Preparación para la planificación de reuniones
Para garantizar el éxito de la reunión debemos estar completamente preparados antes de la misma. La clave para una reunión exitosa radica en una planificación cuidadosa antes de la reunión. Si el trabajo de preparación de la planificación de la conferencia es en profundidad puede sentar una buena base para el éxito de la planificación de la conferencia. Para que la planificación de reuniones sea un éxito, debemos hacer los siguientes preparativos.
1. Según el nivel de reunión y las condiciones específicas de la reunión, seleccione el lugar y programe una cita con anticipación. Organice el diseño del lugar, diseñe cuidadosamente los detalles, prepare todo el equipo necesario para la reunión, colóquelo con anticipación y realice depuraciones y simulacros del equipo con anticipación para garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas.
2. De acuerdo con las necesidades específicas de la reunión, podemos diseñar el estilo, el contenido y el estilo de los materiales de la reunión y entregarlos en el lugar con anticipación. Cuando haya una gran cantidad de materiales para la reunión, se pueden distribuir en el orden del plan de la reunión. Fueron encuadernados en volúmenes para que los participantes los leyeran. Además, si necesita distribuir recuerdos o regalos a los participantes, debe preparar los materiales de la reunión, ponerlos en bolsas de información y distribuirlos entre los participantes.
3. Antes de que comience la reunión oficial, se suele presentar todo el proceso de la reunión. En términos generales, no hay un moderador, pero el organizador de la reunión presentará el proceso de la reunión. Las reuniones de planificación generalmente se dividen en informes de trabajo, discusiones y arreglos de trabajo. El proceso básico de la reunión se organizará en un documento formal y se encuadernará en un libro como información para el presidente de la reunión. Obviamente, el proceso más básico es facilitar la asistencia de los participantes a las reuniones.
4. La convocatoria de la reunión es obviamente crucial para la planificación de la misma. Por ejemplo, en una reunión corporativa interna, podemos notificar a los participantes según el sistema de comunicación general corporativo. Si la empresa tiene socios externos, también podemos notificarles por teléfono, mensaje de texto o correo electrónico. El aviso debe ser breve. Explique la agenda, los participantes, la hora de la reunión, el lugar, etc., y procure ser conciso y claro.