Cómo gestionar bien los archivos

La gestión de archivos es una parte indispensable e importante para mejorar eficazmente la calidad y la eficiencia del trabajo en colegios y universidades. Ocupa una posición importante en la gestión de todo el colegio y registra completamente el historial de desarrollo de los colegios y universidades. Proporciona la base de datos necesaria para futuras investigaciones sobre la existencia de colegios y universidades, y también puede usarse como un buen material didáctico para el análisis científico y la formulación del desarrollo futuro de colegios y universidades. Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 1

1. Reconocer la situación claramente y unificar su pensamiento

1.1 Hacer bien los archivos es la necesidad de servir a la situación general.

En los últimos tiempos, el gobierno ha considerado como su objetivo "promover la urbanización, acelerar la industrialización y desarrollar integralmente diversas empresas". El trabajo archivístico está sujeto y al servicio del todo, y debe desarrollarse más rápido y mejor al mismo tiempo que sirve. En vista de esto, el personal de los archivos debe aprovechar al máximo sus propias ventajas, desarrollar y hacer buen uso de los recursos de información de los archivos, a fin de tomar mejores decisiones para los líderes, realizar trabajos de apoyo y contribuir a un mejor desarrollo económico y modernización. Se puede desempeñar eficazmente el papel de utilizar la historia para informar al gobierno y servir a la situación general. Marcar la diferencia para el mejor desarrollo del trabajo de archivos, mantenerse al día y mejorar continuamente los resultados.

1.2 Analizar y captar con precisión la situación ideológica y realizar un buen trabajo en el trabajo archivístico.

La modernización de la gestión de documentos y archivos ha atraído ahora gran atención por parte de la industria de archivos y ha logrado resultados preliminares en la práctica. Se llevaron a cabo intensas discusiones y debates teóricos. Sin embargo, todavía hay algunas tendencias que se alejan de la realidad en muchos artículos, como la teoría de la modernización, que carece de las características reales de la industria de los archivos. Hay dos conclusiones científicas y específicas sobre la situación ideológica. Es una investigación e investigación meticulosa y reflexiva y, por otro lado, es una investigación e investigación detallada y reflexiva. Por un lado, es la discusión de Deng Xiaoping en la etapa primaria. La gestión de archivos es una profesión relativamente fría, muy alejada de la vanguardia de la producción y la economía. No directamente relacionado con la investigación y el desarrollo tecnológico y las noticias de actualidad.

El trabajo de archivo es la recopilación, clasificación, identificación, almacenamiento, recuperación, recopilación e investigación, utilización y procedimientos estadísticos de trabajo, métodos de trabajo y habilidades laborales. Ser verdaderamente competente es un requisito de ética profesional y una necesidad de. desarrollo profesional y también es una garantía para los logros futuros de la industria de los archivos. Este tipo de estilo de trabajo y profesionalismo deben persistir y llevarse adelante, y debe reconocerse que dentro de un período histórico, los archivos escritos a mano son el cuerpo principal de archivos integrales en todos los niveles.

2. Mejorar continuamente la calidad de los cuadros de archivos.

El trabajo de archivos es el trabajo de proporcionar archivos para servir a diversas empresas. Los requisitos para este trabajo son altamente técnicos. Quienes se dedican a este trabajo no sólo deben estar dispuestos a ser héroes anónimos, sino que también deben tener cualidades políticas, ideológicas, profesionales y de otro tipo relativamente altas.

3. En esta etapa, si desea brindar buenos servicios de gestión de archivos, debe hacer lo siguiente:

3.1 Debe dominar la profesión de archivos y dominar el conocimiento de idiomas extranjeros. , y tienen teorías y políticas políticas sólidas Con un alto nivel y alta calidad cultural, así como conocimientos de economía moderna, ciencia y tecnología, derecho, administración e informática, el liderazgo concede gran importancia y apoyo para hacer un buen trabajo en el trabajo de archivos y promover desarrollo con antelación.

