De acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes, intente diseñar un método para gestionar los archivos contables de una empresa.

Disposiciones sobre la gestión de archivos contables

1 Principios generales

1.1 Para fortalecer la gestión de los archivos contables de la empresa, utilizar mejor el papel de los hechos y la evidencia históricos. en los archivos contables, y contribuir a la economía de la empresa Servicios de Trabajo ha formulado especialmente este sistema de acuerdo con las normas pertinentes del Ministerio de Hacienda.

1.2 Los archivos contables se refieren a comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales profesionales contables. Para conocer el contenido de archivo específico, consulte el "Reglamento sobre períodos de archivo y almacenamiento de documentos y materiales".

1.3 Este sistema es aplicable a unidades contables como sociedades anónimas, sucursales (sociedades sucursales), departamentos de logística (incluidos hospitales de personal, comedores) y sindicatos.

2 Disposición y transferencia de archivos

2.1 El departamento financiero debe ser responsable de organizar, archivar y vincular los archivos contables de acuerdo con los requisitos de archivo.

2.1.1 Los estados contables deben organizarse, empaquetarse y encuadernarse antes de su presentación. La portada deberá indicar el nombre, categoría, año, mes y número del expediente (indicar las páginas inicial y final del expediente).

2.1.2 Antes de archivar, los libros de contabilidad deben clasificarse y ponerse en una cubierta de papel kraft, y pegarse con el nombre de la cuenta, el año y mes, el nombre del contable y la fecha de inicio y páginas finales de la etiqueta de la cuenta.

2.1.3 Los comprobantes contables deben clasificarse antes de archivarse, envolverse en una funda y encuadernarse en un volumen. Deben estar limpios y firmes, numerados en la cubierta y el contenido correspondiente debe estar cumplimentado en cada ítem. por artículo. Las declaraciones de sueldos se elaboran y encuadernan mensualmente, marcadas con el año y el mes.

2.2 Una vez finalizado el año contable, el departamento financiero puede conservar temporalmente los archivos contables del año en curso durante uno a tres años. Después de su vencimiento (generalmente en el segundo trimestre), se conservarán. se organizará de acuerdo con los requisitos anteriores y el departamento financiero será responsable de los duplicados. Prepare una lista de transferencia y transfiérala a los archivos de inmediato. La oficina de archivos solo puede aceptar los artículos después de que el inventario sea correcto y, después de firmar la lista de transferencia, cada parte conservará una copia en el departamento financiero.

2.3 Los archivos contables transferidos a la sala de archivos para su custodia deben cumplir con los requisitos de archivo y vinculación de archivos contables; de lo contrario, la oficina de archivos tiene el derecho de rechazarlos. Es necesario reorganizarlo hasta que se cumplan los requisitos antes de poder recibir el archivo.

2.4 Los archivos contables recibidos y conservados por los archivos deben, en principio, conservarse en su embalaje original. Si es necesario descomprimir y reorganizar archivos individuales, deben descomprimirse y reorganizarse junto con el personal original. aclarar responsabilidades.

3 Préstamo y utilización

3.1 El personal de la empresa o las unidades externas deben verificar los materiales del archivo contable. Para los archivos conservados por el departamento financiero dentro de los tres años, el archivero a tiempo parcial es. responsable de recibir y comprobar. Para los archivos que han sido devueltos a la sala de archivos, el contable y archivero de la sala de archivos es responsable de recibirlos y revisarlos.

3.2 El personal de la empresa debe tener una visa del jefe de su departamento para verificar los archivos contables y obtener la aprobación del responsable del departamento financiero. Para verificar los archivos contables, se requieren unidades externas. una carta de presentación de la unidad, indicando el contenido de la revisión y el propósito de uso Aprobada por el jefe del departamento de finanzas.

3.3 El acceso a los archivos está limitado a la sala de lectura. No se prestarán los expedientes contables originales. Si son copiados por necesidades laborales, deberán ser aprobados por el responsable del departamento financiero.

3.4 El prestatario será responsable de la seguridad de los materiales de archivo prestados y no los dañará, alterará ni abrirá.

3.5 En el préstamo y devolución de expedientes se deberán seguir estrictamente los procedimientos de registro y entregarlos claramente en persona. Al devolver el expediente del caso, comprobar si está dañado o faltante y firmar la cancelación en el libro de registro.

4 Almacenamiento, identificación y destrucción

4.1 El período de almacenamiento de los ficheros contables se divide en permanente y periódico según sus características. Para más detalles consultar "Período de Archivo y Almacenamiento de los". "Reglamento" de Documentos y Materiales.

4.2 El plazo de conservación de los distintos ficheros contables se computa a partir del primer día posterior a la finalización del ejercicio fiscal.

4.3 El plazo de conservación de los bonos relacionados con la implementación de políticas se computará a partir del primer día de finalizada la tramitación, debiendo ser destruidos conforme a la normativa al vencimiento.

4.4 Cuando el período de almacenamiento del archivo contable expire y sea necesario destruirlo, la oficina de archivos propondrá una opinión de destrucción, trabajará con el departamento financiero, el departamento de auditoría, etc. para realizar una evaluación, una revisión estricta y preparar un lista de destrucción de archivos contables y presentarla al supervisor de la empresa. Debe ser revisada por la dirección y presentada a la autoridad superior para su aprobación antes de su destrucción.

4.5 Los comprobantes originales de reclamaciones y deudas no liquidadas en los archivos que deben destruirse al vencimiento deben sacarse por separado y archivarse por separado, y conservarse en los archivos hasta que se liquiden las reclamaciones y deudas.

4.6 La destrucción de los archivos contables debe realizarse en el lugar designado, y la destrucción será supervisada por el departamento de gestión de registros y el departamento financiero, ambas partes enviarán personal juntos.

4.7 Antes de destruir los archivos contables, el supervisor realizará cuidadosamente un inventario y una verificación. Después de la destrucción, firmará y sellará la lista de destrucción y la entregará a la sala de archivos para su custodia.

4.8 Siga estrictamente los requisitos de las "Siete Prevenciones", haga un buen trabajo en la gestión del almacén y la protección de archivos, mantenga la seguridad de los archivos y evite fugas.