¿Cómo llevar archivos contables bajo contabilidad computarizada?
1. Los archivos de datos en las máquinas de gestión de datos y confidencialidad y sus copias de seguridad, así como diversos comprobantes, libros de cuentas y extractos impresos como archivos contables, deben utilizarse y conservarse de acuerdo con los sistemas contables pertinentes. 1. Salida y almacenamiento de comprobantes y diarios de contabilidad de caja. Los negocios de cobro y pago de efectivo deberán liquidarse el mismo día. Todos los comprobantes de contabilidad de efectivo deben ser elaborados manualmente por personal contable de tiempo completo. Una vez verificados, se ingresan en la computadora y se imprimen el mismo día. Después de la verificación, entréguelo al cajero para verificar el inventario de efectivo. Después de hacer coincidir, el cajero y la persona a cargo sellarán las páginas de la cuenta, encuadernarán las páginas mensuales en un libro y las sellarán. Al final del año, los diarios de caja mensuales deben encuadernarse en un libro en orden y mantenerse sellado. 2. Salida y almacenamiento de comprobantes contables bancarios y libros de cuentas. Los comprobantes contables bancarios se dividen en comprobantes de mecanismo y comprobantes contables manuales. El personal financiero pertinente debe ingresar rápidamente los comprobantes originales verificados o los comprobantes escritos a mano en la computadora e imprimir el diario bancario del día para garantizar que los asuntos del cajero del día estén claros. Una vez que el cajero verifica la página de la cuenta bancaria, el cajero y el contador a cargo la firmarán y sellarán, y la encuadernarán en un libro todos los días. Al final del año, los diarios bancarios mensuales se encuadernarán en un volumen ordenado y se mantendrán cerrados. Los comprobantes de caja y contabilidad bancaria se pueden resumir y encuadernar para su custodia. 3. La entrada, salida y almacenamiento de comprobantes de transferencia incluyen comprobantes manuales y comprobantes de mecanismo. El personal contable pertinente debe ingresar los comprobantes originales o comprobantes contables manuales en la computadora de manera oportuna. Los comprobantes del mecanismo deben imprimirse después de ingresarlos en la computadora, encuadernarse en un libro como los comprobantes manuales y conservarse adecuadamente. 4. Tiempo de impresión del resumen de cuentas y libros de cuentas. (1) Imprima diarios de efectivo y bancarios todos los días. (2) El estado de conciliación del saldo bancario se imprime una vez al mes. (3) El libro mayor y diversas cuentas detalladas se imprimen una vez al mes. (4) Imprimir una copia de las hojas resumen de cuentas de efectivo, depósitos bancarios y comprobantes de transferencias y unirlas junto con los comprobantes. (5) Los estados contables, las hojas de cálculo y las hojas de análisis deben imprimirse de acuerdo con los requisitos y el tiempo de la gestión, y firmarse por el personal contable pertinente para que entren en vigor. 5. Si otros archivos contables impresos por la máquina son defectuosos, se deben reimprimir y se requiere que el operador firme y selle la página de cuenta impresa, y el gerente financiero firme y selle la aprobación. 2. Gestión de copias de seguridad de datos 1. Debido a la importancia de los datos contables, el trabajo de copia de seguridad debe realizarse con frecuencia. 2. En el trabajo diario, prepare tres juegos de disquetes para reciclar y haga una copia de seguridad cada dos días para evitar accidentes e interferencias por errores humanos. 3. Los archivos de los que es necesario realizar una copia de seguridad incluyen archivos de configuración del sistema, archivos de codificación de cuentas, archivos de saldo de apertura, archivos de contabilidad de este mes, archivos de informes y otros archivos de datos del subsistema de contabilidad. 4. Los comprobantes de la máquina, el libro mayor, los libros auxiliares y los estados de cuenta deben usarse como copias de seguridad en disquete de dos conjuntos de datos contables mensualmente y entregarse al archivero contable para su custodia fuera del sitio.
Tres. Gestión de expedientes contables 1. Procedimientos de archivo de archivos contables: los comprobantes impresos, los libros de cuentas y los estados de cuenta deben ser firmados por el supervisor de contabilidad antes de que puedan archivarse y guardarse. 2. Para garantizar la seguridad de los datos de la copia de seguridad, el disquete de copia de seguridad debe colocarse con una etiqueta de protección contra escritura, colocarse en una funda del disco, colocarse en una caja dura y almacenarse en un lugar seguro, limpio, resistente al calor y a la humedad. -lugar a prueba y antimagnético. 3. Los ficheros contables escritos, como comprobantes impresos, libros de cuentas, extractos, etc., se gestionarán de acuerdo con el plazo de conservación y los métodos de gestión establecidos en las "Medidas de Gestión de los Ficheros Contables". 4. El sistema operativo, diversas aplicaciones, el software del sistema de contabilidad comercial adquirido incluido en la configuración de la computadora y los discos de respaldo del software anterior deben guardarse como archivos de contabilidad. 5. El préstamo de diversos expedientes contables deberá ser aprobado y firmado por el supervisor contable. Si la operación del disco de respaldo puede comprometer la integridad del disco de respaldo, se debe hacer una copia del disco de respaldo y usarla para la operación. 6. Debe reforzarse la confidencialidad de los expedientes contables. Quien falsifique, altere ilegalmente o destruya intencionalmente archivos de datos, libros de cuentas y discos de respaldo, estará sujeto a sanciones administrativas. Si las circunstancias son graves, se perseguirá la responsabilidad legal.
Palabras clave relacionadas: Operación práctica de archivos contables computarizados