Cómo registrar actas de reuniones

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Cómo conservar las actas y actas de las reuniones

Primera parte: Actas de la reunión

Las actas de la reunión son uno de los documentos de la reunión. Es un material escrito en el que el responsable de tomar notas registra la información básica de la reunión y los informes, temas tratados, discursos, resoluciones, etc. en el acto durante la reunión. Generalmente se utiliza para reuniones más importantes y formales.

1. Registra la organización de la reunión y anota

1. El nombre de la reunión;

2. Hora de reunión;

3. El lugar de la reunión;

4. Personas ausentes y presentes;

5. Nombre del anfitrión;

6. Registrar el nombre de la persona;

7. Nota: Para algunas reuniones, también se debe escribir claramente la hora de inicio y finalización de la reunión (año, mes, día).

2. Registre el contenido de la reunión, una parte importante del acta de la reunión.

1. Escriba el nombre del orador, el contenido del discurso, incluido el contenido de la discusión y las sugerencias realizadas, Resoluciones aprobadas, etc. Cuando sea necesario, registre el estado de la votación (como la aprobación unánime o cuántas personas estuvieron de acuerdo, cuántas objetaron y cuántas se abstuvieron).

2. Registrar los desarrollos relevantes de la reunión. Tales como interrupciones, risas, aplausos, interrupciones temporales, situaciones importantes en el recinto, etc.

3. Una vez finalizada la reunión y finalizadas las actas, es necesario escribir en una nueva línea la palabra “reunión clausurada”. Las actas importantes de las reuniones deben estar firmadas por el anfitrión y el registrador en la parte inferior derecha del final del texto.

3. Requisitos para la redacción de actas de reuniones.

1. Las actas de las reuniones deben ser exactas, verdaderas, claras y completas. Los registradores deben tener un alto sentido de responsabilidad política y registrar fielmente el significado original del portavoz de manera seria y seria. Los significados importantes deben registrarse en las palabras originales, y no se deben realizar adiciones ni eliminaciones arbitrarias. La situación principal de la reunión, el contenido principal y las opiniones del discurso deben registrarse íntegramente y no se deben hacer omisiones. La fuente del registro debe ser clara y fácil de leer, y no debe ser demasiado descuidada ni utilizar abreviaturas o palabras hechas por usted mismo.

2. Formato de las actas de las reuniones.

Organización de la reunión: Es necesario indicar el nombre de la reunión, el número de sesiones u horarios, horario, lugar, asistentes, asistentes, ausentes (incluyendo motivos de ausencia), anfitrión, registrador, etc.

Contenido de la reunión: Consiste en la agenda de la reunión, temas, proceso de discusión, contenido del discurso, asuntos de decisión, etc. No existe una fórmula inherente para el final del acta de la reunión. Puede marcarse como "desestimada", "final", "final", etc.

Herramientas utilizadas para las actas de las reuniones: las actas de las reuniones se pueden registrar en un libro de actas de reuniones o en un papel de registro emitido uniformemente. Utilice un bolígrafo lleno de tinta azul o un bolígrafo que haya sido certificado por la Administración de Archivos del Estado y que pueda usarse para escritura de archivos. El núcleo del bolígrafo está marcado con "DA" (el prefijo pinyin de "archivos"). p>

4. Habilidades para grabar reuniones.

En general, hay cuatro: primera, segunda, tercera y cuarta generación.

Primero, escribe y recuerda rápidamente. y más ligero, sigue el movimiento natural de tus codos y manos, y escribe en ángulo.

Lo segundo es registrar sólo los puntos importantes. Se dice que se deben hacer registros en torno a los temas del. reunión, las ideas centrales de los discursos del anfitrión de la reunión y los principales camaradas dirigentes, las diferentes opiniones o temas controvertidos de los participantes, opiniones finales, decisiones o resoluciones, etc. En términos de grabar el discurso de una persona, recuerde los puntos principales, Principales argumentos y conclusiones de su discurso. No es necesario que recuerde el proceso del argumento. Solo recuerde la palabra central de la oración. Generalmente, no es necesario que recuerde los modificadores. arriba Un buen registro debe ser un artículo independiente.

Tres omisiones, como el uso de abreviaturas, palabras simplificadas y términos colectivos, como "Pero", solo recuerda "pero", omite modismos más largos, dichos coloquiales. y frases familiares Dibuja una línea curva para reemplazar la segunda mitad de la oración, omite las citas, simplemente escribe las oraciones o palabras iniciales y finales y revísalas después de la reunión.