3.2 El trabajo de archivo requiere evaluación y reclutamiento competitivos, y la selección pública de cuadros de archivos se lleva a cabo para seleccionar cuadros de archivos de alta calidad. Más importante aún, solo de esta manera se puede formar una orientación saludable y ascendente, y. sólo pueden surgir talentos sobresalientes. El desarrollo de la industria de los archivos también depende de la educación de habilidades profesionales. Los métodos educativos disponibles consisten en llevar a cabo una capacitación integral en el trabajo para el personal de los archivos. Al mismo tiempo, la educación a distancia, como la radio, la televisión, los cursos por correspondencia y la autoevaluación. -Se pueden realizar exámenes de estudio para proporcionar una formación integral a los empleados. Sólo así se puede llegar a ser un archivero competente. Además de la formación en conocimientos profesionales de archivos, también se deben combinar conocimientos teóricos y prácticos para lograr el propósito de aplicar lo aprendido.

4. Fortalecer la capacidad de utilizar las nuevas tecnologías

Con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología, los ordenadores, las redes, etc. se han vuelto indispensables en el trabajo archivístico, lo que exige que los archiveros aprendan. estas habilidades bien. Las nuevas tecnologías, como las computadoras, los escáneres y el acceso inalámbrico a Internet, deben garantizar que la información y los datos no se pierdan y que no se filtre la confidencialidad. Los archiveros utilizarán computadoras y, si hay un problema con la computadora durante su uso, deben conocer la causa para asegurarse de que no se pierdan datos.

Los archiveros deben aprender a proteger la seguridad de los datos electrónicos cuando utilizan sistemas informáticos de gestión de archivos. Sólo así podrá asegurarse de que no se perderán datos. Cuando se utilizan computadoras para catalogación de archivos, descripción, recuperación, estadísticas, etc., las contraseñas se configuran a través del software para establecer los derechos de acceso de diferentes operadores a diferentes contenidos. Se deben establecer diferentes medidas de protección para archivos con diferentes niveles de confidencialidad o, además de configurar una protección con contraseña de varios niveles para archivos de alta densidad, el contenido del archivo también debe cifrarse.

.5 Establecer y mejorar el sistema de gestión de archivos

En la actualidad, para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos en la nueva era, la clave es establecer y mejorar diversas reglas y regulaciones. Sólo cuando las normas y reglamentos sean sólidos, se modernicen y estandaricen, la gestión de archivos estandarizada está a la vuelta de la esquina. El personal de archivos también debe aclarar el alcance de las regulaciones de gestión de archivos, los principios de gestión y los métodos de gestión, de modo que el trabajo de gestión de archivos de base pueda seguir las reglas y regulaciones.

El primero es formular un sistema de archivo.

El sistema de archivo debe ser claro. Los principios y el alcance del archivo de diversos documentos y materiales, y los documentos deben archivarse de manera oportuna para que puedan reflejar de manera integral la situación de la gestión de archivos y facilitar su utilización.

El segundo es el sistema de custodia segura.

Hacer un buen trabajo en el archivo es la principal forma de mantener la integridad y seguridad de los archivos. El sistema de custodia debe tener en cuenta las condiciones objetivas existentes y las medidas de custodia adecuadas.

El tercero es establecer un sistema de confidencialidad de archivos.

Medidas de confidencialidad para los archivos y requisitos de confidencialidad para el personal de los archivos.

El cuarto es establecer un sistema de préstamo de archivos.

El sistema de préstamo debe estipular claramente los diversos procedimientos que se deben seguir al tomar prestado archivos, los requisitos de protección de archivos al tomar prestado y los sistemas para copiar, transcribir y registrar comentarios.

6. Hay que legalizar la gestión de archivos modernos.

La modernización de los archivos debe implementar la Ley de Archivos. Para lograr la legalización de la gestión de archivos, primero debemos cambiar nuestros conceptos, generar conciencia, ser proactivos y enfrentar desafíos. El segundo es ver claramente el patrón de desarrollo de la sociedad, corregir la propia posición y concepto y establecer firmemente un sentido de servicio. El tercero es tomar la iniciativa, aprovechar al máximo el potencial y acelerar la mejora de la calidad del servicio y la eficiencia del trabajo; el cuarto es proporcionar equipos completamente modernos;

