Cómo gestionar un almacén
Sistema de gestión de almacenes empresariales
(1) Principios generales
1. El almacén es una parte importante del sistema de suministro de materiales de la empresa. Es un vínculo en la facturación y reserva de diversos materiales de la empresa. También es responsable de múltiples funciones comerciales de gestión de materiales. Sus tareas principales son: mantener un buen inventario de materiales, garantizar una cantidad exacta, una calidad intacta, garantizar la seguridad, enviar y recibir rápidamente, estar orientado a la producción, brindar un servicio considerado, reducir costos y acelerar la rotación de capital.
2. El equipo debe planificarse y distribuirse racionalmente de acuerdo con las necesidades de producción de la fábrica y las condiciones del equipo de la fábrica, debe fortalecerse internamente el sistema de responsabilidad económica, debe llevarse a cabo una división científica del trabajo y debe crearse un sistema de garantía para la gestión separada de los materiales; Se debe implementar la estandarización de la calidad del trabajo en las empresas y se deben aplicar tecnologías de gestión modernas y métodos de clasificación ABC para mejorar continuamente el nivel de gestión del almacén.
(2) Inspección de materiales en inventario
3. Cuando los materiales se colocan en el inventario, el custodio debe realizar personalmente los procedimientos de entrega con el repartidor, verificar si los nombres y las cantidades de los materiales son consistentes y firmar de acuerdo con los requisitos del libro de entrega de materiales. Deben comprender esa firma. es una transferencia de responsabilidad financiera.
4. Cuando los materiales se incluyen en el inventario, primero deben ingresar al área a inspeccionar. No se les permite ingresar al espacio de carga sin pasar la inspección, y mucho menos ponerse en uso.
5. Si los materiales pasan la inspección y aceptación, el custodio verificará y aceptará los materiales de acuerdo con el nombre, modelo, cantidad y medida que figuran en la factura. El acero se pintará con marcas de colores. Se completará cada columna del formulario de inventario. claramente y se presenta al Departamento de Finanzas para su contabilidad junto con el formulario de cobro.
6. Los productos no calificados deben apilarse de forma aislada y está estrictamente prohibido su puesta en producción. Si el trabajo es descuidado e interfiere con la producción, el custodio debe ser considerado responsable por incumplimiento del deber.
7. Todo lo que se descubra durante la inspección de aceptación debe notificarse de inmediato al jefe de sección y al responsable del manejo. Si la mercancía se recibe pero no ha llegado, o la mercancía ha llegado pero no hay factura, debe informar la consulta al responsable hasta que se elimine el problema pendiente.
(3) Almacenamiento y custodia de materiales
8. Para el almacenamiento y custodia de materiales, en principio, el almacén debe planificarse y configurarse de acuerdo con las propiedades, características y usos de los materiales, y debe considerarse la división del trabajo de acuerdo con las condiciones del almacén cuando exista un gran rendimiento. apilados en el piso, los pequeños volúmenes se almacenan en estantes y el apilamiento en el piso se usa para clasificar y clasificar. Los números están ordenados en el orden de las especificaciones, y los que están en los estantes están numerados con el número de clasificación cuatro.
9. El principio del apilamiento de materiales es: bajo la premisa de que el apilamiento es razonable, seguro y confiable, implemente un apilamiento de cinco a cinco según las características de las mercancías, que deben ser visibles, fáciles de verificar, dispuestas en filas y columnas, y. civilizado y ordenado.
10. Los almacenistas son responsables financiera y legalmente del inventario, custodia, materiales a inspeccionar, equipos, contenedores y herramientas, etc. Por eso, debemos asegurarnos de que cada uno tenga sus propias responsabilidades, que todo tenga su propio dueño y que cada uno esté a cargo de todo. Si hay pérdida, depreciación, desguace, excedente o déficit de materiales de almacén, el custodio no adoptará la práctica disciplinaria de "entregar más cuando haya ganancia y deducir cuando haya pérdida".
11. Los materiales de almacenamiento deben manipularse de acuerdo con sus propiedades naturales, teniendo en cuenta el lugar de almacenamiento y el sentido común de almacenamiento, fortalecer las medidas de almacenamiento y cumplir con los requisitos de los "diez no" para garantizar que no se produzcan pérdidas de propiedad nacional debido a las responsabilidades de almacenamiento. Al apilar materiales similares, se debe considerar el principio de "primero en entrar, primero en salir" para facilitar la entrega y dejar margen de maniobra.
12. No se permite el préstamo de materiales bajo custodia sin el consentimiento del jefe de sección. No se permite la distribución de materiales de montaje en partes. Circunstancias especiales deben ser aprobadas por el jefe de sección.