La cuarta generación significa reemplazar. escritura compleja con escritura más simple.

Primero, puede usar su apellido para reemplazar su nombre completo; segundo, puede usar homófonos con menos trazos que sean fáciles de escribir para reemplazar palabras con muchos trazos que son difíciles de escribir; tercero, puede usar algunos números y símbolos aceptados internacionalmente; para reemplazar palabras; cuarto, puede usar pinyin chino para reemplazar palabras nuevas y difíciles; quinto, puede usar símbolos de idiomas extranjeros, etc. Sin embargo, al organizar e imprimir actas de reuniones, deben gestionarse de acuerdo con los requisitos reglamentarios.

Parte 2: Actas de reuniones

Las actas de reuniones son una reprocesamiento de las actas de reuniones. Son documentos que registran y expresan el espíritu principal y los asuntos acordados de la reunión. Se deben tener en cuenta tres puntos clave al redactar las actas de las reuniones:

1. Prestar atención a la organización de las actas de las reuniones

Prestar atención a "eliminar lo bruto y dejar la esencia" y captar lo puntos clave. Las actas de las reuniones deben capturar el tema central de la reunión y centrarse en expresar las opiniones unánimes o básicamente unánimes de todos.

(1) Centrarse en “extraer esencia”, el tema central de la investigación de la conferencia. Una vez que comprenda los principales temas estudiados y resueltos en la reunión, comprenderá el "esquema" de la redacción del acta de la reunión. Algunas otras cuestiones pueden estar involucradas incidentalmente en la discusión de la reunión si no hay contenido sustancial, deben evitarse o mantenerse simples. A veces el tema central de la reunión no está muy claro, o se discuten varios temas al mismo tiempo en una reunión y es difícil priorizar. En este caso, varios temas que son difíciles de priorizar deben considerarse como varios subtemas dentro de un tema central, colocados básicamente en la misma posición, resumidos y ordenados por tema, y ​​escritos como "1. Respecto al tema xxx", " 2. Respecto al tema xxx", etc.

(2) “Extraer la esencia” en base al consenso alcanzado por los participantes. Cuando los participantes discuten temas centrales, sus puntos de vista a menudo no son completamente consistentes o muy inconsistentes. En este caso, los redactores deben estudiar cuidadosamente las distintas opiniones y resumir las opiniones que sean completamente consistentes o básicamente consistentes. Las opiniones expresadas por la minoría también deben adoptarse si no son rechazadas por la reunión o si están en consonancia con el objetivo de la misma. Si algunas opiniones son muy diferentes y no pueden entenderse de manera unificada, no deben incluirse en el acta. Por supuesto, en las actas de algunas reuniones académicas y de investigación también se pueden escribir puntos de vista diferentes o incluso opuestos, pero conviene indicar si se trata de la opinión de la mayoría o de la minoría.

(3) Concéntrese en el discurso final del anfitrión de la reunión. Generalmente al final de la reunión, el anfitrión dará un discurso final y "tomará una decisión final" sobre los asuntos que deben decidirse. Este es el mejor material para escribir en las actas de la reunión, y también es el "esquema". "Eso es lo que más hay que captar.

A la hora de expresar los asuntos decididos, prestar atención a "firmemente" y captar los puntos relevantes. Lo más importante a la hora de describir los asuntos acordados es prestar atención a las "tres propiedades" y captar los puntos relevantes.

(1) Preste atención a la precisión de la expresión del lenguaje para evitar ambigüedades. Preste atención a la redacción precisa, preste atención a la gramática y evite la ambigüedad en las palabras. La expresión inadecuada de cuestiones delicadas puede fácilmente generar desacuerdos e incluso nuevos conflictos.

(2) Prestar atención a la base de las decisiones importantes y prevenir conflictos. Algunas decisiones de las reuniones están en conflicto con políticas o regulaciones relevantes. Siempre que no se trate de una "colisión frontal", los redactores deben elegir expresiones apropiadas y prestar atención a las habilidades de procesamiento de textos basándose en la búsqueda de evidencia relevante y la investigación de cuestiones similares para evitar conflictos tanto como sea posible.

(3) Prestar atención a la viabilidad de la implementación para evitar cualquier impacto en las operaciones. El acta de la reunión debe prestar atención a la viabilidad de los asuntos acordados, ser realista y procurar ser específica y clara.