Con el rápido aumento en el número de archivos, los tipos de archivos se han vuelto más diversos y los métodos de trabajo tradicionales no pueden satisfacer las necesidades de archivos de las personas. Por tanto, es necesario introducir tecnología avanzada y utilizar equipos de trabajo modernos. Alcanzadas estas condiciones materiales, el trabajo de archivos ha alcanzado un modelo de gestión moderno. Ampliará aún más las áreas de servicios del trabajo de archivos y resolverá mejor el problema del paso del trabajo de archivos de servicios pasivos a servicios activos. Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 2

1. Ideología rectora

La gestión de archivos es el requisito previo para la utilización de los archivos. Una vez organizados, la calidad de la colección. Se puede probar el trabajo y se puede facilitar la identificación y la identificación de archivos, el almacenamiento, las estadísticas y la recuperación para promover actividades saludables en todos los aspectos del trabajo archivístico. Para facilitar la preservación unificada, centralizada y ordenada de los materiales de archivo de la empresa, fortalecer la gestión de archivos de la empresa, proteger, proteger y utilizar eficazmente los archivos, salvaguardar los derechos e intereses legítimos de la empresa y al mismo tiempo promover la coordinación de varios departamentos y el buen desarrollo de diversas tareas, con el fin de aumentar la gestión estandarizada de archivos, acumular, proteger y utilizar los recursos de archivo de nuestra empresa de manera más efectiva y servir mejor a la producción, ventas y otros desarrollos de la empresa, de acuerdo con los requisitos de. los estándares de gestión de archivos de la provincia de Anhui y combinado con el trabajo real de nuestra empresa, el plan de implementación especialmente formulado es el siguiente:

1. Establecer un grupo líder para la organización de archivos y formular un plan de clasificación para archivos, un. cronograma del período de almacenamiento y un alcance de archivo.

2. Recopilar, clasificar, programar y archivar cuidadosamente los documentos y materiales de la unidad.

3. Ordenarlos y clasificarlos razonablemente según las diferentes categorías y sus interrelaciones.

4. Compilar catálogos de archivos y otras herramientas de recuperación y recopilar trabajos de investigación para proporcionar servicios para el uso de los archivos de forma ordenada.

2. Preservación de archivos

1. Ubicación de almacenamiento: Archivador de oficina

2. Contenido de almacenamiento: incluido el trabajo pasado y presente de varios departamentos y empleados de la empresa Documentos diversos, libros de cuentas, comprobantes, extractos, datos técnicos, acuerdos y contratos, discos de computadora, productos de audio y video, objetos honoríficos y certificados que son de valor para la empresa y se forman directamente en el negocio, operación, gestión corporativa. , relaciones públicas y otras actividades y otras formas diferentes de registros históricos.

3. Para métodos de almacenamiento específicos, consulte las regulaciones del sistema de gestión de archivos de XX Co., Ltd.

3. Pasos de implementación

(1) Etapa de preparación (noviembre 20XX - diciembre 20XX)

1. Estudiar y aprender de la experiencia. Está dirigido por el líder de la empresa a cargo del trabajo de archivos, con la participación del personal de oficina relevante y en colaboración con el administrador de archivos para establecer la sala de archivos. Al mismo tiempo, los propios archiveros fortalecerán su estudio de la gestión de archivos e implementarán gradualmente planes específicos y planes de implementación.

2. Implementar y mejorar estrictamente el sistema de Anhui xxxx Technology Co., Ltd. Según la Administración de Archivos del Estado, combinado con la situación real de nuestra oficina, sobre la base de una investigación en profundidad y de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la "Ley de Archivos de la República Popular China" y el "Reglamento de Gestión de Archivos de la Provincia de Anhui". ", el esquema de clasificación de materiales documentales de la empresa, el alcance de su archivo y el cronograma del período de almacenamiento proporcionan una base de referencia y un plan estándar de implementación de gestión de archivos para la recopilación y disposición de documentos y materiales archivados.