13． Los almacenes deben tener un estricto sistema de seguridad y prohibir la entrada no autorizada de personal ajeno al inventario. Los fuegos artificiales están estrictamente prohibidos en el almacén y las operaciones con llamas abiertas deben ser aprobadas por el Departamento de Seguridad. Los conserjes deben saber cómo utilizar el equipo de extinción de incendios y tener los conocimientos necesarios sobre prevención de incendios.
(4) Distribución de materiales
14. Distribuya los materiales según el principio de "introducir lo viejo y almacenar lo nuevo, primero en entrar, primero en salir, suministrar de acuerdo con las regulaciones y ahorrar materiales". La distribución de materiales se adhiere al principio de un fondo, dos controles, tres materiales de distribución y cuatro restas. Los custodios deben asumir la responsabilidad financiera por las pérdidas causadas por fallas de materiales, moho, uso inadecuado de materiales grandes, uso deficiente de materiales de alta calidad y errores debidos a la búsqueda de conveniencia y la violación de los principios de distribución de materiales.
15. La lista de solicitud de material debe indicar el nombre del material, la especificación, el modelo, la cantidad, el número de dibujo, el nombre de la pieza o el uso del material, y debe estar firmada por el contador y el solicitante. Los materiales dentro del plan deben tener un plan de materiales; los materiales sujetos a suministro de cuotas deben cumplir con el sistema de suministro de cuotas; los materiales sujetos a aprobación prescrita deben estar firmados por el aprobador. Al mismo tiempo, quienes reciban materiales que excedan el costo no podrán emitir materiales sin completar los trámites.
16． Al distribuir materiales, el custodio debe revisar el precio unitario, el monto total del pago y tener sellado el sello de recibo del Departamento de Finanzas antes de entregar los materiales. Si descubre que el precio no coincide o que el pago es insuficiente, etc., debe notificar inmediatamente al facturador para que haga las correcciones antes del envío.
17. Para materiales de aplicaciones especiales, excepto la cantidad reservada por el comprador previsto, todos los materiales deben ser recogidos por el solicitante.
Los materiales usados habitualmente, que pueden dividirse y descontarse, deben suministrarse por separado según el principio de economía, y no se permite que los materiales se entreguen de una sola vez.
18． La entrega de materiales debe realizarse con el recolector de materiales y el taller receptor de materiales, y la entrega debe realizarse claramente en persona para evitar errores.
19． El custodio debe conservar correctamente todos los comprobantes de entrega y no deben perderse.
(5) Otros asuntos relevantes
20. La contabilidad debe redactarse con claridad, la liquidación diaria y la liquidación mensual no deben acumularse, y los cobros y los informes mensuales deben realizarse oportunamente.
21. Las discrepancias dentro del rango permitido y las ganancias y pérdidas causadas por pérdidas naturales razonables se pueden informar todos los meses para garantizar que las cuentas, tarjetas, materiales y fondos sean consistentes.
22． La creación de un almacén de cinco bienes es la dirección de los esfuerzos de cada custodio. El almacén se inspecciona una vez al mes para promover el desarrollo de un almacén de cinco bienes.
23. En el caso de traslado de custodios, se deberán completar los trámites de entrega, los asuntos pendientes en la entrega y los comprobantes correspondientes deberán constar en tres copias, indicando la situación, firmadas por ambas partes y atestiguadas por los jefes de departamento. Cada parte deberá poseer una copia. e informar al departamento para su archivo. Si hay una disputa posterior, el cedente original seguirá siendo responsable de la compensación. Por las pérdidas causadas por incumplimiento del deber, además de la indemnización del precio original, también se impondrán sanciones disciplinarias.
24． Las pérdidas y ganancias del inventario reflejan la calidad del trabajo del custodio y se esfuerza por evitar errores.
Sistema de gestión de almacén
Un propósito
Este sistema proporciona la recepción, entrega, almacenamiento y gestión del almacén para garantizar que las materias primas y los productos terminados no calificados son No se almacenará ni se entregará, y no se deteriorará, dañará ni se perderá durante el almacenamiento.
2 Ámbito de aplicación
Aplicable a la gestión de almacenes de materia prima, almacenes de producto terminado y almacenes de productos a procesar.
3 Contenidos
1. Responsabilidades
● Los jefes de almacén de materias primas son responsables de la recogida, entrega y gestión de las materias primas, productos subcontratados y semiacabados. productos.
● El director de almacén de producto terminado es responsable de la recepción, entrega y gestión de los productos terminados, así como de la pronta aceptación de los productos devueltos.