2. Métodos y estilos de escritura

(1) Preste atención a "partir de la realidad" y comprenda los puntos básicos

La forma más básica del título de las actas de la reunión: la primera es la combinación del nombre de la reunión y el idioma, como "Acta de la reunión de la Oficina de la Oficina de Suministro de Energía de Lincang"; la segunda es la combinación del nombre de la unidad que convocó la reunión; contenido de la reunión y el lenguaje, como "Acta de la reunión de la Oficina de Suministro de Energía de Lincang para discutir el proyecto xx". En tercer lugar, para algunas reuniones de formato fijo, como comités del partido, reuniones conjuntas del partido y el gobierno, reuniones departamentales, etc. ., también puede utilizar directamente una combinación del número de reuniones y el idioma, como "Acta de la décima reunión del Comité del Partido".

(2) El contenido específico de las actas de las reuniones generalmente puede estar compuesto de dos partes, a saber, la parte de descripción general de la reunión y la parte del texto principal. La descripción general de la reunión incluye principalmente la unidad que organiza la reunión, el nombre de la reunión, la hora, el lugar, los participantes (asistentes, asistentes sin derecho a voto) y los temas centrales estudiados en la reunión. La descripción general debe ser lo más concisa posible y, a veces, solo se puede escribir una parte de los aspectos anteriores. Los participantes en la reunión también pueden escribir párrafos independientes al final del texto.

Por lo general, para este formato son adecuadas las actas de las reuniones conjuntas de varias unidades y las actas de las reuniones de los comités del partido y de las oficinas gubernamentales.

(3) Los métodos básicos de redacción del cuerpo principal de las actas de las reuniones generalmente adoptan los siguientes métodos: Primero, el método de resumir por tema. Es decir, las diversas cuestiones discutidas y acordadas se dividen en varios temas y se resumen con subtítulos. El segundo es la inducción jerárquica. Generalmente, sólo se toma una decisión después de la discusión de un tema. Este método se puede utilizar para dividir claramente los elementos acordados en varios niveles según su contenido. Puede escribir palabras como "opinión de la reunión", "acuerdo de la reunión", "decisión de la reunión", "solicitud de reunión", "convocatoria de la reunión", etc. en la primera oración de cada párrafo. El tercero es el método de inducción párrafo por párrafo. Consiste en dividir los asuntos tratados en la reunión en varios párrafos, y marcar claramente "uno", "dos", "tres" ... sin utilizar otra frase para resumir el significado del párrafo en la primera frase de cada párrafo. Cómo registrar las actas de la reunión 2

1. Predecir el contenido de la reunión

Todo se hace con anticipación y el fracaso por adelantado conducirá al fracaso. Tener una comprensión general de los participantes y los temas de investigación antes de la reunión será de gran ayuda para redactar las actas de la reunión.

(1) Predecir el contenido de la reunión en función de los participantes. La persona que toma las actas de la reunión debe aclarar el tema de la reunión antes de la reunión y luego adivinar aproximadamente qué tipo de decisión se tomará en función de las posiciones del convocante de la reunión, el reportero principal, qué jefes de departamento participarán. en la investigación de este tema, etc., de modo que esto le brindará una comprensión general de la reunión, lo que facilitará la redacción de actas de la misma. Este tipo de especulación es particularmente importante para reuniones sin materiales informativos escritos.

(2) Predecir el foco de la discusión basándose en los materiales de la reunión. Si el registrador tiene materiales de informe escritos, debe examinarlos rápidamente antes de la reunión para aclarar las solicitudes o sugerencias específicas hechas por la unidad de informe. En general, las dificultades y problemas específicos que la unidad informante solicita resolver suelen ser el centro de la reunión. Al final de la reunión, estos contenidos suelen resumirse, es decir, se toma la "decisión" final. Si comprende estos contenidos antes de la reunión, puede tomar notas clave específicas durante la reunión.

2. Conserve las actas de las reuniones.

Las actas de las reuniones son el primer borrador de las actas de las reuniones. Las buenas actas de las reuniones se pueden utilizar como actas de las reuniones con un poco de procesamiento. Por lo tanto, tomar buenas actas de las reuniones es muy importante para redactar buenas actas de las mismas.

(1) Resaltar registros clave. En circunstancias normales, al final de cada tema, el convocante de la reunión pronunciará un discurso de conclusión. Este discurso es la conclusión de la reunión basada en resumir las discusiones de la reunión y formar un consenso. También es el contenido principal del acta de la reunión y debe registrarse lo más textualmente posible. Al mismo tiempo, para un determinado trabajo, el discurso del adjunto a cargo suele ser muy práctico y muy importante para implementar el espíritu de la reunión, por lo que también conviene grabarlo.