3. Establecer un grupo líder de gestión de archivos. Para garantizar que la gestión objetivo de los archivos de la empresa alcance la estandarización y la normalización, se ha establecido un grupo líder de trabajo estándar de gestión de archivos que incluye al líder del departamento de archivos, los miembros relevantes de la empresa y los principales responsables de cada departamento (unidad). de la empresa, y miembros responsables relevantes, para organizar e implementar la implementación de la gestión de archivos de nuestra empresa. El grupo líder es principalmente responsable de la gestión de archivos, como la coordinación unificada del personal de toda la empresa, la demostración de proyectos, la organización de tareas, la supervisión del uso de fondos, la consulta y el enlace.

4. Convocar la reunión fundacional del equipo de archivos. Convocar una reunión de movilización para el trabajo de archivos a la que asistan líderes responsables relevantes, cuadros de nivel medio y superior y personas responsables, y organizar la presentación de las regulaciones y planes de implementación del trabajo de gestión de archivos de la empresa. Al mismo tiempo, se organiza al personal relevante para aprender la Ley de Archivos y los conocimientos relacionados con el negocio de archivos.

(2) Plan de implementación (enero 20XX - febrero 20XX)

1. Recopilar y organizar archivos en varias categorías.

(1) Recopilación y clasificación de documentos y materiales

Reúna y clasifique los documentos y materiales del 20XX al 20XX según el alcance de la presentación y lleve a cabo un sistema integral de los documentos archivados. y archivos según las normas Comprobar, rectificar y seguir estandarizando.

(2) Archivos de producción

Desde que se puso en producción la producción, los documentos, información y dibujos, y otros dibujos relacionados, etc., se han reempaquetado y numerado.

(3) Los archivos contables se recopilan por completo y se estandarizan aún más.

(4) Colección y organización de documentos y materiales de audio, video e imágenes

Reuniones importantes, actividades importantes y resultados de trabajo formados durante el trabajo de nuestra empresa que reflejan la historia Las funciones de apariencia y trabajo incluyen materiales de audio, video e imágenes de los resultados de producción, solicitudes de patentes, gestión de proyectos, capacitación en investigación científica, inspecciones y visitas de expertos (funcionarios gubernamentales), etc., que se recopilan y estandarizan.

(5) Colección de documentos y materiales electrónicos

Recopilar, proteger y estandarizar algunos documentos electrónicos que no están estandarizados y dispersos en manos de unidades departamentales e individuos.

(6) Disposición de los materiales físicos

Recoger los certificados, medallas, trofeos, premios y otros objetos físicos con valor de conservación obtenidos por nuestra empresa, y almacenarlos en los archivos por categorías. .

2. Desarrollar y mejorar el sistema de gestión de archivos. De conformidad con la "Ley de Archivos de la República Popular China", las "Reglas de organización de documentos archivados" y otros documentos relevantes, establecer y mejorar reglas y regulaciones de archivo tales como archivo, custodia, confidencialidad, identificación y destrucción, estadísticas y utilización.

Al mismo tiempo, en combinación con el trabajo real de la empresa, formulamos métodos de gestión para categorías relevantes de datos, como archivos contables, textos e imágenes electrónicos, etc., para estandarizar aún más la organización de varias categorías de datos de archivos. Mejorar sistemas como el "Sistema de Responsabilidad de Puestos del Personal de Archivos", el "Sistema de Archivo de Registros", el "Sistema de Custodia de Archivos", el "Sistema de Utilización de Archivos" y las "Instrucciones de Acceso a Archivos".

3. Hacer un buen trabajo en la recopilación e investigación de información de archivos, y compilar una enciclopedia de planes de implementación de gestión de archivos.

Preparar una introducción completa, dossier, descripción, historia de la organización y eventos importantes. y compilación digital básica del trabajo comercial principal, organizar materiales de referencia, como colecciones de temas y colecciones de documentos publicados, recopilar información básica sobre el trabajo de archivos estadísticos y preparar herramientas de inspección, como catálogos de expedientes de casos y catálogos de documentos de expedientes de casos.

