Análisis sobre la realización de comprobantes contables sin papel. Ilustración de métodos de vinculación de comprobantes contables.
Resumen Con el desarrollo del comercio electrónico y la informatización de los métodos de gestión empresarial, existe una tendencia a utilizar comprobantes contables sin papel. Los comprobantes contables electrónicos son de gran importancia para mejorar la eficiencia contable, fortalecer la gestión corporativa y promover oficinas con bajas emisiones de carbono. Sin embargo, todavía existen muchos obstáculos para la realización de comprobantes contables sin papel. El artículo analiza estos obstáculos y propone soluciones para promover la realización de documentos contables sin papel.
Palabras clave comprobantes contables sin papel; autenticidad; confidencialidad y seguridad; gestión de archivos
1. El rápido desarrollo del comercio electrónico ha generado una gran cantidad de vales electrónicos
Según las estadísticas, el tamaño de las transacciones anuales del comercio electrónico de mi país alcanzó los 4,8 billones de yuanes en 2010, un aumento interanual de 33,5%. Entre ellos, el volumen de transacciones de empresa a empresa (B2B) alcanzó los 3,8 billones de yuanes, y el volumen de transacciones minoristas en línea alcanzó los 523.100 millones de yuanes, un aumento interanual de más del 100% durante tres años consecutivos. El rápido desarrollo del comercio electrónico ha impulsado el rápido crecimiento de industrias relacionadas. El 1 de diciembre de 2011 se publicó el "Duodécimo Plan Quinquenal para el Desarrollo del Comercio Electrónico", que establece claramente el objetivo general del desarrollo del comercio electrónico durante el "Duodécimo Plan Quinquenal". , para 2015, el comercio electrónico se popularizará y profundizará aún más, lo que tendrá un gran impacto en la economía nacional y la contribución al desarrollo social ha mejorado significativamente. Se puede observar que el comercio electrónico se desarrollará más rápidamente en los próximos cinco años. El surgimiento del comercio electrónico ha cambiado el método de transacción tradicional y ha generado una gran cantidad de documentos electrónicos originales, como pedidos electrónicos, conocimientos de embarque electrónicos y documentos de liquidación electrónicos formados por transacciones en línea. La tendencia sin papel es muy obvia.
(2) La creciente informatización de los métodos de gestión empresarial permite elaborar comprobantes contables sin papel.
La gestión de la información empresarial se está volviendo cada vez más "sin papel", "automatizada" e "inteligente". Integre varios subsistemas de la empresa, como producción, finanzas, ventas, tecnología de ingeniería y adquisiciones en un sistema integrado. Una vez que se produce el negocio económico de una empresa, el sistema de información puede transmitir, procesar y resumir información de manera precisa y oportuna, lo que mejora en gran medida la eficiencia general de la empresa. Desde una perspectiva contable, los comprobantes originales necesarios para la contabilidad se pueden obtener directamente desde dentro o fuera de la empresa a través de la red y el sistema de información, y luego los comprobantes contables se generan automáticamente con la ayuda de aplicaciones, se registran automáticamente en los libros de contabilidad y finalmente se generan informes. De hecho, mucho antes de que los comprobantes originales sin papel se convirtieran en una tendencia, las condiciones técnicas para los comprobantes contables sin papel ya existían. Mientras la contabilidad esté informatizada, se podrán realizar comprobantes contables sin papel.
(3) El estado de desarrollo de los comprobantes contables sin papel
Aunque la tendencia de los comprobantes contables sin papel es cada vez más obvia, los comprobantes contables en papel también existen al mismo tiempo. Para la mayoría de las empresas, los comprobantes electrónicos son sólo una copia de seguridad de los comprobantes en papel, lo que resulta directamente en la imposibilidad de lograr comprobantes contables verdaderamente sin papel. En contabilidad, los comprobantes electrónicos deben imprimirse, firmarse y sellarse como los comprobantes originales en papel, y almacenarse junto con los comprobantes contables impresos como archivos contables. Esta idea contable tradicional de "tener palabras como prueba" tiene tres desventajas: en primer lugar, no hace pleno uso de la tecnología de la información moderna y requiere múltiples comprobantes originales, de hecho, estos datos originales que reflejan las actividades comerciales ya se han almacenado en la información corporativa. En cada subsistema del sistema, lo que restringe la mejora de la contabilidad corporativa y la eficiencia de la oficina; en segundo lugar, aumenta artificialmente los costos contables, lo que requiere la impresión de comprobantes contables y múltiples comprobantes originales y el archivo, desperdiciando papel y tinta, impresoras, electricidad y mano de obra, que no están en línea con el concepto de protección ambiental de la oficina baja en carbono, en tercer lugar, la cantidad de información reflejada es pequeña y solo se refleja información económica medida en moneda, y no lo que se puede obtener a través de la red y el sistema automatizado de gestión de información; sólo datos contables simples.