(2) Registros objetivo. No importa cuál sea el trabajo, siempre habrá problemas específicos que deberán resolverse durante la investigación. Al grabar, asegúrese de recordar claramente en su discurso la postura específica de cada persona sobre estos temas. Por ejemplo: quién liderará un determinado trabajo, qué unidades cooperarán; cuánto dinero se entregará a qué unidad o departamento, qué título, cómo utilizarlo, etc. Estos contenidos suelen ser el contenido central de las actas de la reunión, que deben registrarse estrictamente de acuerdo con las palabras originales del responsable principal y deben registrarse palabra por palabra.

(3) Presta atención a los detalles y registra. Durante la etapa de discusión de la reunión, todos expresan sus opiniones sobre un tema específico. El convocante de la reunión puede expresar claramente su aprobación u objeción a un determinado punto de vista de un determinado camarada. Estas opiniones involucran especialmente medidas de trabajo específicas, asignación de personal, acuerdos de financiación y otras cuestiones. Independientemente de si se mencionan nuevamente en el resumen de la reunión, estos detalles deben registrarse e incluirse claramente en el acta de la reunión.

Las actas de las reuniones tienen un formato estandarizado. Al redactar, además de captar el centro, resaltar los puntos clave, la organización clara y el lenguaje conciso, también se debe prestar atención al formato estilístico y las especificaciones del lenguaje. En términos generales, las actas de las reuniones incluyen dos partes: título y cuerpo, cada parte tiene un formato de redacción relativamente fijo.

(1) Cómo escribir títulos

Existen dos tipos de títulos para las actas de reuniones: "título único" y "título doble", siendo "título único" el más común .

1. Cómo escribir un título único. El método de redacción de títulos más utilizado se compone de "unidad + nombre de la reunión + categoría de texto (actas)".

Por ejemplo, "Acta de la reunión del xx Gobierno Popular Municipal sobre la mejora del nivel de vida mínimo para los residentes urbanos y rurales" algunas reuniones también pueden utilizar el lugar de la reunión como título, como "Acta de la reunión de Changsha sobre la construcción"; de una Sociedad Biorientada"; en ocasiones el contenido principal de la reunión también se puede poner en el título. Se reveló que existen títulos de documentos similares, como por ejemplo "Acta de la reunión sobre la unificación de códigos telefónicos de área en las tres ciudades de Changchun, Zhuzhou y Tan" y "Acta de la reunión sobre la implementación de las instrucciones de los camaradas dirigentes del Comité Provincial del Partido sobre la protección de las reliquias culturales en xx".

2. Cómo escribir títulos dobles. Este tipo de actas generalmente tiene dos títulos: el título principal y el subtítulo. El título principal resume el tema de la reunión. El subtítulo se escribe de la misma manera que el título único y consta de "nombre de la reunión + tipo de idioma". Por ejemplo: "Encontrar el hueco en comparación - xx actas de reuniones presenciales".

(2) Cómo redactar el texto principal

El texto principal de las actas de las reuniones generalmente se divide en dos partes: la introducción y el cuerpo principal. La parte de introducción resume la situación básica de la reunión y la parte principal describe el contenido de la reunión.

1. Cómo redactar la introducción. La introducción resume la información básica de la reunión, incluida la hora, la duración, el lugar, el anfitrión, los asistentes y los asistentes sin derecho a voto, etc. Hay dos métodos de escritura específicos comunes: uno es el tipo paralelo. La información básica de la reunión, como la hora, el lugar, el anfitrión, los asistentes, los asistentes, los registradores, etc., debe enumerarse en elementos. Cada elemento debe enumerarse en un párrafo natural. A veces, es posible que el "anfitrión" no aparezca en la lista y la primera persona entre los "asistentes" es el "asistente" también depende de las circunstancias específicas de la reunión, y algunas reuniones no tienen asistentes. El segundo es el estilo de presentación. Utilice la situación básica de la reunión como un párrafo natural para describir brevemente algunos antecedentes y situaciones básicas de la reunión. El contenido de la descripción es el mismo que el método de escritura anterior, para que las personas puedan tener una comprensión general de la reunión después de leerla. él. De esta manera, las unidades que asisten a la reunión generalmente se escriben en la introducción y los nombres de los participantes específicos se escriben después del texto principal.