4. Mejorar la infraestructura y mejorar las condiciones de almacenamiento de archivos. En primer lugar, la ubicación y la estructura protectora de los archivos requieren inspección y mantenimiento. El segundo es comprar, instalar y colocar estantes para archivos estándar y organizar racionalmente el almacén de archivos, la sala de lectura (sala de honor) y la oficina del personal de archivos para lograr "tres separaciones" equipadas con archivadores, gabinetes antimagnéticos, aire acondicionado, Los deshumidificadores, encuadernadoras, grabadoras, computadoras, aspiradoras, termómetros e higrómetros, cortinas opacas y otros equipos e instalaciones cumplen con los ocho requisitos de prevención: a prueba de polvo, luz, roedores e insectos. El tercero es colocar los sistemas relevantes de gestión de archivos en la pared, colocar los archivos organizados de varias categorías en estantes y almacenarlos en el almacén. Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 3

1. Situación actual

En la actualidad se han recogido por completo los archivos de 20×× y los documentos de office de 20×× También se han recogido.

2. Disposición del personal

Yang Wenting y Wang Jihong son responsables de la organización de los archivos administrativos

Xu Yan es responsable de la organización de los archivos contables

Gong Xiaoqin es responsable de la disposición de archivos de tecnología

Yang Wenting es responsable de la disposición de archivos profesionales

Liu Qiong es responsable de la disposición de archivos de audio y vídeo

Yao Qin es responsable de la organización de los archivos físicos

Jiang Min y Gong Xiaoqin son responsables de la organización de los archivos electrónicos

3. Próximo plan de trabajo

(1) Visita y estudio de archivos clásicos

16 de junio El día 17 se organizará una clase especial de personal para visitar y estudiar archivos clásicos. Visitarán los archivos organizados in situ y. Aprenda a organizar y clasificar cada tipo de archivos.

Al mismo tiempo, consulte a los profesionales sobre el número y las especificaciones de los sellos numéricos de archivos de grabado y los estándares para la perforación y roscado de documentos.

(2) Plan de organización de archivos

Del 18 de junio al 18 de julio, se ordenarán todos los archivos de 2014. Del 19 de julio al 19 de agosto se resolvieron todos los expedientes de 2013 y 2012.

Del 20 de agosto al 20 de septiembre se ordenarán todos los expedientes de 2011 y 2010.

Del 21 de septiembre al 10 de octubre, se clasificarán todos los archivos de 20××. Del 11 al 30 de octubre, los archivos anteriores a 2009 se reempaquetarán según los nuevos estándares. Al mismo tiempo, la guía completa, el historial organizativo de la unidad y otros materiales se compilan de acuerdo con las normas. Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 4

Cada departamento:

Para fortalecer la construcción, gestión, desarrollo y utilización de los recursos de archivos, acelerar el proceso de informatización de archivos, mejorar el nivel de gestión de archivos y esforzarse por estandarizar el trabajo en archivos. Gestión, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Archivos y a la luz de las condiciones reales, se ha formulado el siguiente plan de trabajo:

1. Fortalecer el liderazgo y aclarar responsabilidades

Para garantizar el buen progreso del trabajo de cumplimiento de archivos, se decidió establecer un grupo líder de trabajo estándar de archivos. Sus miembros son los siguientes: Jefe de equipo: Presidente XX, jefe adjunto de equipo: Vicepresidente XX, miembros: personal de oficina y personal de archivos, responsables de operaciones específicas y del trabajo diario.

2. Reforzar la colaboración y la cooperación

La gestión de objetivos de archivos es una tarea indispensable e importante para el trabajo general de la agencia.

En la recopilación de diversas categorías. de archivos Durante el proceso, todo el personal relevante y los departamentos relevantes deben cooperar estrechamente, brindar un fuerte apoyo, ayudar activamente y trabajar juntos para garantizar la finalización de las tareas de gestión objetivo de los archivos de la agencia.

3. Pasos de trabajo

La primera etapa: etapa de preparación (tiempo: 1 de marzo al 5 de marzo de 2020)

1. Desarrollar archivos para cumplir con los estándares Actualización el plan de implementación del trabajo, aclarar el personal y descomponer las responsabilidades de implementación.

2. Organizar al personal relevante para estudiar los documentos, leyes y regulaciones relevantes de la gestión de archivos, y dar amplia publicidad al propósito y la importancia de los niveles de los archivos.