2. Obstáculos para la realización de comprobantes contables electrónicos
(1) No se puede garantizar la autenticidad de los comprobantes contables
La gran cantidad de comprobantes electrónicos originales generados mediante el comercio electrónico, los datos electrónicos generados por el sistema de integración de información empresarial reemplazan los datos contables tradicionales con símbolos electrónicos y los medios optoelectrónicos reemplazan a los medios en papel. La información contable se transmite a través de bases de datos o tecnologías de red. evitar cierta distorsión de la información contable es un problema causado por factores humanos. Sin embargo, debido a la propia apertura de Internet y la falta de recursos propios, los comprobantes electrónicos originales y los comprobantes contables aún pueden modificarse a voluntad sin dejar rastros, lo que resta autenticidad. de comprobantes contables que no pueden garantizarse.
Por ejemplo, los iniciados pueden alterar ilegalmente o filtrar información contable original, lo que hace que la información contable sea falsa antes de ser transmitida. Además, durante el proceso de transmisión de la red, también puede ser interceptada ilegalmente o modificada maliciosamente por piratas informáticos o competidores de la red; la información contable se distorsiona durante el proceso de transmisión y, debido a la falta de marcas de confirmación efectivas, el remitente de la información también se preocupará por si la información transmitida puede ser reconocida y descargada correctamente por el destinatario.
(2) La confidencialidad y seguridad de los comprobantes contables están amenazadas
La información de gestión y la información contable de una empresa involucran muchos secretos comerciales durante la generación, revisión, contabilidad, archivo,. y Durante el proceso de custodia, la falla del control interno en cualquier vínculo dará lugar a una fuga de confidencialidad, que va desde la pérdida o distorsión de información contable hasta la filtración de los secretos fundamentales de la empresa, causando pérdidas inconmensurables. Por ejemplo: en un entorno de comprobantes contables sin papel, diversa información contable depende principalmente de sistemas integrados automatizados para generar esta función. Esta función suele estar muy concentrada. Los errores e interferencias menores, naturales o artificiales, tendrán un impacto significativo en los datos y el procesamiento. de los datos depende de Una vez que se completa el software y el hardware de la computadora, problemas como incendios, inundaciones, polvo o incluso virus causarán daños al software y al hardware de la computadora. En casos severos, provocarán fallas en el sistema o incluso el colapso, y el. la seguridad de los documentos contables estará en riesgo. Debido a que las empresas necesitan utilizar Internet para encontrar socios potenciales y completar transacciones, es posible que no se garantice la falla de los medios de cifrado, la intrusión ilegal por parte de personal no autorizado o la infección de virus. Confidencialidad de los documentos contables.
(3) El contenido de los comprobantes originales no está estandarizado.
Los comprobantes originales son el punto de partida de la contabilidad. Los comprobantes originales involucrados en la operación y gestión diaria de una empresa coexisten en formato electrónico. y formularios en papel, aunque el contenido es básicamente el mismo, el contenido no está estandarizado y debe revisarse manualmente antes de ingresarse en la cuenta para determinar la cuenta y el monto correctos del préstamo. Este aspecto hace que el seguimiento entre los comprobantes contables y el original. comprobantes del sistema de información contable es difícil lograr una alta eficiencia. Por otro lado, también impide que los contadores ingresen comprobantes contables mecánicamente, lo que hace imposible realizar comprobantes contables sin papel y dificulta lograr una mayor mejora en. eficiencia contable.
(4) Problemas con la custodia de los archivos contables
Los archivos electrónicos formados por comprobantes contables electrónicos no necesitan ser clasificados, encuadernados, registrados, almacenados en estanterías, etc. como Archivos en papel. El proceso de archivo solo requiere organizar y guardar, y archivar es más conveniente que los archivos en papel. Sin embargo, desde la perspectiva de la preservación de archivos, una vez que los comprobantes contables dejaron de tener papel, el soporte de los archivos contables ha pasado del soporte en papel a los medios magnéticos y optoelectrónicos. Además de las cuestiones de confidencialidad y seguridad, estos medios tienen requisitos de almacenamiento más altos y serán más altos. sujetos a factores ambientales externos, los datos se pierden fácilmente; además, los sistemas de gestión de información empresarial se actualizan constantemente, desde versiones independientes y versiones LAN de software financiero hasta versiones de red de sistemas de información de gestión altamente integrados. Las interfaces cambiarán y los métodos de cifrado de la base de datos también serán diferentes. El sistema de información de gestión actual no es necesariamente compatible con versiones anteriores o software de gestión de otros desarrolladores. Como resultado, la información contable anterior no se puede ingresar en la información actual. sistema de manera oportuna, y los archivos contables guardados a través de generaciones son aún menos compatibles. Por lo tanto, es posible que los documentos contables anteriores no se puedan consultar en el sistema actual, lo que significa que los archivos contables corren el riesgo de estar incompletos y ser inválidos.