2. Cómo escribir la parte principal. Esta parte escribe principalmente el espíritu de la reunión y los asuntos acordados. Es la parte principal del acta. Hay tres métodos de redacción comunes: uno es la redacción de artículos. Con base en el discurso resumido del convocante de la reunión, divida los asuntos acordados en la reunión en varios dictámenes específicos y anótelos. Por ejemplo: qué trabajo se acuerda realizar, cuánto financiamiento se otorga, qué departamento es responsable (a veces es necesario nombrar quién tomará la iniciativa), a qué cuestiones se debe prestar atención en el trabajo, etc. Las actas de las reuniones de oficina y de las reuniones de trabajo suelen redactarse de esta manera. El segundo es la redacción de resúmenes. Es decir, dividir el contenido principal de la reunión en varias partes, añadir etiquetas o subtítulos respectivamente y escribirlos en ítems. Este método de escritura se centra en el análisis y la elaboración horizontales, que a menudo incluyen un análisis del propósito, la importancia, la situación actual, así como la elaboración de objetivos, tareas, medidas políticas, etc. El análisis del problema es relativamente completo y exhaustivo, y tiene ciertos aspectos teóricos. significado rector. Este tipo de actas se utiliza generalmente para reuniones importantes que requieren una comprensión integral y una implementación profunda a nivel de base. El tercero es la escritura de extractos. Este método de redacción consiste en organizar los discursos típicos y representativos de la reunión, extraer los puntos principales y la esencia espiritual, para luego elaborarlos por separado según el orden de los discursos u orden lógico. Esta forma de escribir puede reflejar verazmente las opiniones de los participantes. En general, esta forma de redacción se puede utilizar para actas de simposios o reuniones importantes donde sea necesario comprender las diferentes opiniones de los participantes.

(3) Otros asuntos que requieren atención

Los títulos de las actas de las reuniones son especiales y generalmente están escritos en tercera persona. Las actas de las reuniones se expresan en nombre de toda la reunión y reflejan la voluntad colectiva de los participantes. Deben resumir las decisiones unánimes de la reunión. A menudo utilizan "reunión" como tema de expresión, como "la reunión considerada". "la reunión señaló", "la reunión señaló" Decisión", "solicitud de reunión", "convocatoria de reunión", "expresión unánime de los representantes en la reunión", etc. Cualquier tema sobre el cual no haya consenso debe discutirse por separado y anotarse las diferencias. Dado que es imposible que las actas de las reuniones describan completamente todos los aspectos de los asuntos en estudio, y a medida que pasa el tiempo, los asuntos en estudio también cambiarán, por lo que si la reunión llega a un acuerdo en algo, generalmente se escribe como "acuerdo en principio". ...". Cuando se trata de un trabajo específico, independientemente de si el líder lo enfatiza o no, generalmente se agregan contenidos como "manejar según la ley y los procedimientos" y "presentar para aprobación según los procedimientos". Al mismo tiempo, las actas de la reunión también deben prestar atención a reflejar fielmente el contenido de la reunión. No deben prestar atención a la belleza del lenguaje ni a la sofisticación de la estructura. No deben recrearse fuera de la reunión real. no debe elevarse, profundizarse ni rellenarse artificialmente.

Además, si es necesario que las unidades subordinadas emitan y implementen las actas de la reunión, generalmente deben tener un número de documento. El número del documento se escribe directamente debajo del título, y consta del año y el número de serie, marcado con el nombre completo en números arábigos y entre "", como por ejemplo: No. xx67.

Las actas de las reuniones de oficina generalmente no tienen requisitos necesarios para los números de documentos, pero en las reuniones regulares de la oficina, generalmente se requieren números de documentos, como "xx. número" y "xx. vez", escritos directamente debajo del título. La hora del acta de la reunión se puede escribir debajo del título o debajo del organizador en la esquina inferior derecha del texto. Escriba el año, mes y día en caracteres chinos, como "16 de agosto de 2008". Las actas de las reuniones generalmente no llevan un sello oficial y la unidad de envío y el número de copias se determinan en función de la situación real de la reunión.

Los asuntos acordados en la reunión son la base del trabajo de esta unidad, de esta región y de este sistema. Las buenas actas de reuniones deben tener las características de actualidad, precisión, legalidad y operatividad. Todo trabajador de oficina debe dominar las habilidades básicas para redactar actas de reuniones. ;