mercado. , etc.
7.9.7 Las empresas deben analizar e investigar información de archivo para formar materiales de procesamiento en profundidad, como análisis estadístico de indicadores de producción y operación a lo largo de los años, investigación y análisis de causas de accidentes graves, registros corporativos, etc.
7.9.8 Las empresas pueden utilizar archivos para realizar exhibiciones o exhibiciones de archivos.