● El jefe de almacén de mercancías a procesar es el responsable de la recogida, entrega y gestión de las mercancías a procesar.
2. Almacenamiento
● Almacenamiento de materias primas, productos subcontratados y productos semiacabados.
Ⅰ Una vez que las materias primas y los productos subcontratados lleguen a la empresa, se colocarán en el almacén en espera del área de inspección designada por el encargado del almacén. Los productos a granel se pueden colocar directamente en el área calificada del almacén. (estancados en paletas), pero se debe hacer una marca de "por verificar". Luego, el encargado del almacén realiza la verificación de llegada e inspección de acuerdo con los “Procedimientos de Monitoreo y Medición de Procesos y Productos”.
El contenido a verificar incluye: nombre del producto, especificaciones del modelo, fabricante, fecha de producción o número de lote, vida útil, cantidad, estado del embalaje y certificado de conformidad, etc. Si se verifica que está calificado, el encargado del almacén deberá enviar el "Aviso de recibo de compra" al departamento de control de calidad para su inspección; si se verifica que no está calificado, se notificará al departamento de compras para su negociación o devolución;
Ⅱ Después de recibir el informe de inspección del departamento de control de calidad con una conclusión de inspección de "calificado", el encargado del almacén debe seguir los procedimientos de entrada al almacén de manera oportuna y transferir las mercancías al área a ser inspeccionado en el área calificada del almacén para su almacenamiento. Para los productos a inspeccionar que se han colocado en el área calificada del almacén, se debe quitar la marca "para inspeccionar" al recibir un informe de inspección con una conclusión de inspección; de "no calificado", se debe hacer una marca de no calificado de acuerdo con las regulaciones y esperar la revisión de los productos no calificados. Después de recibir el "Formulario de evaluación de producto no conforme", se implementará la conclusión de eliminación.
Ⅲ El departamento de compras imprime la "Notificación de recibo de compra" y se la entrega al empleado de almacén del departamento de producción como recibo y comprobante de almacenamiento.
IV Después de que los productos semiacabados pasen la inspección, el departamento de producción con una conclusión de inspección de "calificado" imprimirá el comprobante de almacenamiento e irá al almacén de materia prima para realizar los procedimientos de almacenamiento del producto semielaborado. -productos terminados. El encargado del almacén debe verificar el nombre del producto, el modelo, la cantidad, el número de lote y la fecha de producción de los productos semiacabados, y solo pueden colocarse en el almacén si son correctos.
● Almacenamiento de producto terminado
Ⅰ Para productos con conclusión de inspección de "calificado", el departamento de producción imprime el "comprobante de almacenamiento" y se dirige al almacén de producto terminado para pasar por el Procedimientos de almacenamiento de productos terminados Al manejar el almacenamiento, el personal del almacén debe verificar y verificar si el nombre del producto, el modelo, la cantidad y otras identificaciones son correctos y estandarizados, y si el embalaje exterior está limpio. Solo se pueden colocar aquellos productos que cumplan con los requisitos. al almacén.
Ⅱ Una vez almacenados los productos terminados, deben colocarse en el área calificada del almacén.
● Almacenamiento de productos a procesar
Ⅰ El encargado del almacén de productos terminados es responsable del almacenamiento de las devoluciones y productos no vendibles que han excedido la vida útil del departamento de producción; el almacenamiento de productos semiacabados y productos semiacabados a procesar. Los gerentes de almacén deben verificar si el nombre del producto, el modelo, la cantidad, el número de lote, etc. son verdaderos y revisar el recibo de almacén.
● Después de almacenar los productos, el encargado del almacén debe revisarlos de manera oportuna y registrar el nombre, modelo, especificación, número de lote, fecha de producción, cantidad, vida útil y fecha de almacenamiento del producto. producto en la cuenta, así como precauciones. Y marcar según lo establecido en el “Procedimiento de Control de Identificación y Trazabilidad del Producto”.
● Los productos que no hayan sido inspeccionados y probados o que se consideren no calificados después de la inspección y las pruebas no se almacenarán.
● Los gerentes de almacén deben mantener adecuadamente registros de calidad relevantes de los productos entrantes (registros de verificación, certificados de calidad originales, informes de inspección, etc.) y clasificar y vincular estos registros de calidad en orden cronológico y categoría de producto cada mes. en un volumen, numerarlo y guardarlo en un lugar seguro.
3. Almacenamiento
● El sitio o almacén donde se almacenen los productos debe tener piso plano, facilitar la ventilación y contar con instalaciones a prueba de roedores e insectos para evitar daños o deterioro. de productos almacenados.