3. Formular y mejorar los métodos de gestión de archivos, los diversos sistemas y el alcance del archivo, la clasificación y el cronograma del período de almacenamiento.

4. Mejorar y agregar instalaciones de hardware de archivo, tales como: adecuación de salas de exposición de archivos físicos, instalaciones y cajas de archivo con aire acondicionado a prueba de polvo, roedores e insectos, etc.

La segunda fase: la fase de implementación (tiempo: del 11 de abril al 30 de mayo) consiste en recopilar materiales de archivo. Incluyendo la recopilación, clasificación, embolsado, descripción, archivo e impresión de catálogos de documentos archivados de diversos tipos de documentos y materiales. Los departamentos pertinentes son responsables de la recopilación y el archivo de diversos archivos, es decir, la oficina es responsable de los archivos administrativos y de personal; el departamento de finanzas es responsable de los archivos contables y de infraestructura.

La tercera etapa es la autoevaluación y la autoinspección, la inspección resumida y acogedora. (1 de junio - 1 de octubre de 20xx)

Realice un autoexamen de acuerdo con los requisitos de los "Estándares de construcción empresarial para el trabajo de archivos de agencias" y prepárese para las inspecciones de la oficina del condado.

4. Varios requisitos

(1) De acuerdo con lo establecido en este plan, los archivos y materiales que deben recopilarse y clasificarse deben ser precisos y completos en cada departamento

Entregado en oficina para gestión centralizada sin reservas. Cualquier problema como pérdida, daño, fuga, etc. que se produzca debido a una transferencia inoportuna o incompleta de archivos correrá a cargo del departamento responsable y del personal responsable

(2) Antes de que comience el trabajo de recopilación y organización; , formular planes detallados, organizados en secciones y completados a tiempo

(3) Implementar un sistema de programación y notificación regular para la clasificación de archivos. Antes de que los archivos se entreguen a la Oficina de Archivos del Condado para su clasificación estandarizada, la oficina informará el progreso del trabajo de clasificación de archivos en la reunión de la oficina.

Federación de Personas con Discapacidad del Condado XX

Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos el 3 de marzo de 20xx 5

1. Gestión de la información de recursos humanos

1.1 Para garantizar la asignación razonable de talentos, el departamento de personal administrativo de la empresa ha establecido un centro de información de recursos humanos y ha realizado un buen trabajo en el trabajo de reserva de talentos, es decir, estableciendo talento interno. y bases de datos externas de información de talentos.

1.2 La base de datos interna de información sobre talentos es una recopilación dinámica de diversos talentos gerenciales o profesionales dentro de la empresa, incluida la organización y el archivo de currículums de los empleados, materiales de evaluación, registros de capacitación y otros materiales. La base de datos de información de talento externo es una colección de información sobre diversos talentos gerenciales o profesionales que la empresa necesita o espera necesitar actualmente, especialmente talentos de la misma industria o incluso competidores, en el mercado de talento externo de la empresa.

1.3 La empresa implementará gradualmente la informatización de la gestión de recursos humanos con la ayuda de un moderno software de gestión de recursos humanos.

2. Requisitos básicos para la gestión de expedientes de personal

2.1 El departamento administrativo de personal de la empresa es responsable de la gestión centralizada de los expedientes de personal.

2.2 La gestión de expedientes del personal debe garantizar estrictamente la confidencialidad de los materiales.

3. Establecer un sistema de gestión de archivos de dos niveles

3.1 Los archivos de primer nivel son los archivos de personal a los que se refieren estas Medidas y son los materiales del archivo de personal que se transfieren cuando los empleados ingresan a la empresa

4. Clasificación de archivos de personal

La primera categoría: materiales de currículum

La segunda categoría: materiales autobiográficos

La tercera categoría: materiales de evaluación, evaluación e inspección; ;

Categoría 4: Calificaciones académicas y materiales de evaluación

Categoría 5: Materiales de perfil político

Categoría 6: Materiales de recompensa

Categoría 8: Reclutamiento, nombramiento y despido, empleo, transferencia de trabajo, salarios, beneficios, viaje al extranjero, jubilación, materiales de renuncia y diversos formularios de registro de representantes