● Hacer un uso razonable y eficaz del espacio del almacén y dividir las zonas de apilamiento. Los productos del inventario deben clasificarse y almacenarse en particiones, y cada lote de productos debe marcarse en una posición obvia para evitar el mal uso y la entrega incorrecta. Los requisitos específicos son los siguientes:
Ⅰ La identificación del producto en el inventario incluye el nombre o código del producto, modelo, especificación, número de lote, fecha de almacenamiento y vida útil, y la realiza el encargado del almacén colgando un cartel. Si el embalaje exterior del producto tiene el logotipo mencionado anteriormente, simplemente cuelgue la placa de identificación del modelo del producto.
Ⅱ El almacenamiento de los productos del inventario debe ser "tridimensional": cuidadosamente apilado, cuidadosamente paletizado; y bien arreglado. 10 a 20 cm de distancia del suelo y la pared, y mantenga una cierta distancia del techo; debe haber intervalos apropiados entre las pilas.
Ⅲ Los productos terminados se colocan de acuerdo con el modelo, el número de lote y la altura; no debe exceder los 6 pisos;
Ⅳ Las materias primas deben almacenarse de acuerdo con sus atributos (para evitar la transferencia de olores) y apilarse ordenadamente. La altura de apilamiento del embalaje de cartón no debe exceder el número de capas especificado; la altura del embalaje en bolsa y del embalaje en barril no debe ser demasiado alta para evitar daños al producto;
Ⅴ Los productos colocados en los estantes deben colocarse de acuerdo con el principio de que son ligeros en la parte superior y pesados en la parte inferior para Mantenga los estantes estables.
● Las materias primas y productos semiacabados que requieren refrigeración o almacenamiento en congelación se almacenan en refrigeradores, congeladores, cámaras frigoríficas o almacenes con aire acondicionado, según sea necesario.
4. Distribución
● El personal de producción del departamento de producción acude al almacén de materias primas para recibir materias primas y productos semiacabados con la "Lista de Ingredientes" y la "Recogida de Materiales". Lista".
● El empleado del almacén de materias primas prepara y distribuye cada día la cantidad real de cada lata de materias primas en la "Lista de Ingredientes".
● Al preparar materiales, si se descubre que la cantidad planificada no coincide con la cantidad real emitida, el encargado del almacén debe completar la cantidad real emitida para cada lata en la columna de comentarios de la "Lista de ingredientes". ".
● Para las materias primas sujetas a gestión de lotes, el encargado del almacén completará el número de lote de la materia prima en la "Lista de ingredientes" al preparar y distribuir los materiales todos los días para lograr fines de trazabilidad.
● El personal de desarrollo del departamento técnico acude al almacén de materias primas para recoger las materias primas y productos semiacabados con la "Orden de Salida de Almacén" aprobada por el director del departamento.
● Al momento de retirar productos terminados, deberá tener impresas por el departamento de ventas la “Orden de Salida” y la “Orden de Transferencia”.
● El encargado del almacén de materias primas y del almacén de productos terminados emite materias primas, productos semiacabados o productos terminados en función de la "Lista de selección de materiales" aprobada, o la "Orden de salida del almacén" o la "Orden de entrega". ". Al emitir, deben hacer lo siguiente:
Ⅰ Verifique cuidadosamente el contenido de la "Lista de recolección de materiales", la "Lista de entrega de almacén" y la "Lista de entrega". Cualquier elemento que no esté completo, no se emitirán procedimientos de aprobación escritos con claridad o incompletos;
II Al distribuir, se debe verificar cuidadosamente el nombre, modelo y cantidad del objeto físico. Solo aquellos artículos que cumplan con los requisitos para su recolección o salida. se pueden emitir vales;
Ⅲ Una vez completada la distribución, el encargado del almacén debe responder a la "Lista de recolección de materiales" o "Lista de salida del almacén" o "Lista de entrega" y se revisará la "Lista de salida del almacén" o la "Lista de entrega". La "Lista de ingredientes" se presentará al departamento de contabilidad y los documentos se conservarán adecuadamente;
IV Al emitir, si la etiqueta del producto está dañada o la letra no es correcta, si son claras, deben ser reetiquetado antes de la distribución;
Ⅴ Las materias primas, los productos semiacabados y los productos terminados de la misma especificación deben distribuirse de acuerdo con el principio de "primero en entrar, último en salir".
5. Gestión interna del almacén
● El departamento competente del almacén de producto terminado debe realizar inspecciones puntuales irregulares del almacén para comprobar el estado de cumplimiento de cuentas, artículos y tarjetas. , condiciones de almacenamiento y condiciones de etiquetado. El supervisor del almacén de materias primas deberá comprobar aleatoriamente la situación de almacenamiento y las condiciones ambientales de los materiales, así como si se encuentran extraviados, mezclados, almacenados más allá de la fecha de caducidad, deteriorados, dañados, etc. Encuentre problemas y resuélvalos rápidamente.
● El personal del almacén debe inspeccionar con frecuencia y mantener los productos en stock. Si encuentran deterioro, moho o señales desprendidas, deben informarlo a sus superiores directos y tratarlo de manera oportuna. Se debe evitar que los productos con una vida útil se vuelvan ineficaces.
Las materias primas con una vida útil inferior a un mes (inclusive) deben someterse a inspección antes de ser liberadas. Sólo pueden liberarse después de pasar la inspección. Los productos terminados con una vida útil de menos de tres meses (inclusive) generalmente no se liberan (a menos que el cliente lo acuerde), pero deben enviarse para inspección de manera oportuna y procesarse de acuerdo con los resultados de la inspección. Si se excede la vida útil, se debe informar a tiempo para inspección y manipular de acuerdo con las disposiciones del "Procedimiento de control de productos no conformes".
● El personal del almacén debe realizar un inventario dinámico regular, garantizar la compensación y liquidación diaria y mantener las cuentas y los artículos consistentes. Deben cooperar con el Departamento de Finanzas para completar el trabajo de inventario a mitad y al final del período. año.
● El almacén debe estar ventilado, a prueba de humedad, limpio y libre de moscas y ratones. Las temperaturas del refrigerador y del congelador deben controlarse dentro de rangos específicos. Los fuegos artificiales están estrictamente prohibidos en el almacén y no se permite almacenar artículos inflamables y explosivos ni otras mercancías peligrosas (excepto en los almacenes de mercancías peligrosas). Se debe proporcionar suficiente equipo contra incendios. No se permite sobrecargar los equipos de extinción de incendios.
● Los elementos tóxicos, nocivos y corrosivos deben almacenarse por separado y se deben tomar medidas efectivas de protección de seguridad.
● Los productos terminados devueltos del almacén deben apilarse y etiquetarse según variedad y modelo. Aquellos que hayan sido inspeccionados como calificados por el departamento de control de calidad deben colocarse en el almacén y entregarse lo antes posible. Si se determina que la inspección no está calificada, se manejará de acuerdo con las opiniones de revisión y eliminación no calificadas, y se hará una marca de tratamiento pendiente.
● El almacén de productos terminados tiene un área separada para los productos a procesar, donde se almacenan y marcan las devoluciones. Al mismo tiempo, cooperamos con los departamentos pertinentes para manejar las devoluciones de acuerdo con los procedimientos.
● El almacén de materias primas realiza la verificación y preparación de materiales de acuerdo con el plan de producción y distribuye las materias primas estrictamente de acuerdo con el sistema de solicitud de materiales. Complete el plan de solicitud de compra de acuerdo con el plan de producción y el inventario para garantizar las necesidades de producción.
● Los productos con recubrimiento en polvo deben almacenarse estrictamente de acuerdo con las condiciones de almacenamiento del producto, revisarse con frecuencia y ventilarse. Si encuentra algún problema, notifique a su superior directo de inmediato y comuníquese con el departamento técnico para garantizarlo a tiempo. manejo.
● Todas las materias primas, productos semiacabados y productos terminados que hayan sido abiertos deben reenvasarse para garantizar el sellado y no se permite almacenarlos abiertos. Si no hay etiqueta, se debe etiquetar.
● El almacén de producto terminado se encarga del embalaje y distribución de las muestras. Debe haber una etiqueta en el paquete de muestra, que incluya: nombre del producto, modelo y fecha de producción. Las muestras deben emitirse dentro de los tres meses posteriores a la producción. Si desea distribuir muestras de productos que tienen más de tres meses, deben enviarse para inspección. Las muestras solo se pueden distribuir después de pasar la inspección.
● Asuntos de seguridad
Ⅰ Cuando vaya a trabajar, debe verificar si la cerradura de la puerta del almacén es anormal y si faltan artículos
Ⅱ Cuándo; Al salir del trabajo, verifique si la puerta está cerrada y si la puerta está cerrada, corte de energía y otros peligros inseguros.
6. Este sistema es formulado y explicado conjuntamente por el departamento de producción y el departamento comercial.
7. El departamento de producción y el departamento comercial son responsables de la implementación, inspección y evaluación de este sistema.
8. Después de la implementación de este sistema, el sistema similar original quedará abolido automáticamente.